Asistente de oficina flotante (Nueva York: Manhattan)

Este puesto depende del gerente de oficina y trabaja en estrecha colaboración con el equipo de Servicios de Oficina para facilitar el funcionamiento adecuado del espacio laboral. Es responsable de cubrir la recepción, mantener el espacio de oficina, brindar apoyo en reuniones, gestionar suministros y atender solicitudes de servicio de los empleados. Debe ser capaz de realizar una variedad de tareas administrativas que requieran juicio independiente, discreción y confidencialidad. Los candidatos ideales poseen una actitud agradable y orientada al servicio al cliente, son proactivos, prácticos, resolutivos e independientes, y además comprenden su papel en el éxito general del equipo. Son fundamentales unas excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, así como sólidas capacidades organizativas. La jornada laboral es de 8 a 17 y se requiere estar presente en la oficina cinco días a la semana. Principales responsabilidades Brindar cobertura de respaldo al recepcionista y al coordinador de instalaciones Apoyar en las solicitudes de servicios y asegurar la finalización satisfactoria de las mismas Brindar servicios de correo, incluyendo clasificación, distribución, recogida y franqueo de correo y paquetes de forma precisa y oportuna Apoyar en la preparación y limpieza de catering en la oficina Ser responsable de la organización y mantenimiento del área de correo y suministros Ser responsable de la preparación y limpieza de reuniones Ser responsable de la limpieza y organización de salas de conferencias y mobiliario Inspeccionar y garantizar que todas las salas de suministros y copiado estén organizadas y con inventario completo Organizar y mantener el inventario de suministros de cocina Organizar y mantener el inventario de suministros para salas de conferencias Mantener la organización y limpieza de espacios compartidos, como salas de copiado, salas de descanso, salas de conferencias, salas para madres y áreas de cocina. Realizar tareas de limpieza incidentales, eliminación de polvo y otras tareas relacionadas. Ayudar en proyectos puntuales Requisitos Título universitario obligatorio Se requieren 2 o más años de experiencia en oficina Debe poder desplazarse entre las dos oficinas Debe ser capaz de levantar regularmente hasta 11,3 kg (25 libras) de equipos, suministros y paquetes entrantes y salientes Debe ser flexible con las responsabilidades y la gestión del tiempo Dominio del paquete Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams) Excelentes capacidades organizativas y de multitarea, con especial atención a los detalles Experiencia tratando con empleados y visitantes de todos los niveles, manteniendo la confidencialidad Iniciativa demostrada: posee motivación y disposición para ir más allá de lo requerido Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades; se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas de personas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones del mismo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado del resto de registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, la creatividad y la mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una amplia gama de servicios de contratación a empresas emergentes y a las compañías de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales y industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializadas y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de la vista y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)