ASISTENTE ADMINISTRATIVO / REDES SOCIALES

Firma global de inversión de mil millones de dólares con sede en Midtown Manhattan busca un nuevo Asistente Ejecutivo a tiempo completo y permanente para apoyar principalmente a dos miembros senior del equipo de Relaciones con Inversionistas, incluyendo al Director Global de Negocios con Clientes y un Principal, además de brindar apoyo adicional a otros según sea necesario. Los candidatos deben tener un mínimo de 7 a 10+ años de experiencia relevante como asistente ejecutivo de nivel alto o C-level (con una trayectoria sólida: ¡NO se aceptan currículos con muchos cambios de empleo!), preferiblemente dentro del sector financiero. Se prefiere o requiere un título universitario de licenciatura. Es obligatorio tener experiencia en la gestión de bases de datos CRM (preferiblemente DealCloud, aunque están migrando a Salesforce). Se valora positivamente la experiencia en roadshows, y se requieren sólidas habilidades en Excel, ya que esta persona apoyará en proyectos relacionados con dicha herramienta. Esta posición está disponible debido a una promoción interna, ¡y es sin duda un puesto de gran responsabilidad! No es adecuada para alguien junior con pocos años de experiencia, ya que la persona debe comprender cabalmente lo que implica apoyar a ejecutivos de alto nivel, y estar acostumbrado a una gestión intensiva de agendas y coordinación compleja de viajes nacionales e internacionales (experiencia en aviación privada es un plus), en entornos dinámicos y cambiantes. Los candidatos ideales deben ser extremadamente pulcros y profesionales, mantener la calma bajo presión, ser proactivos y poseer excelentes habilidades comunicativas (tanto verbales como escritas), ya que interactuarán con todos los niveles de la organización. ¡Sólo los mejores deben postularse! Salario según experiencia (base de 110.000 a 150.000 dólares), más pago por horas extras y posibilidad de bono discrecional (hasta un 20%). Comprende beneficios completos de salud, dental y visión (¡excelente plan!), aporte de hasta el 6% en plan de jubilación 401k, 300 dólares mensuales para gastos de transporte, 15 días de vacaciones, 7 días de enfermedad, 2 días personales, 11-12 días festivos pagados, la oficina permanece cerrada una semana en agosto y otra en diciembre, entre otros beneficios. Horario de 9:00 a 18:00, con flexibilidad según sea necesario (los ejecutivos están muy ocupados y viajan mucho internacionalmente, por lo que esta persona debe estar dispuesta y preparada para trabajar fuera del horario comercial habitual para atender asuntos urgentes o sujetos a plazos). Trabajo presencial cinco días a la semana. Responsabilidades: Brindar apoyo administrativo ejecutivo principal a dos miembros senior del equipo de Relaciones con Inversionistas, incluyendo a un Socio y un Principal, con posibilidad de ampliar la cobertura según sea necesario. Gestionar proactivamente agendas y tareas (principalmente mediante Microsoft Office); programar y coordinar reuniones y eventos internos y externos, incluyendo el seguimiento de asistentes, registro y recepción de invitados, pedidos, preparación y limpieza de catering en salas de reuniones, etc. Coordinar arreglos complejos y cambiantes de viajes nacionales e internacionales, que incluyan vuelos (comerciales y privados), reservas de hoteles, servicios de transporte, reuniones internas y con clientes, y eventos, entre otros. Esto también incluye hacer el check-in de los ejecutivos en vuelos, hacer seguimiento de vuelos (y condiciones climáticas) y resolver problemas de viaje si surgen, incluso fuera del horario laboral o los fines de semana, según sea necesario. Reservar salas de conferencias, reservas para almuerzos/cenas, planificar eventos del equipo y apoyar en conferencias del equipo. Apoyar en la planificación y ejecución de eventos, reuniones, capacitaciones y conferencias dirigidos a inversionistas y a otros públicos. Gestionar el proceso de invitación a reuniones con inversionistas, incluyendo la creación de listas de invitados, seguimiento de confirmaciones de asistencia (RSVP) y garantizar el seguimiento adecuado. Coordinar la logística de reuniones, incluyendo la preparación del lugar, plataformas de reuniones virtuales y documentación necesaria. Hacer seguimiento y proporcionar cobertura para todas las conferencias globales relevantes, asegurando la participación adecuada de la Oficina Ejecutiva y del equipo de relaciones con inversionistas. Apoyar en la gestión de la asistencia de ejecutivos a eventos clave y en la preparación de materiales relevantes. Revisar, editar y completar informes mensuales de reembolso de gastos (lo que puede incluir conversiones de divisas extranjeras) principalmente utilizando Concur; coordinar con cuentas por pagar para pagos oportunos y hacer seguimiento de reembolsos. Realizar tareas administrativas y de oficina generales, incluyendo, entre otras, preparar correspondencia, organizar archivos, realizar ingreso de datos, mantener listas de contactos, procesar documentos, archivar, preparar e imprimir materiales previos a reuniones para revisión, etc. Brindar apoyo administrativo y de oficina general según se solicite, realizar tareas moderadas de fotocopias, archivo, faxes, etc. Preparar, imprimir y, cuando sea necesario, enviar materiales de presentación para garantizar que estén disponibles para el equipo en el lugar y durante los viajes. Colaborar con el departamento de TI (en una oficina remota) para asegurar que los componentes de audio y video estén configurados y funcionando con anticipación a las reuniones. Pedir suministros para la oficina y recibir invitados/envíos en la recepción. Apoyar en proyectos especiales según sea necesario; anticiparse proactivamente a nuevas tareas siempre que sea posible. Mantener la confidencialidad de todos los asuntos sensibles y confidenciales. Desarrollar relaciones profesionales sólidas con colegas en todas las oficinas de la empresa en todo el mundo. Requisitos/Cualificaciones: Mínimo de 7 a 10+ años de experiencia como asistente ejecutivo de nivel alto o C-level en un entorno profesional y corporativo, preferiblemente en servicios financieros. Título universitario de licenciatura muy valorado. Excelentes habilidades en Microsoft Office (incluyendo Outlook, Word, PowerPoint y Excel). Experiencia en bases de datos CRM es obligatoria (DealCloud o Salesforce son preferidos). Experiencia en roadshows es un plus. Disponibilidad para trabajar cinco días a la semana en la oficina de Nueva York. Alta organización, mentalidad proactiva y disposición para ir más allá. Capacidad para priorizar eficazmente y gestionar múltiples tareas urgentes. Capacidad para trabajar bien bajo presión (con plazos ajustados). Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión y con fuertes habilidades de seguimiento. Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales. Gran atención al detalle. Actitud colaborativa, de trabajo en equipo y positiva, imprescindible.

Somos un hospital veterinario de barrio y muy concurrido ubicado en Brooklyn Heights, que busca contratar a la persona adecuada para unirse a nuestro equipo de recepción. El candidato ideal es amable, detallista, trabajador en equipo, orientado al servicio al cliente y demuestra pasión por la resolución de problemas. Esta persona debe amar ayudar a las personas y a sus animales, manteniendo siempre una actitud positiva y profesional. Por encima de todo, el candidato ideal para recepcionista veterinario debe demostrar lo siguiente: 1) Excelentes habilidades de servicio al cliente 2) Habilidades profesionales y amigables de comunicación en persona, por teléfono y por correo electrónico 3) Dominio de computadoras 4) Capacidad para trabajar en varios proyectos simultáneamente 5) Fuerte ética de trabajo 6) Deseo de ayudar a las personas y capacidad para educar a los clientes 7) Flexibilidad de horario (algunas noches y algunos fines de semana) 8) Puntualidad 9) Aseo y profesionalismo Se considera un gran plus el conocimiento en los siguientes aspectos: 1) Impromed 2) Prácticas de cuidado animal y procedimientos veterinarios 3) Nutrición animal 4) Procedimientos de laboratorio 5) Terminología veterinaria y/o manejo de historiales médicos Las funciones incluyen: 1) Recibir y registrar a los clientes 2) Programar citas y procedimientos de acuerdo con el protocolo del hospital 3) Contestar llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y atender consultas 4) Mantener la información de los pacientes, como datos generales del cliente, historial médico e información de seguros 6) Cobrar a los clientes 7) Brindar apoyo general al hospital veterinario Para personas sin experiencia, el salario comienza en $17 - 18 por hora. Para personas con experiencia, la tarifa será acorde a la misma. Tras completar satisfactoriamente el período de prueba, los candidatos serán elegibles para obtener tiempo libre pagado, seguro médico que incluye cobertura dental y visual, una contribución a su cuenta de jubilación, un programa de alimentación para mascotas del personal y más. Se requiere que los interesados tengan elegibilidad para trabajar en Estados Unidos y deben responder a esta publicación con un archivo PDF de su carta de presentación y un archivo PDF de su currículum.

El asistente del gerente de la tienda es un puesto centrado en servicios administrativos y al cliente. Esta persona es el punto de contacto principal para los clientes que llegan, así como una guía para ellos una vez que se ha comenzado a trabajar en su automóvil. Proporcionará a los clientes información sobre el estado de las reparaciones de sus vehículos, se comunicará con las aseguradoras para gestionar pagos y contribuirá al funcionamiento general eficiente del taller. Requisitos: Graduado de escuela secundaria Dominio del inglés; conocimientos de español son un plus Experiencia en facturación, servicio al cliente y manejo de cuentas Capacidad para realizar varias tareas simultáneamente Persona tranquila, serena y que trabaje bien bajo presión Trabajador, responsable y con iniciativa Experiencia en talleres de reparación de carrocerías o con automóviles es un plus Días/Horarios: Días laborables de 8:00 a 17:00, con una hora de almuerzo de 13:00 a 14:00 Algunos fines de semana podrían ser necesarios La mayoría de los días festivos libres Salario/Beneficios: Salario flexible, acorde con la experiencia. Las primeras 2-4 semanas serán un período de prueba al salario mínimo establecido por el estado de Nueva York, tras el cual se revisará el salario deseado. Responsabilidades: - Brindar un excelente servicio al cliente, incluyendo saludar a los clientes y actualizarlos sobre el progreso de las reparaciones de sus vehículos - Contestar llamadas telefónicas y tomar mensajes - Abrir y mantener archivos para los vehículos entrantes, incluyendo la asignación de un número de identificación y recopilar la documentación necesaria para los vehículos nuevos - Iniciar reclamaciones a aseguradoras - Ayudar a los clientes con vehículos de alquiler según sea necesario - Calcular los costos de las piezas una vez finalizadas las reparaciones - Pedir piezas de automóviles - Recibir y verificar entregas de piezas - Emitir cheques a proveedores y registrar los cheques emitidos - Hacer seguimiento con las aseguradoras respecto a reclamaciones, pagos, etc. Para aplicar: envíe por correo electrónico su currículum, unas líneas sobre su experiencia y motivos para postularse, su salario deseado y su episodio favorito de Top Gear y por qué. Las solicitudes que incluyan referencias serán priorizadas en la consideración.

Nuestro cliente en Midtown, Manhattan, una firma global de consultoría especializada en búsqueda ejecutiva, busca un Coordinador de Proyectos Temporal/Asistente Ejecutivo para apoyar a un Socio Gerente y su equipo. Se trata de un contrato de 4 semanas que comienza el lunes 25 de agosto y durará un poco más de un mes; la fecha probable de finalización es el martes 23 de septiembre. Este puesto requiere una persona con gran atención al detalle, mentalidad proactiva y capacidad para trabajar eficazmente en una oficina dinámica y colaborativa. La jornada laboral es de 9:00 a 17:30, con flexibilidad para realizar horas extras leves, y se requiere presencia en la oficina 5 días a la semana. Responsabilidades: - Apoyar al Socio Gerente en la gestión completa de su calendario y programación - Asistir en las interacciones con clientes y candidatos - Generar informes, formatear documentos y trabajar en Salesforce - Editar presentaciones comerciales (PowerPoint) - Coordinar todos los arreglos de viaje, incluyendo reservas y alojamientos - Procesar informes de gastos y reembolsos según sea necesario - Realizar diversas tareas administrativas generales, desde imprimir correos electrónicos hasta actualizar sistemas Requisitos: - Disponibilidad para comprometerse completamente durante todo el período: 25 de agosto al 23 de septiembre - Al menos 2 años de experiencia relevante en un entorno con alto volumen, rápido y colaborativo - Experiencia sólida y práctica en PowerPoint, Excel, Word y Outlook - Experiencia trabajando con un CRM, preferiblemente Salesforce Tarifa por hora: $35 por hora, según experiencia Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades; se anima a las personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas de personas con antecedentes penales serán consideradas de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo ni los términos o condiciones del mismo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda de personal, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de contratación con un servicio incomparable, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de contratación a empresas emergentes y a las empresas de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de la vista y programas de licencias federales y estatales según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Este es un puesto a tiempo completo y presencial para un Auxiliar de Seguimiento ubicado en Nueva York, NY. El Auxiliar de Seguimiento será responsable de apoyar al equipo de seguimiento con la presentación de solicitudes, coordinación con agencias municipales, seguimiento del progreso de los proyectos y asegurar que toda la documentación cumpla con el formato requerido. Otras tareas pueden incluir la elaboración de informes en Excel, mantener los registros del proyecto, gestionar plazos y brindar apoyo administrativo según sea necesario. Requisitos • Experiencia básica en la preparación de solicitudes ante el DOB es un plus. • Conocimientos básicos sobre la industria de la construcción son un plus. • Dominio práctico de las aplicaciones de Microsoft, Outlook y Excel. • Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. • Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. • Capacidad para leer planos es un plus. • Tener un título en un campo relacionado es beneficioso, aunque no obligatorio. • Tener credenciales clase I o II del DOB es muy valorado. • Experiencia interactuando con otras agencias municipales como FDNY, DOH, DOT, Topo también es muy valorada.

Empresa de contabilidad busca una asistente administrativa/recepcionista para oficina en Garden City. Idealmente, la persona debe estar familiarizada con QuickBooks Online para ayudar con algunas tareas contables adicionales. Las responsabilidades incluyen atender llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y actualizar el calendario de reuniones. Este es un puesto de tiempo completo, de lunes a viernes, de 9:30 a 17:30. Se busca contratar de inmediato.