Agente de compras

Descripción

Resumen: El Agente de compras gestiona el ciclo de vida completo de las órdenes de compra (PO), garantizando la entrega oportuna y precisa de materiales con documentación impecable en diversas divisiones. Aspectos destacados: 1. Gestionar el ciclo de vida completo de las órdenes de compra (PO) dentro de los BOPs 2. Estandarizar la recepción, la compra, la aceleración, la recepción y la conciliación de tres vías 3. Mantener los maestros de artículos, catálogos, unidades de medida y listas de precios Solicitar ahora Descripción general de la empresa Upchurch es una empresa de ingeniería integral para edificios, de rápido crecimiento, que ofrece servicios mecánicos, de fontanería, HVAC y eléctricos en el sureste de Estados Unidos. Fundada en 1970 y con sede central en Horn Lake, MS, Upchurch ha crecido tanto mediante expansión orgánica como mediante adquisiciones estratégicas, consolidando una sólida reputación por su calidad, confiabilidad y excelencia en el servicio. Ofrecemos soluciones integrales —desde el diseño y la instalación hasta el mantenimiento continuo y el soporte de emergencia— ayudando a nuestros clientes a maximizar el rendimiento de los edificios, la eficiencia energética y la vida útil del equipo. Resumen del puesto El Agente de compras gestiona el ciclo de vida completo de las órdenes de compra (PO) dentro de los BOPs bajo el modelo operativo de Upchurch. Usted estandarizará la recepción, la compra, la aceleración, la recepción y la conciliación de tres vías para apoyar a los equipos de campo en todas las divisiones (mecánica, fontanería, eléctrica). El éxito se mide por la llegada de los materiales al lugar correcto, en el momento correcto y al precio correcto, con documentación impecable para la contabilidad por pagar (AP) y la preparación para auditorías. Principales responsabilidades Recepción y creación de órdenes de compra (PO) Convertir las solicitudes aprobadas en órdenes de compra con el número de obra/código de coste/código de fase y el impuesto correctos; aplicar instrucciones de entrega y contactos del sitio. Validar cotizaciones, precios unitarios, condiciones de flete y plazos de entrega; adjuntar confirmaciones del proveedor, fichas técnicas y referencias de presentaciones. Hacer cumplir el procedimiento operativo estándar (SOP) de PO de los BOPs y la matriz de aprobación de gastos (p. ej., <$[X] PM, <$[Y] Ops, ≥$[Z] Director). Gestión y obtención de proveedores Mantener listas de proveedores preferidos y acuerdos de precios para categorías clave (tuberías/válvulas/accesorios, accesorios, calentadores de agua/calderas, consumibles eléctricos/fontaneríos, alquileres y servicios de subcontratación). Lanzar RFQs, comparar elementos equivalentes, negociar condiciones (descuentos por volumen, flete, devoluciones, garantía) y recomendar adjudicaciones. Completar la incorporación de proveedores (W9, COI, solicitud de crédito, exenciones de gravamen, documentos de seguridad). Seguimiento y aceleración de pedidos Monitorear el estado de las órdenes de compra desde su emisión → fecha estimada de llegada (ETA) → recepción; acelerar pedidos pendientes y procesar sustituciones o alternativas con la aprobación del gerente de proyecto (PM). Coordinar envíos «will-call» frente a envíos directos al sitio; incluir mapas del lugar de descarga, códigos de acceso a puertas y notas sobre el área de almacenamiento temporal. Publicar semanalmente un registro de órdenes de compra abiertas / vencidas / ETA para gerentes de proyecto y superintendentes. Recepción, conciliación de tres vías y apoyo a contabilidad por pagar (AP) Capturar documentos de recepción (albaranes de embalaje, recibos de entrega, fotos) y conciliar cantidades. Realizar la conciliación de dos o tres vías (PO ↔ recepción ↔ factura); resolver diferencias de precios y créditos; procesar cambios en las órdenes de compra. Colaborar con contabilidad por pagar (AP) respecto a retenciones de facturas, impuestos sobre ventas/usos y provisiones mensuales. Integridad de los datos e informes Mantener los maestros de artículos, catálogos, unidades de medida y listas de precios; mantener actualizadas las fichas de proveedores. Seguimiento de indicadores clave de desempeño (KPI): tiempo de ciclo, entrega puntual, variación de precios, ahorro de costes y tasa de excepciones en facturas. Elaborar el resumen de ahorros en compras y el tablero de órdenes de compra abiertas para la dirección. Procesos, seguridad y cumplimiento Aplicar las políticas de compras y los requisitos de auditoría de One Upchurch; estandarizar plantillas (RFQ, PO, orden de cambio, recepción/NCR). Apoyar los objetivos de seguridad y calidad en las decisiones de adquisición; asegurar la coherencia de las presentaciones y el registro de garantías. Requisitos 3+ años de experiencia en compras/adquisiciones; experiencia en construcción/MEP o servicios industriales (altamente preferible). Título de escuela secundaria o GED obligatorio. Título universitario asociado o licenciatura en cadena de suministro/negocios (preferible). Conocimientos prácticos de ERP/adquisiciones (p. ej., Viewpoint/Vista, Sage 300 CRE, Procore, NetSuite o sistema interno de la empresa) y Excel/Hojas de cálculo (VLOOKUP/XLOOKUP, tablas dinámicas). Codificación de costes, gravabilidad, condiciones de flete (FOB/Términos Incoterms), conciliación de dos o tres vías; conocimiento de materiales de fontanería/HVAC/eléctricos. Habilidades: negociación, relaciones con proveedores, orientación al detalle, sentido de urgencia y comunicación escrita y verbal clara. Otros: Licencia de conducir válida para visitas ocasionales a obras o almacenes; capacidad para superar controles de antecedentes y pruebas antidroga. Requisitos físicos y laborales Debe estar dispuesto/a a viajar el 80–100 % del tiempo. Entorno de oficina/almacén/obra; levantamiento ocasional de hasta 30 libras, desplazamientos a pie en almacenes o patios y visitas a obras. Horario comercial habitual, con aceleración ocasional fuera del horario laboral para cumplir con las necesidades del proyecto. Beneficios: Salario competitivo según la experiencia. Seguro médico, dental y de visión. Días pagados de vacaciones y días festivos remunerados. Oportunidades de desarrollo profesional y asistencia para certificaciones. Igualdad de oportunidades de empleo: Upchurch Companies brinda igualdad de oportunidades de empleo a todos sus empleados y solicitantes. Prohibimos toda forma de discriminación y acoso basadas en raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, condición de discapacidad, genética, condición de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otra característica protegida por leyes federales, estatales o locales. Solicitar ahora