Firma legal pequeña en Lake Merritt, Oakland busca un Archivista / Asistente Administrativo de medio tiempo (5 horas por día, lunes a viernes) para un puesto presencial (sin teletrabajo). A medida que aumente la carga de trabajo, este puesto puede convertirse en tiempo completo. Entorno de oficina profesional y casual. Buscamos a alguien que desee ser archivista / asistente administrativo, no a alguien que busque trabajo mientras estudia o que lo use como empleo temporal. Queremos a alguien a largo plazo que desee permanecer y crecer con la firma. Se prefiere experiencia previa en oficinas profesionales. Se prefiere experiencia previa en bufetes de abogados. El código de vestimenta es profesional-casual (sin jeans). Somos una oficina sin papel. El rango salarial para este puesto es de $20/hora - $23/hora a medio tiempo, $41,600-48,000/año a tiempo completo con beneficios, dependiendo de la experiencia. Las funciones incluirán, entre otras: • Debe ser CONFIABLE. Todos dependen de usted para ayudar a mantener una oficina eficiente. Se espera que esté en la oficina de lunes a viernes, en su horario regular acordado mutuamente para medio tiempo, o de 8:30 a.m. a 5:00 p.m. para tiempo completo con un descanso de media hora para el almuerzo. • Mantener archivos legales basados en la nube, lo cual requiere escanear, distribuir y archivar el correo diario. • Escanear facturas recién recibidas, ingresar información de facturación para las facturas en el software del sistema de facturación, archivar copias en la base de datos del sistema de archivos. • Descargar documentos recibidos mediante Dropbox o similares, renombrar los documentos según el sistema de la oficina, distribuirlos según sea necesario y archivarlos. • Descargar documentos recibidos mediante eFax y distribuirlos lo más rápido posible de la misma manera que el correo normal, y guardarlos en el archivo. • Crear carpetas en Dropbox, subir documentos solicitados, proporcionar enlace de Dropbox por correo electrónico. • Mantener archivos legales basados en la nube, lo cual requiere escanear, distribuir y archivar el correo diario (tanto correo físico recibido como documentos recibidos por correo electrónico y eFax). • Levantar ligeramente archivos y cajas bancarias cuando sea necesario. (Somos una oficina sin papel y esto es raro.) • Ingresar facturas diariamente en el sistema de facturación y archivar copias en el sistema de archivos. Debe tener habilidad y comodidad al escribir números. • Mantener e ingresar entradas en el calendario del sistema. • Tareas generales de oficina: escaneo, copiado, correo entrante/saliente y paquetes, tareas de cocina como limpieza y reabastecimiento, ayudar a preparar café, reponer suministros de oficina y bocadillos cuando lleguen, mantener la limpieza de la oficina, proyectos de oficina y otras tareas según se soliciten. • Proyectos de oficina, incluyendo ayuda con impresión y ensamblaje de carpetas de juicio y otras tareas según se soliciten. • Proyectos varios de oficina que podrían incluir armar sillas nuevas cuando lleguen, o ayudar a conectar cables de red debajo de los escritorios, etc. • Recados de oficina (caminar al banco a una cuadra de distancia y otros similares, incluyendo recados a la delicatessen para recoger el almuerzo de la oficina), todos dentro de distancia caminable. • Entorno profesional/casual, sin perfume, sin mascar chicle, sin jeans, sin sandalias. Debe tener facilidad para aprender cosas nuevas rápidamente, ser hábil, hacer preguntas, tener una atención extrema al detalle y capacidad para seguir instrucciones. ¡Se aceptan perfeccionistas! Debe tener la capacidad de mantener un sistema de archivos organizado y preciso. La precisión es fundamental. El candidato ideal será competente en Microsoft Office (Word y Outlook) y Adobe Acrobat Pro. Se prefiere experiencia con sistemas de gestión documental, aunque no es obligatoria. Ser confiable, puntual, levantar objetos ligeros ocasionalmente, capacidad de ser flexible y colaborativo. Debe poder teclear un mínimo de 60 palabras por minuto. Se prefiere título universitario. El candidato seleccionado deberá ser flexible ante prioridades diarias cambiantes, estar abierto a interrupciones y dispuesto a aprender. Debe ser discreto y comprender que la información del cliente es confidencial. Entorno de trabajo amigable y colaborador con salario y beneficios competitivos. Como empleado de medio tiempo, no tendrá derecho a beneficios de la empresa. Si/luego de que pase a ser empleado de tiempo completo, ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye seguro médico, dental y de visión pagado al 100% por la empresa, plan 401(K) con contribuciones de la empresa, vacaciones pagadas, licencia por enfermedad remunerada, bonos de fin de año y revisiones salariales anuales. El horario de trabajo para empleados de tiempo completo es de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m., con un descanso de media hora para el almuerzo. (Horas extras mínimas, si las hay.) La oficina está cerca de Lake Merritt y convenientemente ubicada a pocas cuadras de la estación BART de la Calle 20. Este es un puesto presencial (sin teletrabajo). El rango salarial para este puesto es de $20/hora - $23/hora a medio tiempo, $41,600-48,000/año a tiempo completo con beneficios, dependiendo de la experiencia. Por favor responda con un currículum (en formato PDF), carta de presentación y expectativas salariales. Debido al volumen de currículos recibidos, no todos los solicitantes recibirán respuesta. Solo se notificará a aquellos seleccionados para continuar con el proceso de solicitud. Gracias.