Asistente de Cuentas por Pagar y Finanzas

Acerca de YWCA Walla Walla YWCA Walla Walla está dedicada a eliminar el racismo, empoderar a las mujeres y promover la paz, la justicia, la libertad y la dignidad para todos. Desde 1917, hemos enriquecido la vida de las mujeres y sus familias mediante programas que incluyen servicios contra la violencia doméstica y la agresión sexual, cuidado infantil con licencia e iniciativas de desarrollo personal. Estamos buscando un profesional financiero detallista y colaborativo que apoye nuestra misión mediante sólidas operaciones financieras y gestión administrativa. Resumen del puesto El Asistente de Cuentas por Pagar y Finanzas desempeña un papel fundamental para mantener la integridad financiera y operativa de YWCA Walla Walla. Este puesto apoya las cuentas por pagar, facturación de cuidado infantil, coordinación de nómina y mantenimiento administrativo de registros en múltiples programas. El candidato ideal será organizado, discreto y comprometido con apoyar nuestra misión mediante prácticas financieras precisas y oportunas. Este es un puesto presencial ubicado en Walla Walla, Washington. Para ser considerado, envíe tanto su currículum como una carta de presentación detallando su interés y calificaciones relevantes. Las solicitudes enviadas sin carta de presentación podrían no ser revisadas. Principales responsabilidades Cuentas por pagar y banca Realiza pagos y controla gastos recibiendo, procesando, verificando y conciliando facturas de manera oportuna. Concilia el trabajo procesado verificando entradas y comparando informes del sistema con saldos. Codifica e ingresa órdenes de compra en el software contable MIP diariamente. Apoya los pagos a proveedores monitoreando oportunidades de descuento, programando y preparando cheques, y resolviendo discrepancias o documentación relacionadas con órdenes de compra, contratos, facturas o pagos. Ayuda en el procesamiento de pagos, incluyendo cheques y transferencias electrónicas (EFT); imprime cheques, obtiene firmas y envía pagos por correo. Recibe y verifica informes de gastos y solicitudes de empleados; prepara cheques para el pago a empleados. Mantiene archivos organizados de proveedores y registros precisos de depósitos. Prepara depósitos en efectivo/cheques y solicita suministros bancarios según sea necesario. Verifica las cuentas de proveedores conciliando estados mensuales y transacciones relacionadas. Actúa como suplente en ausencia del personal de cuentas por cobrar. Facturación de cuidado infantil y finanzas del programa Procesa cargos de pago privado y genera facturas para dos centros de cuidado infantil. Supervisa cuentas atrasadas e inicia cobros cuando sea necesario. Ingresa copagos de DSHS, concilia registros de asistencia y envía facturas a SSPS. Mantiene hojas de cálculo de DSHS y prepara facturación mensual WINS (recuentos de comidas, gastos de alimentos y salarios). Genera y envía por correo estados mensuales de cuidado infantil. Apoyo a la nómina Gestiona el seguimiento del tiempo de los empleados, incluyendo actualizar y distribuir las planillas mensuales, y revisar horas trabajadas, horas extras y días libres pagados (PTO) en preparación para ingresarlos al sistema contable de nómina. Mantiene hojas de trabajo de nómina y registros de seguimiento de PTO. Imprime y distribuye vales de depósito directo y recibos de pago. Administración de personal y beneficios Reúne y revisa paquetes de contratación; apoya el registro de beneficios para empleados y envía los paquetes de contratación y documentación de beneficios al controlador. Realiza verificaciones de antecedentes y mantiene archivos y carpetas de empleados. Gestiona documentación de beneficios, incluyendo inscripción a jubilación y registros del fondo FLEX. Mantiene archivos precisos de PFML, L&I y SUTA. Preparación de cierre de año y auditorías Archiva archivos del año anterior y prepara nuevas carpetas para el próximo año. Imprime y envía por correo los formularios W-2 y 1099. Mantiene registros completos y precisos de recibos en todos los programas. Apoya la preparación de auditorías y la recolección de muestras durante el trabajo de campo. Tiempo completo regular, no exento $22.00 a $26.00 por hora, según experiencia y calificaciones Requisitos Título de asociado en Contabilidad, Administración de Empresas o campo relacionado preferido 3+ años de experiencia en cuentas por pagar o finanzas sin fines de lucro Experiencia en facturación de cuidado infantil, apoyo a nómina y cumplimiento de subvenciones es un plus Conocimiento del software contable MIP o sistemas similares Alta atención al detalle y habilidades organizativas Fuertes habilidades de comunicación y comunicación interfuncional Dominio de computadoras y habilidades de entrada de datos; manejo fluido de Google Workspace y MS Office 365, incluyendo Excel Capacidad para manejar información sensible con discreción y confidencialidad Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo Capacidad para trabajar en un entorno que pueda requerir adaptabilidad y flexibilidad Beneficios Un entorno laboral orientado a la misión que valora la colaboración, la integridad y el impacto Oportunidades de crecimiento profesional y aprendizaje interfuncional YWCA Walla Walla ofrece un generoso paquete de beneficios que incluye seguro médico, dental y de visión; Fondo de Jubilación YWCA; licencia por enfermedad y vacaciones acumuladas; 2 días personales y 11 días festivos pagados. Cultura de equipo solidaria y liderazgo de apoyo