Título del puesto Administrador de Oficina Reporta a Propietario/Responsable Resumen del puesto El Administrador de Oficina organizará y coordinará las tareas administrativas y los procedimientos de oficina para garantizar la eficacia y eficiencia organizacional. Este puesto será el punto de contacto principal con los proveedores y el propietario, gestionando una amplia variedad de tareas administrativas. El candidato ideal será un pensador estratégico capaz de desarrollar, implementar y gestionar sistemas de oficina para apoyar el crecimiento del negocio. Este puesto requiere un enfoque flexible y proactivo, con algo de trabajo presencial con clientes. Contabilidad básica. El trabajo no es remoto y se encuentra en Encinitas, CA Responsabilidades Gestión administrativa y operativa Actuar como punto de contacto principal con los proveedores, brindando un servicio al cliente excepcional. Gestionar el calendario del propietario y de la empresa, programar reuniones con proveedores y coordinar citas. Desarrollar, implementar y mantener sistemas y procedimientos de oficina eficientes para optimizar los flujos de trabajo. Gestionar los suministros y equipos de oficina, solicitando artículos nuevos según sea necesario y coordinando mantenimiento y reparaciones. Manejar y dirigir el correo entrante y saliente, así como envíos. Realizar tareas generales de soporte administrativo, como crear presentaciones, transcribir notas y organizar archivos digitales y físicos. Gestión de proveedores y clientes Investigar y buscar nuevos proveedores y prestadores de servicios para satisfacer las necesidades del negocio y mejorar la rentabilidad. Negociar contratos y gestionar relaciones con todos los proveedores, prestadores de servicios y administración del edificio. Brindar soporte presencial en reuniones y eventos con clientes según lo requiera el propietario. Documentación e informes Preparar y gestionar documentos, informes y presentaciones utilizando Microsoft Word y Excel. Mantener y organizar todos los archivos y documentos de la empresa en Dropbox. Controlar e informar sobre los gastos de oficina y los presupuestos administrativos. Habilidades y calificaciones requeridas Experiencia demostrada como Administrador de Oficina o en un puesto administrativo similar Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con capacidad para realizar múltiples tareas eficazmente. Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales. Dominio del paquete Microsoft Office, incluyendo Excel y Word. Dominio de sistemas de gestión de documentos basados en la nube, como Dropbox. Capacidad para trabajar de forma independiente, tomar decisiones sólidas y resolver problemas de manera proactiva. Excelente atención al detalle. Discreción y comprensión de la confidencialidad en asuntos empresariales. El trabajo no es remoto y se encuentra en Encinitas, CA