Asistente de Grupo de Práctica (Seattle)

El puesto de Asistente de Grupo de Práctica cumple muchas de nuestras necesidades administrativas y de apoyo legal. El horario habitual para este puesto es de lunes a viernes, de 8:30 am a 5:00 pm, con una pausa para el almuerzo de una hora. Tras completar con éxito un período de orientación presencial de 90 días, este puesto califica para un horario híbrido de 3 días en la oficina y 2 días de trabajo desde casa. Nuestro completo paquete de beneficios incluye días festivos pagados, seguro médico/visual/dental, Programa de Asistencia al Empleado (EAP), tarjeta ORCA para transporte, y generosas contribuciones a cuentas de retiro. Propósito del puesto: El propósito principal de este puesto es brindar apoyo administrativo y clerical a los Asistentes Legales mediante la creación de archivos de casos en nuestro software de gestión de casos y guardando archivos en las ubicaciones adecuadas de nuestro sistema de gestión de documentos y otros proyectos (según se asignen). Este puesto depende del Director de Operaciones, forma parte del equipo de Back-Office y recibirá la mayor parte de sus tareas directamente de los Asistentes Legales. Funciones Esenciales y Deberes Básicos - Crear nuevos archivos de casos en el software de gestión legal (LawBase) para nuevos asuntos de desalojo residencial y agregar recordatorios (alerts) para fechas de audiencias y otros plazos críticos según se soliciten - Guardar adjuntos de correo electrónico (incorporando anexos proporcionados cuando sea necesario) en el espacio de trabajo adecuado del sistema de gestión de documentos (NetDocuments), siguiendo las convenciones correctas de nomenclatura y clasificación - Preparar y añadir portadas de documentos judiciales a los documentos recibidos por fax y entrega personal, para que puedan presentarse ante el tribunal - Ayudar a organizar una gran cantidad de documentos en papel y hacer seguimiento de cuándo pueden eliminarse adecuadamente - Preparar y enviar una gran cantidad de diferentes tipos de correspondencia - Atender solicitudes de servicio, incluyendo preguntas o tareas de Asistentes Legales y Abogados que deban resolverse mientras se esté físicamente en la oficina; ejemplos: proyectos de impresión, indexación de archivos, grandes proyectos de escaneo, grandes proyectos de envío postal (incluyendo notificaciones de incumplimiento), preparación de carpetas digitales e impresas (incluyendo carpetas para audiencias); visitas al tribunal - Actuar como suplente de otros puestos de back-office según sea necesario - Colaborar en la formación del nuevo personal de back-office en los procedimientos operativos estándar Calificaciones - Debe tener una extrema atención al detalle y producir trabajos precisos - Debe ser organizado y tener excelentes habilidades de seguimiento - Excelentes habilidades verbales y de comunicación (especialmente escritas) - Debe sentirse cómodo abordando a personas de todos los niveles dentro de la firma por teléfono, correo electrónico o en persona, con confianza y claridad - Capacidad para resolver problemas de manera metódica y práctica - Capacidad para prosperar en un entorno de equipo y buscar oportunidades para ayudar a los compañeros - Debe mantener una actitud positiva en un entorno de trabajo acelerado - Debe estar orientado a soluciones y al servicio al cliente - Son imprescindibles unas sólidas habilidades interpersonales - Persona autónoma, iniciativa propia, con capacidad para trabajar de forma independiente así como en equipo - Dominio de aplicaciones informáticas ofimáticas estándar (MS Office), incluyendo Outlook, Word y Excel - Debe poder levantar regularmente 40 libras y permanecer de pie durante todo el día - Se prefiere experiencia administrativa en oficina - Se prefiere título universitario Actividades Físicas y Requisitos de este Puesto Fuerza Física Capacidad para levantar y transportar suministros de oficina sin ayuda, que pueden incluir cajas de papel (hasta 40 libras) en diversos entornos. Capacidad para estar de pie y trabajar durante períodos prolongados, por ejemplo, completar grandes trabajos de copia, escaneo, etc. Capacidad para sentarse y trabajar durante períodos prolongados, por ejemplo, tareas de producción de documentos, etc. Destreza Manual Capacidad para usar dedos, muñecas y manos para realizar movimientos repetitivos durante períodos prolongados. Habilidad Visual Agudeza visual promedio y ordinaria necesaria para preparar o inspeccionar documentos y operar equipos. Actividades Mentales y Requisitos de este Puesto Habilidades de Razonamiento Capacidad para aplicar comprensión lógica y seguir instrucciones detalladas; Capacidad para organizar y priorizar proyectos y tareas; y Capacidad para gestionar con éxito y finalmente resolver una variedad de problemas. Habilidades de Comunicación Capacidad para demostrar consistentemente la habilidad de mantener buenas relaciones profesionales con compañeros de trabajo y clientes mientras se realizan las funciones laborales y se resuelven problemas con otros; Capacidad para expresar verbalmente ideas e información usando un buen vocabulario, con diplomacia y tacto; y Capacidad para comunicarse por escrito utilizando sintaxis gramaticalmente correcta, así como ortografía y puntuación correctas. Condiciones de Trabajo Sin condiciones peligrosas (como en una oficina típica). Información Adicional En ningún caso las funciones, responsabilidades y requisitos delineados en este documento deben interpretarse como completamente inclusivos. De conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, es posible que los requisitos se modifiquen razonablemente para acomodar a personas con discapacidad. Sin embargo, no se hará ninguna adaptación que pueda representar riesgos graves para la salud o seguridad del empleado u otros, ni que imponga cargas excesivas a la organización. Las descripciones de puesto no pretenden constituir contratos de empleo ni los crean. La organización mantiene su condición de empleador "at-will". Programación de Evaluaciones de Desempeño para este Puesto Las evaluaciones formales de desempeño normalmente se realizan después de los primeros 90 días de empleo y anualmente en el aniversario de la fecha de contratación o promoción. El desempeño de los empleados se evalúa en las siguientes categorías: conocimiento del trabajo; fiabilidad y dependibilidad; productos escritos; precisión y calidad del trabajo; adaptabilidad y flexibilidad; productividad y habilidades organizativas; profesionalismo y relaciones laborales; juicio e iniciativa; compromiso y apoyo al cliente; y calificación general. Otras comunicaciones sobre el desempeño laboral y expectativas pueden realizarse ocasionalmente y pueden ser iniciadas por la gerencia de Montgomery Purdue o por los empleados.