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CompartirEmpresa establecida de bienes raíces comerciales e industriales busca un gerente de oficina calificado, responsable de tareas administrativas, recepción y preparación de documentos. HABILIDADES Y CUALIFICACIONES REQUERIDAS: • Agradable • Conocimientos generales de contabilidad (experiencia con QuickBooks) • Sólido dominio de habilidades y equipos informáticos intermedios y avanzados • Dominio de Microsoft Office y Google Docs • Capacidad para autogestionarse y autodidacta con mínima supervisión • Orientado al detalle • Alta capacidad de organización y gestión del tiempo • Capacidad para teclear más de 55 palabras por minuto HABILIDADES PREFERIBLES (O CAPACIDAD PARA APRENDER): • Conocimientos generales de programas de Adobe Creative Cloud y habilidades creativas (diseño gráfico) • Experiencia en el uso y solución de problemas de bases de datos CRM (Salesforce) • Conocimientos básicos de HTML/CSS o lenguajes de programación (actualización de sitios web y CRM) • Creación y mantenimiento de marketing en línea (redes sociales, sitio web, correo electrónico) PRINCIPALES FUNCIONES: 1. CONTABILIDAD 1) Depósitos y pagos desde/hacia la cuenta general utilizando QuickBooks Pro 2017. QuickBooks se utiliza para todos los asuntos contables: depósitos, cuentas por pagar, libro mayor, informes de gastos, informes de comisiones, contabilidad de fin de año, etc. (15-20 cheques emitidos y más de 5 depósitos mensuales) 2) Mantenimiento de la cuenta fiduciaria: depósitos, comisiones, registro de comisiones y mantenimiento de archivos cerrados. (aproximadamente 10 cheques emitidos, 5+ depósitos mensuales) 3) Conciliaciones bancarias mensuales y anuales para ambas cuentas. 4) Mantener el registro de comisiones y emitir facturas según sea necesario. 5) Mantener registros de los montos adeudados a la empresa por vendedores (CoStar, reembolsos de gastos varios, contribuciones de propietarios, mantenimiento de computadoras, etc.) 6) Reportar horas de nómina, mantener las entradas de nómina en QuickBooks, guardar informes trimestrales para fin de año y mantener discusiones periódicas con el contador de la empresa. 2. ADMINISTRACIÓN 1) Preparación de documentación y procesamiento de textos (por ejemplo, cartas, contratos de arrendamiento, ofertas, etc.) 2) Mantener archivos de operaciones activas y cerradas 3) Mantener las fechas de vencimiento de las ofertas y enviar renovaciones cuando sea necesario 4) Coordinar envíos físicos (diseño de tarjetas postales, informes de listas de correo, coordinación con Mail-Tek, listas de cambio de dirección NCOA) 5) Mantener archivos digitales organizados de todos los documentos antiguos para uso futuro, así como guardar los documentos maestros cada vez 6) Mantener archivos digitales de todos los documentos maestros 7) Mantener archivos digitales y/o físicos de nuevas ofertas 8) Crear paquetes de marketing con software de Adobe CC 9) Mantener la presencia en medios digitales (redes sociales, sitio web, SEO) 10) Mantener archivos de empleados y contratistas con Google Docs, registrando ingresos por comisiones 11) Mantener archivos de seguros, impuestos y legales, conservándolos durante 7 años según requiere el IRS 12) Atender llamadas telefónicas y distribuir las llamadas 13) Realizar solicitudes de letreros y mantener inventario nuevo y usado 14) Generar informes para corredores en CoStar y Propertybase 15) Introducir y actualizar registros de datos en nuestra base de datos CRM (Salesforce/Propertybase) 16) Revisar el inventario existente y pedir suministros con anticipación (Quill) 17) Recibir a los visitantes, mantener suministros en la sala de descanso, reponer papel en impresoras y reponer documentos maestros impresos 18) Ocasionalmente gestionar asuntos personales de Paul 19) Armar libros de marketing con materiales ya preparados 20) Capacidad y confianza para capacitar y gestionar a un asistente 3. SOPORTE DE TI / TECNOLOGÍA (Tenemos un proveedor para emergencias) 1) Mantener el servidor de archivos y el sistema de copias de seguridad en la nube 2) Mantener la infraestructura de TI (computadoras, impresoras, servidor, Wi-Fi, teléfonos, etc.) 3) Mantener, reparar y reabastecer el hardware de oficina según sea necesario 4) Mantener el backend de la base de datos CRM (Salesforce/Propertybase) 5) Mantener la infraestructura digital (Google Workspace, renovaciones de dominios, etc.) 6) Mantenerse actualizado con las últimas soluciones de ciberseguridad y aprender a implementarlas Por favor, responda con su currículum y datos de contacto. Los candidatos potenciales recibirán noticias nuestras pronto para una entrevista presencial. ¡Gracias! Esperamos con interés saber de usted.
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