Asistente Flotante (Nueva York: Manhattan)

Una firma de Private Equity ubicada en Midtown West, Manhattan, busca contratar un Empleado Flotante Temporal con posibilidad de permanencia, que brindará apoyo administrativo integral en varios departamentos dentro de la organización. Este puesto será responsable de manejar diversas tareas y proporcionar asistencia donde sea necesario, asegurando operaciones fluidas y eficiencia en toda la empresa. El candidato ideal poseerá excelentes habilidades de comunicación, mentalidad proactiva y una fuerte ética de trabajo. La jornada laboral es de 8:30 a.m. a 5:30 p.m., 5 días por semana presenciales, con horas extras pagadas según sea necesario. Responsabilidades: Colaborar con colegas para garantizar operaciones fluidas y brindar asistencia donde se necesite, promoviendo el trabajo en equipo y la eficiencia. Brindar cobertura a profesionales administrativos durante sus ausencias por licencias planificadas (o no planificadas), lo que puede incluir las siguientes tareas: Gestionar calendarios complejos, organizando diferentes tipos de reuniones, como virtuales y presenciales. Coordinar arreglos de viaje con el agente de viajes corporativos, desde viajes locales hasta internacionales para los miembros del equipo, asegurando que toda la logística esté organizada y sea eficiente. Ayudar en la coordinación de eventos, ingreso de datos y apoyo en proyectos ad-hoc. Asistir en la elaboración e impresión de materiales, así como en tareas de oficina y soporte de instalaciones según sea necesario. Mantener registros y bases de datos precisas, incluidos informes de gastos. Ayudar con los gastos de otras personas según sea necesario (por ejemplo, solicitar recibos y/o utilizar Concur). Actuar como punto de contacto para partes interesadas internas y externas, demostrando profesionalismo y prontitud en todas las comunicaciones. Actuar como respaldo para las funciones de recepción: Sentarse en recepción para brindar apoyo de respaldo al recepcionista durante una semana cada tres semanas (apoyo rotativo con otros empleados flotantes). Responsable de recibir a los visitantes, contestar llamadas y gestionar el correo entrante y saliente. Garantizar un ambiente profesional y acogedor en el área de recepción, brindando un excelente servicio al cliente a clientes, invitados y personal. Dirigir a los visitantes al personal correspondiente o a las salas de reuniones y ayudar con cualquier consulta o solicitud. Brindar apoyo administrativo a dos asesores sénior. Requisitos: Título universitario requerido, o combinación equivalente de educación y experiencia. Mínimo 2 años de experiencia en apoyo administrativo, preferiblemente en un entorno corporativo. Experiencia en coordinación de viajes requerida. Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Habilidad para utilizar tecnología, incluidos Zoom y sistemas de salas de conferencias. Excelentes habilidades de comunicación, tanto verbales como escritas, con capacidad para interactuar profesionalmente con personas en todos los niveles de la organización. Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle, con capacidad para priorizar tareas y gestionar eficazmente el tiempo en un entorno dinámico. Pensamiento innovador que busque constantemente mejorar procesos y aborde las tareas con creatividad y flexibilidad. Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa en equipo, con actitud positiva y disposición para aprender. Flexibilidad en horarios para cubrir reuniones matutinas o vespertinas. Se requiere trabajar en la oficina de lunes a viernes. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autorreconocimiento, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones coordinadas de personal con un servicio incomparable, un compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y una pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de personal para empresas emergentes de crecimiento y empresas de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas de práctica y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos poder trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)