Director de Colecciones de Archivos Corporativos, Servicios de Archivo

El Director de Colecciones de Archivos Corporativos debe tener experiencia en liderazgo, sentirse cómodo proporcionando recomendaciones archivísticas a clientes en un entorno consultivo y tener experiencia investigando nuevas ideas e implementando cambios que mejoren el acceso, conocimiento y desarrollo de las colecciones corporativas. El enfoque principal de este puesto de liderazgo gira en torno a los procesos, políticas, procedimientos, estructura, conceptos y ejecución/creación exitosa de colecciones para clientes relacionadas con la empresa. Esta persona es la encargada de las mejores prácticas en nuestra práctica corporativa, y actúa como experto temático asesorando al resto del equipo de archivo. La responsabilidad de este puesto abarca todas las necesidades archivísticas relacionadas con empresas, desde la fecha de firma del contrato hasta la terminación de la relación con el cliente. Además, este puesto es responsable de asesorar sobre aspectos relacionados con colecciones corporativas, incluyendo pero no limitado a mejores prácticas, desarrollo de colecciones, documentación de procedimientos operativos estándar y garantizar el cumplimiento y resultados de alta calidad en trabajos relacionados con colecciones. Fundamental para este puesto y sus evaluaciones anuales es la capacidad de influir positivamente en el departamento de servicios de archivo mediante una fuerte presencia de liderazgo que represente los valores fundamentales de Heritage Werks: integridad, empatía, trabajo en equipo e innovación. Otras responsabilidades incluyen supervisar y apoyar a un equipo profesional de archivo amplio, ayudar en el desarrollo/entrenamiento y cumplimiento/aplicación de horarios y políticas, recomendar/mantener las mejores prácticas archivísticas durante evaluaciones/procesamiento de colecciones/contenidos, hacer recomendaciones de organización, y procesar y organizar personalmente grandes volúmenes de contenido para colecciones asignadas. Es importante destacar que parte de este puesto incluye necesidades/tareas archivísticas tradicionales como el procesamiento de colecciones, catalogación descriptiva, preservación, redacción de guías de búsqueda, creación de inventarios y curaduría de activos para digitalización. Es necesario tener curiosidad, disposición para colaborar y ayudar donde se necesite, atención minuciosa a los detalles y la capacidad de trabajar eficientemente y con atención para cumplir plazos de proyectos dentro de un entorno de equipo. Tenga en cuenta que el puesto descrito anteriormente no es exhaustivo. Como miembro sénior del equipo de liderazgo de Servicios de Archivo, este puesto puede estar sujeto a funciones exigidas por las necesidades del departamento y de la empresa. La adaptabilidad y la capacidad de respuesta ante entregas más allá del alcance personal de trabajo son esenciales para el éxito de esta persona. Atributos para el Éxito · Actitud positiva; · Habilidades de gestión de proyectos; · Conocimiento experto en el campo del archivo corporativo respaldado por investigación externa continua; · Habilidades en supervisión y desarrollo de personal; · Liderazgo demostrado, habilidades analíticas y de organización; · Habilidades creativas e innovadoras para la resolución de problemas; · Fuerte compromiso con la excelencia en la ejecución y seguimiento; · Fuertes habilidades de comunicación verbal, presentación y escrita; · Autonomía, orientación al rendimiento y capacidad para cumplir plazos de proyectos; · Curiosidad y atención al detalle; · Compromiso con trabajar de forma independiente, eficiente, transversal y en equipo; · Dominio en el uso de tecnología, incluyendo sistemas de gestión de activos digitales (DAM), bases de datos y la suite de Microsoft Office; · Capacidad para pensar estratégicamente; y · Disposición para involucrarse y apoyar proyectos según sea necesario. Responsabilidades: · Investigar, formular, implementar y mantener políticas que supervisen estrategias de proyectos para colecciones corporativas. · Supervisar a un equipo funcional de personal de apoyo para lograr iniciativas del proyecto. · Desarrollar estrategias y políticas para ejecutar iniciativas de archivo corporativo. · Gestión del flujo de trabajo de los miembros del equipo. · Responsable de fomentar relaciones que apoyen iniciativas colaborativas diseñadas para promover y aumentar la visibilidad de los archivos. · Asesorar a clientes sobre mejores prácticas archivísticas. · Buscar activamente oportunidades de consultoría y gestionar proyectos de consultoría. · Actuar como portavoz de la empresa promoviendo objetivos corporativos en videos archivísticos, impartiendo sesiones informativas en instituciones académicas y convenciones comerciales. · Mantener las iniciativas del departamento según lo establecido por el Director Gerente de Servicios de Archivo. · Investigar y planificar necesidades futuras de tecnología. · Trabajar con Servicios al Cliente para comunicar y enriquecer iniciativas archivísticas. · Mentorear al personal de archivo ayudando en su desarrollo personal y profesional. · Realizar evaluaciones y estimaciones de colecciones y proyectos para necesidades de desarrollo de negocios y planificación de proyectos. · Ser la parte interesada principal y socio responsable de todos los SOW, presupuestos y cronogramas de clientes corporativos. · Completar solicitudes e investigaciones archivísticas corporativas de personal de la empresa, clientes y público. · Asignar, supervisar y controlar la calidad del trabajo de empleados permanentes y de medio tiempo. · Mantener un enfoque orientado a soluciones cuando surjan problemas. · Apoyar y coordinar con Servicios para cumplir con las iniciativas de servicio corporativo. · Trabajar con CS y PM para asegurar que todo el trabajo de colecciones corporativas se complete según los requisitos del SOW y según los estándares establecidos por el Director Gerente de Servicios de Archivo. · Gestión de proyectos y relaciones con clientes. · Procesamiento de colecciones. · Crear documentación archivística (por ejemplo, Acuerdos de Registros, Inventarios, Planes de Preparación para Desastres, etc.). · Hacer cumplir mecanismos de control de calidad en todos los procesos de colección corporativa. Requisitos · 7+ años de experiencia en procesamiento de archivos corporativos trabajando con grandes volúmenes y formatos diversos. · Conocimiento de taxonomías corporativas, desarrollo de colecciones y prácticas de retención de registros. · 7+ años de experiencia en gestión de proyectos, informes y programación. · 7+ años de experiencia en liderazgo de equipos, gestión de personal y habilidades de desarrollo. · Capacidad para levantar y mover hasta 40 libras, y moverse dentro de estanterías y espacios de trabajo. · Disponibilidad para viajar cuando sea necesario. · Título de MLIS o MHP (Maestría en Preservación del Patrimonio) con especialización en Archivos. · Acreditación por la Academia de Archivistas Certificados. Áreas de Enfoque Incluyen (pero no se limitan a): · Ayudar con solicitudes de investigación y referencia. · Ayudar con proyectos de servicio. · Ayudar con proyectos especiales. · Revisión y asistencia respecto a toda documentación y políticas de gobernanza para clientes corporativos. · Recomendaciones para incorporaciones. · Recomendaciones para desincorporaciones. · Recomendaciones para disposición. · Recomendaciones para desarrollo de colecciones. · Recomendaciones para envío de activos (una de las solicitudes y en pequeñas cantidades). · Relaciones con clientes. · Apoyo a renovaciones y planificación/estimaciones/presupuestación de proyectos.