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Asistente Administrativo, Mantenimiento de Instalaciones - Honolulu, HI (Honolulu)

Salario negociable

3031 Booth Rd, Honolulu, HI 96813, USA

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Descripción

El Asistente Administrativo de Mantenimiento proporciona apoyo administrativo y clerical esencial al Departamento de Mantenimiento de Instalaciones. Este puesto garantiza el funcionamiento eficiente de los sistemas y procesos de mantenimiento mediante la asistencia en diversas tareas. El candidato ideal debe ser detallista, organizado y capaz de gestionar múltiples tareas simultáneamente cumpliendo con los plazos establecidos. Las sólidas habilidades de comunicación y organización, así como la competencia en Microsoft Office y en sistemas de gestión de mantenimiento, son fundamentales para tener éxito en este puesto. Si está interesado, postúlese hoy en www.nmsusa.com ! Responsabilidades: Brindar apoyo administrativo a los proyectos y equipos de mantenimiento de instalaciones. Procesar facturas de subcontratistas y asegurar un procesamiento oportuno y preciso de pagos. Crear y preparar informes, correspondencia, gráficos, tablas y estadísticas para respaldar las actividades de mantenimiento. Revisar informes de tarjetas de crédito para verificar su exactitud, asegurando la codificación correcta y la documentación adecuada. Supervisar y gestionar certificados de seguro de subcontratistas, asegurando que todos mantengan cobertura adecuada y actualizada. Preparar y revisar Acuerdos con Contratistas Individuales (ICA) para verificar exactitud y cumplimiento. Mantener registros precisos de costos de mano de obra, materiales, subcontratistas y equipos para respaldar facturaciones correctas. Asistir en la programación de trabajos de mantenimiento y comunicar eficazmente los horarios de trabajo a clientes internos y externos. Organizar viajes y alojamiento hotelero para el personal según sea necesario. Generar y actualizar informes de bases de datos para hacer seguimiento a proyectos de mantenimiento, actualizaciones de estado y actividades relacionadas. Colaborar en el mantenimiento y actualización del Sistema Informatizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS). Realizar otras funciones asignadas por el Director de Operaciones de NMS o personal superior. Requisitos: Diploma de escuela secundaria o equivalente GED. Tres (3) años de experiencia administrativa relacionada. Capacidad para aprobar una verificación de antecedentes de seguridad y obtener una autorización SIDA. Licencia de conducir válida y un historial de conducción aceptable durante los últimos tres (3) años para cumplir con la póliza de seguro vehicular de NMS. Debe dominar el habla, lectura y escritura en inglés. Competencia en el paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y MS Outlook). Sólidas habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas de manera eficiente y efectiva. Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales, con una actitud profesional y amable. Alta atención al detalle, especialmente en la preparación y revisión de informes, facturas y datos. Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa en un entorno dinámico y orientado al trabajo en equipo. Capacidad para aprender rápidamente nuevos sistemas informáticos y adaptarse a requisitos cambiantes. Preferible: Conocimientos sobre operaciones de mantenimiento en un aeropuerto o en un entorno de instalaciones grandes es un plus. Experiencia previa con Sistemas Informatizados de Gestión de Mantenimiento (CMMS) es muy deseable. Conocimiento de las normas y regulaciones de OSHA para mantenimiento y construcción.

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Ubicación
3031 Booth Rd, Honolulu, HI 96813, USA
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