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Asistente de Oficina Ejecutiva (San Luis Obispo)

$36,000-70,000

2900 Broad St, San Luis Obispo, CA 93401, USA

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Descripción

Asistente Ejecutivo - Farmacéutico Soy el propietario de una empresa de distribución de medicamentos en rápida expansión. Facilitamos la venta de GLP-1, péptidos, TRT y Tirzepatida. Descripción Somos una empresa farmacéutica y de ventas en el sector sanitario que está creciendo rápidamente y que se especializa en Semaglutida, Tirzepatida y otros medicamentos bajo receta con alta demanda. Buscamos un Asistente Ejecutivo motivado, orientado al detalle y adaptable para unirse a nuestro equipo. Esta es una oportunidad única para trabajar directamente junto con dos fundadores destacados: • Un bombero/técnico paramédico retirado con 17 años de servicio en el departamento de bomberos de Salt Lake City. • Un veterano de las Fuerzas Especiales de la Armada / Veterano EOD (experto en desactivación de explosivos) / Veterano con discapacidad del servicio. Trabajarás inicialmente 20 horas por semana, con pago por hora, durante las primeras 2 a 4 semanas. Si cumples con las expectativas y demuestras competencias clave, el puesto se convertirá en tiempo completo (40 horas/semana), con mayores responsabilidades y oportunidades de crecimiento. Actuamos rápido. Esperamos excelencia. Este no es un trabajo de oficina rutinario. Es un puesto práctico y dinámico dentro de una industria de alto impacto con grandes oportunidades. El salario dependerá de tu competencia y experiencia. Se requerirá una prueba de drogas y una verificación de antecedentes para trabajar con productos farmacéuticos en esta posición. Experiencia • Apoyo a ejecutivos de alto nivel o dueños de empresas en entornos dinámicos y de rápido crecimiento. • Gestión de calendarios, reserva de viajes, coordinación de reuniones y priorización de tareas concurrentes. • Comunicación profesional con clientes, proveedores e interesados internos. • Trabajo en el sector sanitario, telemedicina, farmacéutico o bienestar. • Manejo discrecional de información sensible y mantenimiento de confidencialidad. • Construcción de sistemas y protocolos operativos estándar desde cero para crear orden a partir del caos. • Uso de sistemas CRM, herramientas de gestión de proyectos y plataformas colaborativas (Monday, HubSpot, Zoho, Asana, Smartsheet, etc.). • Coordinación logística de ventas de alto volumen, envíos o procesos de cumplimiento. • Apoyo en tareas básicas de marketing como campañas de correo electrónico, programación en redes sociales y contacto externo (Mailchimp, Canva, etc.). • Capacidad para desempeñar múltiples funciones y adaptarte a prioridades cambiantes en tiempo real. Puntos extra si tienes experiencia en: • Farmacias magistrales (503A/503B) o ventas de GLP-1/péptidos. • Startups, empresas propiedad de veteranos o organizaciones dirigidas por fundadores. • Equipos de alto rendimiento y alta presión: se valoran antecedentes militares, EMS o de startups. Requisitos • 3+ años de experiencia apoyando a ejecutivos, fundadores o equipos ágiles. • Demostrada capacidad para manejar prioridades cambiantes sin perder impulso. • Excelentes habilidades escritas y verbales —profesionales, claras y seguras. • Dominio tecnológico y capacidad para aprender rápidamente nuevas herramientas (CRM, Slack, Google Workspace, Canva, etc.). • Mentalidad proactiva—toma iniciativa, resuelve problemas y hace preguntas adecuadas. • Alta organización y excelentes habilidades de gestión del tiempo y atención al detalle. • Capacidad para trabajar de forma remota e independiente, con poca supervisión. • Habilidad para mantener la confidencialidad y manejar datos sensibles. • Conocimiento previo del sector sanitario, farmacéutico o bienestar es un plus. • Experiencia en startups de rápido crecimiento, empresas propiedad de veteranos u organizaciones con misión es un beneficio adicional. • Capaz de mantener la calma bajo presión—maneja situaciones urgentes, plazos ajustados y cambios rápidos como un profesional. Habilidades Clave y Competencias • Apoyo Ejecutivo y Gestión de Calendarios • Comunicación Avanzada (Escrita y Verbal) • Supervisión de CRM y Embudo de Ventas (HubSpot, GoHighLevel, etc.) • Coordinación con Proveedores y Clientes • Logística y Seguimiento de Pedidos • Priorización de Tareas y Multitarea bajo Presión • Manejo de Datos Confidenciales y Conciencia de HIPAA • Dominio de Microsoft Office y Google Workspace • Gestión Digital de Archivos y Documentación • Gestión de Redes Sociales y Creación Básica de Contenido • Facturación, Cobros y Reporte de Gastos • Aprendizaje Rápido y Fuerte Iniciativa • Experiencia en Sector Sanitario o Farmacéutico (Preferible) • Programación para Equipos Médicos / Soporte de Telemedicina • Conocimiento de Operaciones de Farmacia 503A/503B (un plus) Responsabilidades Principales • Actuar como mano derecha de ambos fundadores—prever necesidades y ejecutar sin necesidad de repetir instrucciones. • Gestionar calendarios, programar reuniones y coordinar logística de viaje entre múltiples zonas horarias. • Manejar comunicaciones entrantes—correo, mensaje, llamada—with profesionalismo y urgencia. • Seguir y hacer seguimiento de leads, pedidos y comunicaciones con farmacias. • Mantener sistemas digitales organizados y gestionar documentos claves, contratos y licencias. • Apoyar marketing saliente—envío masivo de correos, publicaciones en redes sociales, ediciones básicas en Canva. • Ayudar a gestionar relaciones con proveedores, integración de clientes y operaciones internas. • Actualizar plataformas CRM, tableros de tareas y protocolos operativos estándar según sea necesario. • Apoyar en facturación, pagos y seguimiento de comisiones. • Actuar como filtro—protegiendo el tiempo de los fundadores asegurando que nada quede sin atender. • Participar en la ejecución de proyectos importantes—desde alianzas hasta documentos legales o preparación de conferencias. • Manejar información confidencial como una bóveda—la discreción es indispensable. • Estar dispuesto a involucrarse donde haga falta. Este no es un trabajo aislado—requiere participación activa en todo momento.

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2900 Broad St, San Luis Obispo, CA 93401, USA
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