Asistente ejecutivo de un director ejecutivo de una empresa de diseño y arquitectura (SOMA / south beach)

EAG Studio es un estudio bien establecido en San Francisco con más de 20 miembros. Nos especializamos en coordinar planes completos de remodelación para nuestros clientes, incluyendo permisos, arquitectura, diseño interior, paisajismo, administración de la construcción e interiores. El tamaño de nuestros proyectos varía desde remodelaciones de viviendas unifamiliares hasta edificios multifamiliares, incluyendo también diseños de espacios comerciales, hostelería, edificios de altura media y remodelaciones completas de apartamentos. EAG Studio supervisa más de 150 proyectos en distintas etapas de desarrollo. Buscamos ofrecer un servicio al cliente superior y mejorar la colaboración con constructores y otras partes interesadas en los proyectos. Ponemos un fuerte énfasis en optimizar cada aspecto del diseño para obtener un resultado final superior. Por favor visite los sitios web siguientes para obtener más información sobre EAG y ver el tipo de trabajo que realizamos. EAG http://www.eagstudio.com HOUZZ http://www.houzz.com/projects/users/eagstudio FACEBOOK https://www.facebook.com/EAGstudio/ INSTAGRAM https://www.instagram.com/eagstudiosf/ LA POSICIÓN El asistente ejecutivo es una figura versátil y fundamental. Usted apoyará directamente al principal de la empresa y colaborará con otros asistentes ejecutivos. El objetivo no es generar más trabajo al principal al tener que gestionar a otra persona, sino asumir tareas en su nombre asegurándose de que el estudio funcione eficientemente, aprendiendo gradualmente cómo se deben manejar mejor las relaciones con clientes, proveedores, empleados, etc., gestionando el calendario del principal y garantizando que los correos electrónicos y otras comunicaciones sean atendidos y organizados, asegurando que se tomen notas de las reuniones, se organicen y distribuyan las acciones derivadas, se lleve el control de gastos y se preparen facturas, se sigan los sistemas y procedimientos administrativos, y se mantenga informados a proveedores y contratistas. Este puesto representa una experiencia laboral completa en el aprendizaje de cómo operar un negocio entero desde todos sus aspectos. La meta última de todos es brindar una experiencia superior a nuestros clientes. Es un rol práctico y dinámico que exige una comunicación excepcional, capacidad de autogestión, adaptabilidad, manejo del tiempo, deseo de seguir instrucciones y procesos, y asegurar que nada quede sin atender. Aunque pasará tiempo en la oficina, también tendrá que visitar obras para tomar notas y mediciones, preparar rápidamente arreglos florales para sesiones fotográficas o limpiar espacios antes de reuniones con clientes. Buscamos a alguien interesado en integrarse en un entorno acelerado, contribuir a múltiples proyectos y ayudar a su culminación exitosa, trabajando codo a codo con un equipo cohesionado y bien organizado que maneja simultáneamente más de 80 proyectos. RESPONSABILIDADES Ayudar en la preparación de correspondencia diaria y coordinar con clientes, contratistas, proveedores, arquitectos y diseñadores Recopilar y compilar notas de proyecto y reportes de estado de clientes Contabilidad básica incluyendo seguimiento de gastos y preparación de facturas Mantener la lista maestra de tareas para actividades actuales y futuras Asistencia en investigaciones y realización de pedidos Programación y gestión de calendarios Organización y mantenimiento de una oficina ordenada Preparación de informes generales y labores administrativas Solicitudes y responsabilidades adicionales según surjan Apoyo en la reserva de viajes Alguna ayuda en aspectos logísticos relacionados con la vida personal del CEO Realizar resúmenes diarios al final del día para mantenerse completamente sincronizado con el CEO (tenemos un método eficiente para hacerlo que solo toma unos segundos o minutos) REQUISITOS Excelentes habilidades de comunicación y organización Fuertes conocimientos informáticos principalmente con software en la nube Experiencia con software financiero es útil Persona capaz de resolver problemas independientemente, proponiendo soluciones para decisiones Buen oyente, disfruta seguir instrucciones, procesos y procedimientos Capacidad de cumplir con los plazos y dedicar el tiempo necesario para ello Atención meticulosa a los detalles manteniendo fluidez constante Debe contar con automóvil seguro y seguros válidos Experiencia previa en entornos de arquitectura o diseño interior es preferible pero no imprescindible para la persona adecuada. Es valorable la capacidad de leer escalas arquitectónicas y saber usar una cinta métrica. EL EQUIPO Nuestra empresa busca ofrecer un servicio al cliente superior y mejorar la colaboración con constructores y demás partes interesadas en los proyectos. Ponemos un fuerte énfasis en optimizar cada aspecto del diseño para obtener un resultado final sobresaliente. Realmente nos preocupamos por hacer del proceso de remodelación una experiencia agradable para todos los involucrados y encontrar soluciones a cualquier problema. Las labores incluyen colaborar estrechamente con el principal de la firma, arquitectos y diseñadores interiores en estándares gráficos y de dibujo técnico. También implica interactuar con el equipo de diseño, quienes suelen llevar los modelos a niveles microscópicos de detalle, principalmente en interiores. Todo nuestro trabajo se realiza en Revit. Nuestro enfoque integral y departamentos altamente integrados nos diferencian de otras empresas. Colaboramos estrechamente con los constructores y acompañamos los proyectos hasta su conclusión. Existe la posibilidad de trabajar desde casa dentro del área de la Bahía en ocasiones puntuales, aunque normalmente se trabaja mayormente en el estudio ubicado en Folsom Street, en el barrio South of Market (especialmente cuando la pandemia haya disminuido). Estamos cerca de autopistas y transporte público. Nos gusta pensar que ofrecemos un ambiente laboral agradable y flexible, con énfasis importante en honestidad, flexibilidad, responsabilidad e iniciativa. Fomentamos el crecimiento profesional y facilitamos promociones y reconocemos la fidelidad. Es una excelente oportunidad para aprender muchos aspectos de nuestro negocio para quien esté interesado. El estudio tiene mucha luz natural, computadoras de última generación y escritorios ajustables en altura, muchas ventanas con luz natural, una cocina y sala de descanso agradables, así como una terraza en la azotea. Paga cada dos semanas y el salario para este puesto variará según las habilidades. Nuestras remuneraciones son competitivas. Revisamos periódicamente los salarios basándonos en el desempeño. El puesto está disponible, por lo que podríamos comenzar pronto. El 75% de nuestro trabajo se localiza en San Francisco. Los horarios para esta posición son flexibles. Se prefiere jornada completa, aunque se puede considerar a tiempo parcial. Principalmente buscamos a alguien con la misma orientación intrínseca hacia el cliente que nosotros tenemos, una persona que demuestre interés sólido en diseño y gestión de proyectos, y que posea buenas habilidades de comunicación y manejo de computadoras. Estamos buscando a alguien detallista. Los candidatos deben tener excelentes habilidades comunicativas, personales y organizativas. Nuestro equipo está formado por personas talentosas, ingeniosas, positivas, perseverantes y autosuficientes, y buscamos cualidades similares en este puesto. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO Este rol se desarrolla en nuestro estudio, excepto en casos específicos en los que deba acompañar al CEO fuera de la oficina o dirigirse a proyectos, etc. No hay opción de teletrabajo excepto en contadas ocasiones, ya que este puesto debe complementar la ausencia del CEO cuando está en campo y trabajar estrechamente con el equipo. Debe poseer habilidades sólidas de mecanografía y buen conocimiento de algunas herramientas gráficas. Necesitará una licencia de conducir vigente y su propio vehículo. Buscaremos a una persona con fuertes habilidades comunicativas que busque entender los procesos de diseño y construcción. Es requerida una mentalidad pragmática y una inclinación natural para lograr un equilibrio cuidadoso entre originalidad y viabilidad, además de un fuerte deseo de permanecer en este puesto durante mucho tiempo mientras aumenta su compensación. Esperamos encontrar a alguien agradable de trabajar, comprometido con el éxito de la empresa y que busque formas de aliviar al CEO siempre que sea posible, disfrutando colaborar en un equipo presencialmente. Se espera que esta posición demande 40 horas semanales, o más si desea realizar horas extras cuando sea apropiado, aunque rara vez es obligatorio. BENEFICIOS Después de los períodos de prueba, se ofrecerán beneficios tales como: Contribución hacia los planes médicos de EAG si desea unirse a ellos Contribución en gastos de telecomunicaciones (como su teléfono móvil) Vacaciones pagadas/días personales/festivos y enfermedad remunerados Contribución para transporte al trabajo Contribución a planes de pensiones Planes de participación en beneficios (siempre que sea aplicable) Contribución para educación continua (cuando aplique) Y varios más... PROCEDIMIENTO DE POSTULACIÓN Si cumple con los requisitos mencionados anteriormente, dirija su navegador al siguiente enlace para presentar su solicitud: http://apply.exec.eagstudio.com Por favor, no envíe su currículum por correo electrónico. Le solicitaremos su currículum/portafolio más adelante si su candidatura es considerada. Solo se tendrán en cuenta las solicitudes completas enviadas a través de este formulario. Le rogamos encarecidamente que no nos llame ni nos escriba por correo electrónico a menos que nosostros le contactemos primero. Quede seguro de que revisamos cuidadosamente cada aplicación y, si se considera su candidatura, nos pondremos en contacto con usted en un plazo máximo de dos semanas. ¡Gracias por su tiempo!