Gerente de Oficina

GXA, una empresa consultora de TI y ciberseguridad en rápido crecimiento, busca un Gerente de Oficina experimentado para supervisar las operaciones diarias de nuestra oficina corporativa en Richardson, Texas. Con un equipo dinámico de aproximadamente 30 miembros locales y remotos y un entorno de trabajo acelerado, necesitamos una persona dedicada para garantizar que nuestra oficina funcione sin problemas y de manera eficiente. Descripción del puesto: En este rol dinámico y práctico, se le encargará gestionar y supervisar una variedad de funciones operativas esenciales, incluyendo administración general, contabilidad, gestión de instalaciones, recursos humanos y nómina. Su objetivo principal será fomentar un entorno de trabajo próspero y eficiente, al tiempo que construye y mantiene una infraestructura de back-office sólida que apoye y acelere el crecimiento de la empresa. Como punto central de contacto para todos los asuntos relacionados con la oficina, supervisará un conjunto diverso de responsabilidades. Estas incluyen la gestión de relaciones con proveedores, la adquisición de suministros de oficina, garantizar el funcionamiento adecuado de la oficina, manejar tareas de nómina y contabilidad básica. Su función contribuirá al bienestar general del equipo y será crucial para garantizar que las operaciones diarias se realicen sin problemas, permitiendo a la organización alcanzar sus objetivos estratégicos. Principales responsabilidades: Supervisar las operaciones diarias de la oficina, asegurando funciones de back-office fluidas y eficientes, incluyendo contabilidad, recursos humanos, nómina y gestión de la cadena de suministro. Brindar apoyo administrativo integral al equipo, fomentando un entorno de trabajo productivo y colaborativo. Gestionar relaciones con proveedores, supervisar la adquisición de suministros de oficina y garantizar el mantenimiento y funcionamiento del equipo de oficina. Coordinar y optimizar los procesos de oficina para apoyar el crecimiento de la empresa y alinearse con los objetivos operativos. Manejar diversas tareas administrativas de oficina, incluyendo mantenimiento, correo, gestión de suministros, mantenimiento de equipos, facturación, recados y compras. Mantener las condiciones de la oficina y coordinar las reparaciones necesarias para garantizar un entorno de trabajo seguro y agradable. Actualizar y mantener las políticas de oficina en colaboración con el departamento de recursos humanos. Realizar tareas de nómina y contabilidad básica. Realizar tareas relacionadas con recursos humanos, como incorporación, desvinculación e inscripción en beneficios, asegurando una transición sin problemas para los empleados. Asegurar la facturación oportuna y precisa y el procesamiento de pagos, especialmente en el manejo de pagos de clientes. Supervisar la gestión de instalaciones, incluyendo la negociación de contratos y precios con proveedores, prestadores de servicios y la gestión de arrendamientos de oficinas. Gestionar el presupuesto de administración de oficina, proporcionando informes financieros precisos y oportunos. Brindar apoyo general y asistencia a los visitantes, asegurando una experiencia positiva y profesional. Estar disponible fuera del horario laboral para emergencias del edificio y responder rápidamente a cualquier problema. Atender consultas de empleados relacionadas con asuntos de gestión de oficina, proporcionando soluciones y apoyo según sea necesario. Actuar como enlace con proveedores de gestión de instalaciones para servicios como limpieza, catering y seguridad, asegurando que el entorno de oficina esté bien mantenido. Realizar recorridos regulares por el edificio de la oficina para asegurarse de que todas las áreas funcionen correctamente. Planificar y coordinar actividades internas o externas, como fiestas de empresa, celebraciones y conferencias, contribuyendo a una cultura empresarial positiva. Asumir un rol orientado a tareas que implique cumplir plazos, adherirse a procesos y mantener un enfoque enfocado en las responsabilidades. Requisitos Un mínimo de 8 años de experiencia en gestión de oficinas e instalaciones. Experiencia demostrada como Gerente de Oficina o Gerente de Oficina Principal. Este es un puesto presencial: debe estar disponible para trabajar en la oficina de lunes a viernes, de 8:00 AM a 5:00 PM. Debe tener transporte confiable y residir a menos de 35 minutos en automóvil de la oficina. Se requiere un título universitario en un campo relevante de administración. Dominio del paquete de MS Office, especialmente MS Excel y MS Outlook. Conocimientos prácticos de QuickBooks Online. Experiencia práctica en el uso de equipos de oficina, incluyendo fotocopiadoras e impresoras. Familiaridad con herramientas de programación de correo electrónico, como Email Scheduler y Boomerang. Excepcionales habilidades de gestión del tiempo con capacidad para multitarea y priorizar eficazmente. Gran atención al detalle combinada con excelentes habilidades para resolver problemas. Sobresalientes habilidades de comunicación escrita y verbal. Capacidades superiores de organización y planificación en un entorno acelerado. Mentalidad creativa con capacidad para proponer e implementar mejoras. Este es un puesto profesional: no se permiten tatuajes visibles ni perforaciones corporales (lengua o nariz). Beneficios Plan de atención médica (médico, dental y visión) Seguro de vida (básico, voluntario y por desastre) Tiempo libre pagado (vacaciones, enfermedad y días festivos) Ofertas de beneficios auxiliares (Legal Shield/Aflac) Rango salarial $75K - $100K dependiendo de las calificaciones y la experiencia laboral