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Especialista en Apoyo Administrativo - tiempo parcial, 10 - 15 horas/semana (Amesbury)
Especialista en Apoyo Administrativo
(part-time, 10-15 horas/semana)
Acerca de Lucy’s Love Bus
Lucy’s Love Bus es una organización sin fines de lucro 501c3 con sede en Amesbury, MA. Nuestra misión es brindar alegría, comodidad y calidad de vida a niños del Nueva Inglaterra con cáncer y a sus familias mediante terapias integrales gratuitas y apoyo holístico. Lucy’s Love Bus es la única organización sin fines de lucro en el país que ofrece terapias integrales gratuitas a toda la familia de un niño con cáncer, independientemente de la fase de tratamiento del niño. Terapias integrales como masajes, yoga, meditación, acupuntura, musicoterapia y equitación terapéutica alivian el dolor y la ansiedad de los niños durante y después de los tratamientos médicos tradicionales, y proporcionan herramientas de afrontamiento a hermanos y cuidadores. Apoyamos a más de 750 personas cada año a través de nuestros programas, y con un crecimiento continuo, ¡estamos buscando sumar talento a nuestro equipo de alto rendimiento!
Propósito del puesto
El Especialista en Apoyo Administrativo desempeña un papel clave para garantizar operaciones diarias fluidas y apoyar las relaciones con donantes, la gestión financiera y los eventos de la organización. Este puesto ofrece un equilibrio entre trabajo administrativo, participación con donantes y apoyo práctico en eventos dentro de un equipo colaborativo y orientado a la misión.
Ubicación y horario del trabajo
- Presencial en Amesbury un día por semana (martes, miércoles o jueves) de 10:00 a.m. a 2:00 p.m.
- Al menos una hora presencial en otros días laborables, horario por acordar.
- La tercera semana de cada mes, el día presencial de 4 horas debe ser el jueves.
- Después de seis meses, opción de trabajo remoto excepto por el día semanal presencial de 4 horas.
- Puede requerirse ocasionalmente trabajo nocturno o los fines de semana para eventos importantes con suficiente aviso previo (por ejemplo, The Butterfly Benefit – 7 de mayo de 2026; Rifa de Virtue Jewelers – noche de semana en noviembre).
Funciones y responsabilidades
Apoyo operativo y administrativo
- Recoger y procesar correo entrante y saliente, asegurando documentación precisa.
- Brindar apoyo administrativo general al personal directivo, incluyendo investigación, programación de reuniones, entrada de datos, devolución de llamadas telefónicas, hacer copias, impresión y agrupación de materiales.
- Gestionar el inventario de oficina, mercancía y artículos donados; mantener un espacio de oficina limpio y organizado, incluyendo tareas menores como sacar la basura, barrer y pedir suministros.
Gestión de donantes y finanzas
- Mantener la base de datos de donantes de la organización (Bloomerang) mediante entrada precisa de datos, limpieza y generación de informes para apoyar la atención a donantes.
- Asegurar el reconocimiento oportuno y la documentación adecuada de donaciones, incluyendo escanear y archivar cheques y cartas, y redactar tarjetas de agradecimiento.
- Apoyar las relaciones con donantes actualizando información de pago, procesando donaciones coincidentes, respondiendo consultas de donantes y ayudando a donantes recurrentes/mensuales.
- Generar informes de procesadores de pagos, compilar facturas y preparar informes mensuales detallados de depósitos en cheque para el contador.
Apoyo a eventos
- Coordinar la adquisición y ensamblaje de materiales para eventos; ayudar con la recolección de donaciones y distribución de premios.
- Brindar apoyo en el lugar para eventos de recaudación de fondos aproximadamente 3 a 5 veces por año, incluyendo algunas noches y fines de semana.
Calificaciones
Requisitos obligatorios
- Capacidad para estar presente en la oficina de Amesbury y viajar localmente para realizar tareas como la compra de suministros.
- Experiencia en entrada de datos y apoyo administrativo.
- Habilidades excepcionales de organización y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar tanto de forma independiente como colaborativa en un entorno de equipo pequeño.
- Alto dominio de Microsoft Office y Google Workspace (especialmente Word, Excel, Sheets y Docs).
- Haber completado con éxito una verificación de antecedentes.
Preferido
- Alto nivel de competencia informática y confianza para aprender nuevas tecnologías.
- Fuertes habilidades verbales, escritas y de comunicación interpersonal.
- Iniciativa, capacidad para resolver problemas y comodidad trabajando en situaciones ambiguas.
- Experiencia usando CRMs (por ejemplo, Bloomerang, Kindful, Salesforce, DonorPerfect).
- Conocimiento de plataformas de marketing por correo electrónico (por ejemplo, Emma, Mailchimp, Constant Contact).
- Capacidad para comunicarse eficazmente en español (verbal y por escrito).
Salario: Puesto a tiempo parcial de 10 a 15 horas por semana, $20-$24/hora (según experiencia)
Forme parte de una organización orientada a la misión y participe en un trabajo gratificante que tenga un impacto positivo en la vida de familias locales con niños con cáncer. Oportunidad de ascenso y más horas según el conjunto de habilidades y necesidades de la organización.
Proceso de contratación
Envíe una carta de presentación y su currículum al correo electrónico asociado con esta oferta, utilizando la línea de asunto: “Administrative Support Specialist.”
Todos los solicitantes serán contactados dentro de dos semanas posteriores a la presentación de sus documentos, agradeciéndoles por postularse e informándoles sobre cualquier paso siguiente. Esta posición permanecerá abierta hasta que se cubra.
Nuestro objetivo es contar con una fuerza laboral diversa que represente, en todos los niveles, a las comunidades y familias a las que servimos. Lucy’s Love Bus es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, discapacidad física o mental no incapacitante, origen nacional, condición de veterano ni ninguna otra base. Todas las contrataciones se deciden según las calificaciones, mérito y necesidades de la organización.
¿Está pensando en postularse?
Investigaciones muestran que las personas provenientes de comunidades históricamente excluidas tienden a postularse a trabajos solo cuando cumplen con todos los requisitos anunciados. Si está leyendo esto ahora y duda en postularse por esa razón, le animamos a hacerlo. Háganos saber cómo su experiencia de vida y su pasión lo hacen destacar.
24 Water St, Amesbury, MA 01913, USA
$20-24/hora
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