Defensor del Cliente

Aardvark Tax Advisors, LLC, es la firma contable de rápido crecimiento de Cynch AI, con oficinas ubicadas en el área de la Bahía de San Francisco. Estamos dedicados a proporcionar servicios superiores de preparación de impuestos, contabilidad y asesoría a una amplia gama de clientes mediante la adopción de tecnología innovadora. Con un compromiso con la profesionalidad, la confiabilidad y la mejora continua, estamos buscando Defensores de Clientes experimentados para formar parte de nuestro dinámico equipo de Éxito del Cliente (CS) y ayudar a ofrecer el servicio excepcional que nos esforzamos por brindar. Si te apasiona marcar la diferencia en el bienestar financiero de personas y empresas, nos encantaría saber de ti.   Descripción del trabajo: Como Defensor del Cliente, actuarás como punto de contacto escalado entre nuestros clientes y la firma. Tu función consiste en garantizar que los clientes reciban un servicio excepcional, que sus inquietudes se aborden de manera oportuna y que se sientan seguros y respaldados durante toda su relación con nosotros. Esto incluye guiar a los clientes a través del proceso contable y de preparación de impuestos, defender sus necesidades dentro de la firma y asegurar su satisfacción mediante el fomento de relaciones a largo plazo.   Responsabilidades clave Gestión de relaciones con clientes: Actuar como enlace entre la firma y sus clientes. Mantener una comunicación continua (por ejemplo, incorporación, manejo de consultas o quejas escaladas, monitoreo de retención/satisfacción), gestionando las expectativas. Facilitar el proceso de incorporación de clientes explicando los servicios de la firma, recopilando la documentación necesaria y programando reuniones iniciales. Asegurar que los clientes comprendan el alcance del trabajo, los plazos y los entregables. Supervisar y gestionar la lista de clientes asignados. Asegurar que los tickets en los flujos de entrada y entrega avancen al ritmo adecuado para satisfacer las necesidades de la firma. Resolver problemas escalados de nivel 1 provenientes de Asistentes Administrativos de Recepción y/o Especialistas en Documentos. Construir relaciones sólidas con los clientes comprendiendo sus necesidades, ofreciendo un servicio personalizado y anticipándose a futuras necesidades. Realizar revisiones periódicas con los clientes para evaluar su satisfacción, atender necesidades continuas e identificar oportunidades de servicios adicionales. Ejecutar encuestas de retroalimentación de clientes como parte del proceso de entrega. Actuar como voz del cliente dentro de la firma, asegurando que sus inquietudes y comentarios se comuniquen a los equipos correspondientes. Soporte al cliente y entrega de servicios: Comunicarse y coordinar con los equipos de contabilidad, impuestos y consultoría para resolver problemas o consultas de los clientes de manera oportuna. Trabajar con profesionales de impuestos y, cuando se solicite, explicar conceptos contables o fiscales de forma clara y sencilla a los clientes. Asegurar que los clientes reciban actualizaciones regulares sobre sus proyectos, declaraciones de impuestos o estados financieros, y realizar seguimientos proactivos sobre fechas límite. Gestionar el flujo de entrega, incluyendo la generación de facturas fiscales, aceptación/procesamiento de pagos y ensamblaje de declaraciones. Delegar tareas según corresponda a Especialistas en Documentos Senior, Especialistas en Documentos o Asistentes Administrativos de Recepción. Resolución de problemas y conflictos: Atender quejas o disputas de clientes de manera profesional y oportuna, con el objetivo de resolver el problema y conservar la relación comercial. Identificar posibles problemas en la entrega del servicio al cliente y desarrollar soluciones para prevenirlos o resolverlos. Trabajar con el Defensor Senior del Cliente y el Líder de CS para mejorar procesos y solucionar áreas que lo requieran. Tutoría, apoyo y desarrollo del personal: Actuar como punto de contacto en la oficina para los miembros del equipo CS presenciales (por ejemplo, Especialistas en Documentos y otros empleados temporales). Ayudar a capacitar y desarrollar a los Asistentes Administrativos de Recepción. Brindar apoyo/cobertura a otros Defensores del Cliente o miembros del equipo CS durante ausencias o según sea necesario. Otros: Actuar como Gerente Administrativo de la oficina asignada (por ejemplo, Pleasanton, Cupertino, Salem o Soquel). Trabajar estrechamente con el Líder de CS en cuestiones de instalaciones escaladas o problemas específicos de la oficina que no hayan sido resueltos por los Asistentes Administrativos de Recepción. Participar en sesiones internas de capacitación. Otros proyectos asignados por los Líderes de CS o de Impuestos. Requisitos Cualificaciones y habilidades requeridas Título universitario o experiencia profesional significativa en Servicio al Cliente, Servicios Administrativos o en un puesto de Asistente Ejecutivo. Más de 5 años de experiencia en gestión de relaciones con clientes, preferiblemente en contabilidad, finanzas o servicios fiscales. Es imprescindible tener experiencia en resolución de conflictos y negociación. Dominio sólido de sistemas CRM, software fiscal y Microsoft Office Suite. Se valora especialmente la familiaridad con software contable/fiscal (por ejemplo, CCH, QuickBooks, Xero, UltraTax o similares). Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales, con capacidad para explicar información técnica de manera clara. Buen oyente con habilidades probadas para resolver problemas y un enfoque centrado en el cliente. Capacidad para manejar información sensible y confidencial con integridad, discreción y profesionalismo. Habilidades sólidas de organización y extrema atención al detalle. Capacidad para atender múltiples clientes y priorizar eficazmente en un entorno dinámico. Experiencia liderando/mentoreando a miembros junior del equipo. Habilidades preferidas Se valora la experiencia liderando/mentoreando a miembros junior del equipo. Comprensión sólida de conceptos contables y fiscales. Familiaridad con las leyes y regulaciones fiscales de EE. UU. (para firmas que trabajan con clientes estadounidenses) es un plus.   Condiciones de trabajo Puesto basado en oficina con posibilidad de trabajo híbrido/remoto según las políticas de la empresa. El trabajo híbrido solo se considerará fuera de temporada. Se requiere flexibilidad para atender las necesidades de los clientes durante las temporadas altas de impuestos (incluyendo horas extendidas). Entorno de trabajo dinámico con enfoque en el cumplimiento de plazos internos y de clientes. Beneficios Lo que ofrecemos: Impacto e influencia: Un papel clave para ayudar a dar forma al futuro de nuestra empresa y sector. Una cultura de colaboración: Transparencia, inclusión y un equipo en el que cada voz importa. Compensación competitiva Beneficios integrales: Salud, dental, visión, 401(k) con aporte coincidente y más. Si estás ansioso por aplicar tus habilidades y entusiasmado por tener un impacto significativo en un equipo dinámico, estamos ansiosos por conocerte. Reinventemos juntos la contabilidad con IA.