Administrador de Propiedades Flotante (San José Oeste)

PUESTO: Administrador de Propiedades Flotante COMPENSACIÓN: $70,000 - $78,000/ Año según experiencia BENEFICIOS: Salud, odontología, visión, FSA, EAP, seguro de vida (LTD), 401(K), días de enfermedad pagados, vacaciones y días festivos. La misión de Charities Housing es desarrollar, poseer y gestionar viviendas asequibles de la más alta calidad para personas y familias de ingresos muy bajos y extremadamente bajos, y para aquellos en nuestra comunidad con necesidades especiales. Durante más de 30 años, mediante una gestión de propiedades mejorada con servicios y participación estructurada de residentes, Charities Housing ha fomentado y apoyado los más altos estándares de dignidad humana en nuestras comunidades. La cultura en Charities abraza un entorno respetuoso, diverso y empoderado. Valoramos un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal y animamos a todos a expresarse y asumir responsabilidades. El crecimiento, la mentoría y la formación son prioridades para nuestros compañeros de equipo. Nos gusta pensar de forma innovadora y mantener vivo y fuerte nuestro espíritu emprendedor a medida que la empresa sigue creciendo. Creemos en trabajar duro, pero también en divertirnos en el camino y celebrar nuestros logros. ¡Este puesto ofrece un bono de incorporación del 4% del salario anual para nuevos empleados! DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: El Administrador de Propiedades Flotante es responsable de proporcionar cobertura de gestión de propiedades en sitio en el portafolio de viviendas de la Agencia cuando los administradores permanentes estén ausentes o los puestos estén vacantes. El Administrador Flotante es responsable de supervisar las operaciones diarias de los sitios asignados, asegurando el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la Agencia, los requisitos estatales y federales de vivienda y otras regulaciones específicas del programa de propiedad. Este rol requiere mantener un entorno profesional y de apoyo para los residentes, supervisar la presentación y finalización oportuna de órdenes de mantenimiento, gestionar los niveles de ocupación, procesar certificaciones de inquilinos, cobrar y registrar con precisión pagos de renta y subsidios; y coordinar todos los demás aspectos de las operaciones diarias del sitio. REQUISITOS: • Título de asociado en un campo relacionado o diploma de escuela secundaria con tres años de experiencia relevante en gestión de propiedades. • Dominio intermedio de Microsoft Excel, incluyendo la creación y mantenimiento de hojas de cálculo complejas, uso de fórmulas, validación de datos, formato condicional y generación de informes para análisis y toma de decisiones. • Debe relacionarse bien con los residentes, el personal, los proveedores de servicios y los vendedores. • Debe ser maduro y responsable, flexible en actitud y horario de trabajo. • Antecedentes establecidos que indiquen la capacidad de tomar decisiones, aceptar formación y desarrollar nuevas habilidades. • Capacidad para mantener registros precisos, demostrar cualidades de liderazgo e interactuar profesionalmente en todas las situaciones. • Autónomo, cooperativo, agradable y empático ante las necesidades humanas. • Experiencia mínima de tres años, requerida en créditos fiscales, vales de vivienda del HUD con base en proyectos y comunidades con múltiples superposiciones regulatorias. • Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal, con énfasis particular en una correspondencia clara y profesional con inquilinos, vendedores y agencias asociadas externas. • Capacidad para trabajar bien bajo presión, mantenerse organizado y cumplir múltiples plazos. • Conocimiento profundo de las normas, reglamentos y requisitos de cumplimiento de viviendas asequibles. • Capacidad para arrendar unidades eficazmente, incluyendo la comercialización de vacantes, asegurar la elegibilidad del programa, explicar los términos del contrato de arrendamiento y guiar a los posibles residentes a través del proceso de solicitud y mudanza. Se prefiere fuertemente experiencia previa liderando procesos de arrendamiento inicial. • Demostrar integridad, confiabilidad y profesionalismo. • Capacidad para gestionar múltiples proyectos de forma independiente y priorizar eficazmente SUPERVISIÓN RECIBIDA: El Administrador Flotante trabaja bajo la dirección de múltiples Gerentes Regionales, dependiendo de la asignación, y recibe supervisión indirecta del Director de Operaciones de Propiedades. Este puesto requiere mantener un calendario compartido actualizado de sitios de trabajo programados para garantizar una comunicación clara y responsabilidad. El Administrador Flotante proporciona supervisión general a los Administradores Asistentes de Propiedades, personal de mantenimiento, de limpieza y contactos de emergencia, y también puede supervisar otros puestos a nivel de sitio según se asigne. FUNCIONES PRINCIPALES DEL PUESTO: Las siguientes funciones son normales para este puesto, pero esta lista no debe considerarse exhaustiva. Pueden requerirse y asignarse otras funciones. Gestión Física • Supervisa al personal junior en el sitio, incluyendo personal temporal y recepcionistas. • Gestiona la programación de proveedores y asegura que el trabajo se complete según lo aprobado. • Asegura que todas las unidades vacantes sean entregadas a los estándares de la Agencia y dentro del tiempo requerido para la rotación de unidades. • Asigna y monitorea órdenes de trabajo para su finalización oportuna y adecuada. • Asegura y cumple con los códigos de edificios, municipales y de bomberos. • Cumple con el protocolo de emergencia fuera de horario para el sitio asignado, que incluye portar el teléfono de emergencia fuera de horario y atender emergencias fuera de horario de manera adecuada. • Recorre la propiedad diariamente para asegurar que se cumplan los estándares de presentación exterior y que cualquier problema de mantenimiento evidente se asigne a una orden de trabajo de inmediato. Comercialización y Arrendamiento • Mantiene la ocupación según la política de la Agencia. • Trabaja con el Gerente Regional asignado para comercializar vacantes, incluyendo la preparación de anuncios conforme a los requisitos estatales, federales y locales. • Revisa solicitudes de alquiler, realiza entrevistas de vivienda, compila y prepara archivos sin errores para aprobación de cumplimiento. • Recorre unidades vacantes diariamente para asegurar que estén listas para alquilar. • Muestra unidades listas para alquilar a posibles inquilinos. • Realiza mudanzas según los requisitos de cumplimiento del programa de la propiedad y de la ley de California. Gestión de Residentes • Asiste y participa en reuniones relacionadas con la Agencia, inspecciones regulatorias y actividades en el sitio. • Promueve una comunidad agradable para los residentes. • Responde a quejas de manera oportuna, eficiente y cortés. • Gestiona desalojos de residentes cuando sea necesario. • Aplica reglas y regulaciones de la propiedad de manera consistente. • Realiza entrevistas de recertificación, prepara archivos y asegura su finalización oportuna y precisa. • Colabora con proveedores de servicios en el sitio para atender las necesidades de los residentes. Informes y Gestión Financiera • Completa el informe mensual de cuentas por cobrar vencidas, la lista diaria de verificación de recorrido de propiedad y otros informes requeridos para los sitios asignados antes de las fechas de vencimiento. • Prepara desgloses detallados de la disposición de depósitos de seguridad conforme a los requisitos legales. • Equilibra y mantiene la caja chica según la política de la Agencia. • Mantiene el cumplimiento de los presupuestos bajo la supervisión del Gerente Regional asignado. • Establece y gestiona contratos de pago fraccionado con los residentes. Asegura el cumplimiento con los procedimientos contables y de informes de la Agencia. Gestión de Personal • Interactúa con servicios para residentes para resolver problemas de inquilinos. • Asegura que la conducta del personal sea profesional y esté alineada con los estándares de la Agencia. Coordinación con Múltiples Gerentes Regionales • Trabaja bajo la dirección de diferentes Gerentes Regionales, dependiendo de la asignación de la propiedad. • Comunica necesidades específicas del sitio y proporciona actualizaciones de estado al Gerente Regional correspondiente. • Mantiene flexibilidad para adaptarse a diferentes estilos de liderazgo, culturas del sitio y requisitos de cumplimiento. Programación y Gestión de Calendario • Mantiene y actualiza un calendario compartido de sitios de trabajo asignados, incluyendo fechas de cobertura, inspecciones y plazos de cumplimiento. • Coordina con Gerentes Regionales para asegurar que la cobertura del sitio sea eficiente. • Proporciona actualizaciones del calendario al Director de Gestión de Propiedades y a los Gerentes Regionales de forma regular. REQUISITOS FÍSICOS: • Conducir entre varias ubicaciones en el condado de Santa Clara y el condado de San Mateo; se requiere transporte confiable. • Trabajo prolongado frente a computadora y escritorio. Lo anterior tiene la intención de describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretende incluir todas las funciones y responsabilidades. El orden en que se enumeran las funciones y responsabilidades no es significativo. Charities Housing es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Los candidatos calificados son considerados para empleo sin importar edad, raza, color, religión, sexo, origen nacional, orientación sexual, identidad de género, discapacidad o condición de veterano, o cualquier otra clasificación protegida por leyes estatales o federales. Si necesita asistencia o una adaptación razonable durante el proceso de solicitud debido a una discapacidad, está disponible bajo solicitud. Charities Housing se complace en proporcionar dicha asistencia, y ningún solicitante será penalizado como resultado de tal solicitud. Estamos buscando contratar inmediatamente para manejar el arrendamiento inicial de la propiedad. Este puesto permanecerá abierto hasta que sea cubierto. Si recibimos currículums de candidatos calificados, nos reservamos el derecho de iniciar el proceso de contratación en cualquier momento. Solo se aceptan candidatos directos. Por favor, no llamar. Solo responderemos a aquellas personas que sean consideradas calificadas a entera discreción de Charities Housing. Para obtener más información sobre Charities Housing, visite nuestro sitio web www.charitieshousing.org. No se proporcionarán beneficios de reubicación.