Coordinador de Planificación de Conferencias

Resumen del Puesto El Coordinador de Planificación de Conferencias colabora con los Gestores de Cuenta para ejecutar conferencias, ferias comerciales y eventos corporativos impecables, que van desde 50 hasta 5000 asistentes, tanto presenciales como virtuales. Actuando como el "centro de misión" para la logística diaria y el soporte al cliente, usted hará un seguimiento de hitos críticos del proyecto, gestionará la comunicación con proveedores y preparará materiales para los asistentes. Será el primer punto de contacto amable y receptivo para solicitudes de clientes, ayudando a garantizar un alto estándar de servicio. Este puesto implica interacción directa con clientes, soporte técnico y coordinación práctica de eventos. El éxito se mide por la entrega puntual de eventos, la alta satisfacción del cliente y la resolución proactiva de problemas. Principales Responsabilidades Planificación de Producción: Desarrollar y mantener cronogramas de producción completos, diagramas de salas, especificaciones de audio/visual, planes de transporte y alojamientos Soporte al Cliente y Asistentes: Responder consultas de clientes dentro de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) establecidos, resolver problemas de registro y proporcionar soporte de ayuda virtual antes de cada evento. Facilitación de Reuniones: Programar llamadas previas a la conferencia, registrar y hacer seguimiento de las acciones pendientes, y compilar informes claros de revisión posterior al evento. Programación del Programa: Crear y distribuir cronogramas detallados de desarrollo del evento y horarios de moderadores para sesiones en vivo, híbridas y virtuales. Operaciones In Situ: Ejecutar listas de verificación de montaje y desmontaje, asegurando que cada elemento se alinee con el plan de producción. Otras Funciones: Realizar otras tareas asignadas según las necesidades del negocio y prioridades organizativas Se requiere trabajar algunas noches y fines de semana según sea necesario. Requisitos Cualificaciones Requeridas Demostrada capacidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente, priorizar eficazmente y adaptarse a plazos y demandas cambiantes. Excelentes habilidades de comunicación bajo presión, con capacidad para mantener la compostura y ser receptivo en situaciones rápidas y de alto estrés. Excepcionales habilidades comunicativas escritas y verbales; etiqueta profesional en correos electrónicos y presencia telefónica segura y orientada al cliente. Orientado al detalle y organizado, con compromiso de entregar trabajos de alta calidad. Familiaridad con la tecnología, incluyendo solución básica de problemas con herramientas de colaboración como Google Slides, Microsoft PowerPoint y Zoom. Se prefiere experiencia en servicios de eventos, operaciones de viajes, hospitalidad o coordinación de proyectos con atención al cliente Competencias Clave Resolución Proactiva de Problemas: Anticipa posibles obstáculos desde temprano y propone soluciones efectivas antes de que surjan problemas. Mentalidad Centrada en el Cliente: Aborda cada inquietud del cliente y asistente, grande o pequeña, con urgencia, cuidado y profesionalismo. Orientación al Detalle: Mentalidad de cero defectos en ingreso de datos, pruebas de credenciales, cronogramas y finanzas. Calma Bajo Presión: Mantiene la compostura y la cortesía en entornos presenciales de alto estrés y ritmo acelerado. Colaboración en Equipo: Trabaja fluidamente con gestores de cuenta, creativos y proveedores; comparte abiertamente conocimientos y apoya el éxito del equipo. Beneficios Plan de Salud (Médico, Dental y Visión) Plan de Jubilación (401k, IRA) Tiempo Libre Pagado (Vacaciones, Enfermedad y Días Festivos) Licencia Familiar (Maternidad, Paternidad) Capacitación y Desarrollo Trabajo desde Casa Comida y Bocadillos Gratis