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Administrador de oficina/Recepcionista (san rafael)

$25-29/hora

12 Alta Vista Way, San Rafael, CA 94901, USA

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Descripción

Somos una empresa familiar de ropa con sede en San Rafael que busca un administrador de oficina/recepcionista. Esta es una oportunidad ideal para un candidato pulido, articulado y entusiasta que disfrute brindar un excelente servicio al cliente en una oficina dinámica. Buscamos a una persona agradable que actúe como el rostro y la voz de la empresa al recibir contactos externos, responder consultas (tanto internas como externas) y ofrecer el más alto nivel de servicio al cliente tanto a invitados externos como a miembros del equipo interno. Como candidato, debe tener una actitud profesional y excelentes habilidades interpersonales que garanticen su éxito en este puesto altamente visible. Debe demostrar astucia diplomática y habilidades de inteligencia emocional para interactuar con empresarios, invitados destacados, inversionistas y proveedores por igual. Además, necesitará la capacidad de priorizar y realizar múltiples tareas prestando mucha atención al detalle. Principales responsabilidades: • Funciones administrativas generales que incluyen, entre otras, la gestión de correo y paquetes, salas de reuniones, pedido de suministros de oficina, instalaciones, TI y mantenimiento general. • Ingreso de pedidos y servicio al cliente relacionado. • Informar actualizaciones operativas regulares. • Gestionar los planes de acción de emergencia en el lugar, revisándolos y revisando continuamente para garantizar su eficacia; responder a situaciones de emergencia en el lugar (cuando sea necesario) • Buenas habilidades de gestión de proyectos y la capacidad de manejar plazos ajustados y trabajar en varios proyectos simultáneamente con poca supervisión. • Capacidad para estar presente en el lugar 5 días a la semana • Ayudar al equipo de contabilidad según sea necesario Habilidades y experiencia deseadas: • 3 años en funciones administrativas de oficina o roles operativos orientados al servicio al cliente • Excelentes habilidades organizativas con la capacidad de manejar con calma prioridades competidoras y gestionar el flujo de trabajo • Fuertes habilidades interpersonales, demostrada capacidad para interactuar con invitados, otros asistentes administrativos y miembros del equipo de todos los niveles • Capacidad para motivar y liderar a uno mismo y a otros para obtener resultados en un entorno colaborativo • Fuertes habilidades de trabajo en equipo y relacionadas con proyectos, asegurando canales de comunicación abiertos entre múltiples funciones y departamentos • Un alto grado de profesionalismo y capacidad para mantener la confidencialidad • Atención impecable al detalle

Fuentea:  craigslist Ver publicación original

Ubicación
12 Alta Vista Way, San Rafael, CA 94901, USA
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Controla el acceso al edificio interactuando con todas las personas que ingresan, y registrando a aquellos invitados y proveedores que lo necesiten. Posee excelentes habilidades interpersonales, de comunicación y organizativas que le permiten trabajar de forma independiente y sin supervisión directa. Estas incluyen realizar múltiples tareas, enviar correos electrónicos, tener buena etiqueta telefónica, tomar y comunicar mensajes importantes, aprender y usar los nombres de residentes, invitados y proveedores, y utilizarlos de manera consistente. Identifica y organiza recursos para brindar un alto nivel de servicio personal que esperan nuestros residentes, sus familias y otros invitados.   LO QUE HARÁS  •    Comunicarse eficazmente y demostrar buenas habilidades de servicio al cliente con residentes, invitados, proveedores y otros miembros del personal. •    Identificar y aclarar las necesidades y deseos de los residentes. Responder preguntas y ofrecer soluciones. •    Buscar formas de mejorar los servicios que ya proporcionamos, o posiblemente añadir servicios adicionales, escuchando los comentarios de los residentes, observando su uso y haciendo recomendaciones a la gerencia. •    Ayudar a los residentes a programar el acceso para que proveedores autorizados realicen servicios dentro de sus unidades. •    Mantener la privacidad de los residentes e invitados, así como la reputación de la organización, manteniendo siempre la información confidencial. •    Ser capaz de comprender y reaccionar rápidamente y de forma efectiva ante cualquier emergencia. •    Responsable de mantener un entorno de trabajo seguro para todos los residentes, invitados y personal. Seguir las normas de seguridad establecidas e informar inmediatamente al Gerente General sobre cualquier condición peligrosa o problema de seguridad de equipos. •    Mejorar la reputación del departamento y de la organización asumiendo la responsabilidad de cumplir nuevas y diferentes solicitudes y explorando oportunidades para agregar valor a los logros del trabajo. •    Mantener con precisión las anotaciones diarias del turno en el sistema Building Link. •    Recibir paquetes y entregas y registrarlos en el sistema Building Link, organizar los paquetes para su entrega y entregarlos a los residentes según lo permita el horario. •    Responder a las preocupaciones y quejas de los residentes de manera profesional y empática. Hacer seguimiento y tratar de resolver todas estas inquietudes y quejas. Elevar los asuntos al Conserje Principal o al Subgerente si es necesario o apropiado. •    Gestionar las relaciones con los residentes para garantizar un nivel consistentemente alto de servicio, incluyendo la resolución oportuna y completa de sus inquietudes e incidencias, y coordinar servicios especiales y solicitudes. •    Realizar otras funciones y responsabilidades acordes con el puesto, según sean asignadas por el Subgerente o el Conserje Principal. Requisitos EDUCACIÓN/EXPERIENCIA  Diploma de escuela secundaria o equivalente    LO QUE NECESITAS PARA TENER ÉXITO  Los requisitos físicos incluyen la capacidad de levantar entre 30 y 50 libras. De pie, sentado y caminando. Capacidad para trabajar en una computadora personal, así como hablar por teléfono durante períodos prolongados de tiempo. Capacidad para navegar rápidamente y fácilmente por el edificio según sea necesario para cumplir con las funciones del trabajo. Capacidad para detectar alarmas de emergencia auditivas y/o visuales y responder rápidamente y adecuadamente. Capacidad para trabajar horas extendidas o flexibles, fines de semana y días festivos si es requerido por la cobertura necesaria para el edificio. Capacidad para responder rápidamente a emergencias. Comunicar, recibir e intercambiar ideas e información utilizando palabras habladas y escritas. Los requisitos físicos aquí descritos son representativos de aquellos que debe cumplir un empleado para desempeñar satisfactoriamente las funciones esenciales del puesto. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.
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Sobre la cultura de Circles: La cultura de Circles es un entorno inclusivo que fomenta la autoexpresión y la individualidad. Crear un espacio para la comunicación abierta, el respeto y el desarrollo profesional empodera a nuestros empleados para alcanzar sus objetivos profesionales y crecer personal y profesionalmente. Circles prioriza el bienestar de nuestros empleados para que nuestros consumidores experimenten ese mismo nivel de atención. Descripción del puesto: Circles está buscando personas verdaderamente apasionadas por la hospitalidad. Este puesto está hecho a medida para quienes disfrutan interactuar con los demás y ofrecer un servicio al cliente excepcional. Únase a nuestro equipo de Greet Hub, convenientemente ubicado en las impresionantes oficinas de nuestro cliente en la zona de Tyson's Corner. ¡Animamos encarecidamente a personas pulcras, sociables, organizadas y con dominio de la tecnología que puedan brindar un servicio al cliente de primera calidad y abrazar genuinamente la cultura de hospitalidad a postularse! Si le gusta todo sobre trabajar en hoteles y servicios de hospitalidad, excepto los horarios, ¡este es el puesto perfecto para usted! *¡Este puesto es elegible para un bono de incorporación de $1000.00 tras completar con éxito 90 días de empleo!*] Actualmente estamos buscando una persona interesada y disponible de lunes a viernes de 5:30 a.m. a 2:00 p.m., ¡sin turnos nocturnos ni fines de semana! Debe tener su propio vehículo confiable para presentarse a su turno programado a las 5:30 a.m. La compensación es por hora, desde $19 por hora. Requisitos Responsabilidades del trabajo: Tener una verdadera pasión por ayudar a las personas mediante los servicios que ofrecemos y marcar una diferencia positiva en la vida de quienes interactúan día a día. Usted realizará servicios tales como: Brindar un servicio inmejorable a los empleados organizando servicios personales y de conveniencia; Entregar tarjetas de acceso a la instalación a los empleados, ayudar con la programación de salas de reuniones, asistir a la administración u otros departamentos en diversas tareas; Realizar investigaciones generales de información sobre productos y servicios; Investigar y ayudar con viajes personales, recomendaciones de regalos, planificación de eventos, solicitudes de servicios domésticos; Ayudar con la reserva de servicios de viaje, incluyendo sugerencias de autos y hoteles, y realizar reservas; Colaborar en la coordinación de relaciones con proveedores locales para promover servicios adicionales en el lugar para los empleados, como limpieza en seco, detalles automotrices y terapia de masajes; Cumplir metas mensuales asignadas por el gerente; Ser responsable de ingresar todos los datos documentados diariamente en el sistema de seguimiento de registros de Circles; Fomentar relaciones significativas mediante conversaciones atractivas e informadas con los empleados a través de interacción cara a cara, teléfono y correo electrónico; Mantener un conocimiento general de los eventos que ocurren en el edificio y en la zona local; Responder a las solicitudes de los empleados de manera profesional, cortés y oportuna, sin excepción; Colaborar en ideas e iniciativas innovadoras con los miembros del equipo y su gerente; Ser capaz de adaptarse a cambios de horario según sea necesario para garantizar la cobertura adecuada del puesto; Ofrecer consistentemente un servicio al cliente de clase mundial en un entorno dinámico y estructurado; Gestionar solicitudes de la instalación; Recibir a proveedores/empleado; Ayudar en la instalación y desmontaje de mesas de registro para eventos; Pedir y entregar catering personalizado para celebraciones; y Asegurar la limpieza de los espacios comunes. Requisitos Gestionar y priorizar múltiples tareas diariamente Debe tener de 2 a 3 años de experiencia en hospitalidad o campo relacionado Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral Capacidad para cumplir con el horario establecido Escucha activa Deseo de aprendizaje continuo Flexibilidad para adaptarse a tareas/prioridades cambiantes Transporte confiable Dominio de Microsoft Word y PowerPoint Beneficios Seguro médico, dental y de visión desde el primer día del mes posterior a la contratación Seguro de discapacidad a largo y corto plazo pagado por Circles Plan 401k con coincidencia Seguro de vida pagado por Circles Política generosa de PTO: acumule hasta 15 días durante su primer año Días festivos pagados Un día libre pagado por año para voluntariado Acceso a programas de descuento Cuatro semanas de sabático pagado cada cinco años Elegibilidad para cuentas HSA/FSA Acceso al Programa de Asistencia al Empleado Acceso a Grupos de Recursos para Beneficios del Empleado que brindan oportunidades continuas de aprendizaje y mentoría
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