Coordinador de Oficina y Eventos para Big Brothers Big Sisters (Eureka)

Reporta a: Director Ejecutivo Trabaja en coordinación con: Personal y voluntarios de la agencia Horas por semana: 32-40 Compensación: Desde $21.50/hora Para postularse: Envíe por correo electrónico una carta de presentación, currículum vitae y al menos 3 referencias no personales a office@ncbbbs.org. No se considerarán currículos sin carta de presentación. Por favor, no llamar por teléfono. La posición estará abierta hasta que se cubra. Resumen del puesto: Este puesto es responsable del funcionamiento general diario de esta organización comunitaria sin fines de lucro. Esto incluye todos los aspectos del apoyo administrativo para las actividades y programas de la agencia según lo asignado por el Director Ejecutivo, incluyendo pero no limitado a monitorear los teléfonos y correos electrónicos de la oficina, procesamiento de textos, diseño gráfico, entrada de datos, fotocopias, archivos, mantenimiento y conservación general de la oficina, y conservación de registros. Además, el Coordinador de Oficina y Eventos apoyará la planificación y ejecución de todos los eventos especiales, así como ayudará a identificar y desarrollar oportunidades estratégicas de participación y recaudación de fondos. Cualificaciones mínimas Diploma de escuela secundaria o equivalente Antecedentes claros y verificación de huellas dactilares Debe estar dispuesto a tener contacto extenso con el público Interés en trabajar en el campo sin fines de lucro apoyando la Misión y Visión de BBBS Capacidad para mantener estándares profesionales de trabajo con poca o ninguna supervisión Optimista, organizado y colaborativo Compromiso con un excelente servicio al cliente Dominio del paquete Microsoft Office y Google Docs Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita Disposición para trabajar ocasionalmente fines de semana y horas extendidas para eventos especiales. Funciones y responsabilidades esenciales Administración general: Responder todas las llamadas entrantes y derivarlas al personal correspondiente Realizar llamadas salientes según se solicite Procesar todo el correo entrante y saliente Actualizar publicaciones en el sitio web y redes sociales Archivar y fotocopiar según sea necesario Ayudar en el mantenimiento de registros/agencia y base de datos Coordinar envíos postales según sea necesario a familias, donantes y voluntarios Pedir y mantener suministros de oficina Recibir y registrar pagos Registrar donaciones, tanto en efectivo como en especie Brindar asistencia administrativa al Director Ejecutivo y al personal del programa según sea necesario Mantener el orden y limpieza de la oficina Todas las demás funciones asignadas Recaudadores de fondos y actividades especiales: Coordinar eventos de recaudación de fondos Solicitar donaciones, patrocinadores de eventos y equipos de recaudación de fondos Reclutar y coordinar voluntarios y sus funciones durante los eventos de recaudación de fondos Redactar cartas y correos electrónicos, coordinar envíos masivos y facturaciones Mantener la base de datos de voluntarios y donantes e ingresar datos Mantener listas de distribución por correo electrónico Promocionar recaudaciones de fondos y actividades de la agencia Trabajar con el personal del programa para organizar participantes en eventos especiales Distribuir folletos, carteles y boletos según sea necesario Todas las demás funciones asignadas Apoyo al programa: Procesar todas las consultas y solicitudes de clientes y voluntarios Ayudar con las llamadas de referencia de voluntarios Mantener la precisión y confidencialidad de los registros de clientes y voluntarios y la información de la base de datos Imprimir y publicar incentivos de aniversario y cumpleaños Mantener a los voluntarios de incentivos Todas las demás funciones asignadas Conocimientos, habilidades y capacidades asociadas a este puesto incluyen: • Excelentes habilidades de servicio al cliente. • Contribuir a mantener una moral positiva en la oficina, incluso frente a altos volúmenes de trabajo y períodos desafiantes. • Capacidad para redactar y componer correspondencia e informes estándar. • Capacidad para manejar eficazmente una amplia gama de contactos interpersonales, incluyendo aquellos en niveles superiores y aquellos sensibles por naturaleza. • Debe prestar atención al detalle y trabajar eficazmente de forma independiente así como dentro de un entorno de equipo • Esencial la confidencialidad y discreción. • Capacidad para trabajar eficazmente en una organización pequeña pero dinámica. • Paquete Microsoft Office, incluyendo combinaciones de correspondencia, Sales Force y herramientas de recaudación de fondos. • Capacidad para interpretar y aplicar políticas, leyes y regulaciones que rigen la donación benéfica. • Capacidad para realizar cálculos matemáticos empresariales estándar, tales como calcular ratios y porcentajes, registrar datos financieros y hacer proyecciones simples. • Experiencia con bases de datos relacionales. • Capacidad para contribuir eficientemente a múltiples proyectos, establecer prioridades adecuadas y cumplir plazos concurrentes. • Usar lógica y razonamiento para identificar oportunidades de soluciones alternativas, conclusiones, o enfoques ante desafíos. • Demostrada sensibilidad hacia perspectivas y experiencias interculturales.