Descripción del puesto: El recepcionista/asistente administrativo debe ser capaz de funcionar en un entorno acelerado, tener excelentes habilidades de comunicación, poder realizar múltiples tareas y ser confiable. Funciones y responsabilidades: Responsabilidades principales Mostrar una comunicación educada y profesional por teléfono, correo electrónico y correo postal. Recibir y dar la bienvenida a los visitantes/solicitantes de forma útil Ofrecer bebidas Preparar café cuando lo solicite el visitante Responder las llamadas entrantes de manera oportuna y cortés Seguir las pautas telefónicas según políticas y procedimientos. Tomar nota de todas las llamadas entrantes (nombre, número de teléfono, hora, naturaleza y urgencia de la llamada, etc.) Transferir llamadas al personal correspondiente Recibir correo y paquetes entrantes Todo el correo recibido debe entregarse directamente a Melissa sin clasificarlo Revisar al lado para correo/paquetes Correo y paquetes salientes Usar la máquina de sellos Llevar un registro de todo el correo saliente en una libreta Enviar talones de pago, facturas, encuestas a cuidadores, referencias de solicitantes, tarjetas de cumpleaños, etc. Archivar y organizar documentos importantes Hacer copias Mantener inventario de suministros revisando el stock de material de oficina Reservar pruebas PCR para los empleados Ayudar con tareas administrativas generales Apoyar el funcionamiento de la oficina realizando tareas relacionadas con organización y comunicación efectiva. Responsabilidades adicionales Preparar materiales y ayudar con el proceso de incorporación/inducción respecto a horarios y flujo de documentos. Realizar otras tareas administrativas Mantener la confidencialidad de clientes y empleados Desempeño laboral Demostrar iniciativa y habilidades para planificar y organizar el trabajo. Demostrar deseo de establecer y cumplir objetivos y encontrar formas cada vez más eficientes de realizar tareas. Completar el trabajo, cuidado y documentación con precisión y dentro de los plazos establecidos por la agencia. Requiere mínima supervisión y es autodirigido. Ahorra recursos de la agencia Habilidades de comunicación Demostrar comprensión interpersonal y utilizar habilidades efectivas de comunicación Mostrar comportamientos de cooperación Desarrollo personal/profesional Resolución de problemas Calificaciones 1. Graduado de escuela secundaria con un mínimo de dos años de experiencia progresiva en negocios; se prefiere título universitario. 2. Competente en procesamiento de textos y software de hojas de cálculo. 3. Conocimientos demostrados de las habilidades adecuadas para comunicarse con personas de todas las edades, especialmente la población geriátrica. 4. Un mínimo de dos años de experiencia laboral en un entorno de atención médica, experiencia en un entorno de trabajo acelerado, incluyendo adaptación a prioridades cambiantes. Grado de viaje Mínimo. Visitar a los clientes y hacer compras para ellos es una opción.