Título: Coordinador de Reuniones Tipo: tiempo completo Salario: $80,000/año Ubicación: Remoto, con base cerca de un aeropuerto importante en EE. UU. Se priorizará a candidatos del Área de la Bahía de San Francisco, CA. VISIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN Fundado en 1987, el Grupo de Financiadores de Biodiversidad (BFG) es una asociación profesional de entidades que otorgan fondos ambientales, de conservación y en temas de clima y energía. Nuestra visión es un futuro justo, saludable y sostenible para toda la vida en la Tierra, respaldado por un sector filantrópico eficaz. Para lograrlo, cultivamos y apoyamos a una comunidad de financiadores de biodiversidad para que desarrollen estrategias complementarias y colaborativas. Una parte importante de nuestros programas anuales incluye reuniones presenciales de varios días y otros encuentros en distintas ubicaciones de EE. UU. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES La función principal del Coordinador de Reuniones es actuar como responsable principal de la logística de los eventos presenciales para los miembros de BFG. El Coordinador organizará todos los arreglos logísticos para al menos ocho reuniones de varios días al año, además de brindar apoyo más limitado para dos o tres eventos adicionales. El Coordinador de Reuniones será supervisado por el Gerente Senior de Programas, y colaborará con el personal de programas relevante en algunos eventos de BFG. Tareas propuestas: Coordinar toda la logística en sitio para ocho o más reuniones al año, incluyendo: ● Trabajar con el intermediario de reuniones de BFG para asegurar un lugar adecuado entre 12 y 24 meses antes del evento ● Negociar contratos de catering y otros relacionados con las reuniones y eventos paralelos ● Identificar proveedores locales y alquileres de espacios para eventos, según sea necesario ● Actuar como contacto principal con el hotel, audiovisuales y otros proveedores en el lugar ● Gestionar los presupuestos de eventos, incluyendo el seguimiento de gastos y el cumplimiento del presupuesto, manejo de pagos contractuales, facturas, etc. ● Brindar apoyo logístico para excursiones y eventos fuera del lugar, incluyendo la reserva de transporte ● Configurar y gestionar la plataforma del evento y apoyar a los ponentes y moderadores antes y durante la reunión ● Coordinar la logística de los ponentes, según sea necesario, incluyendo viajes y alojamiento, seguimiento de gastos, obtención de reembolsos, y gestión de presentaciones y comunicaciones logísticas. ● Elaborar y mantener materiales de comunicación del evento, incluyendo pero no limitándose al sitio web del evento, listas de asistentes, correos electrónicos logísticos a participantes y ponentes ● Coordinar la agenda general de logística, comunicaciones, inscripciones y audiovisuales con el personal asignado, y mantener, actualizar y distribuir la hoja de producción de cada evento, incluyendo un desglose detallado del programa y otras herramientas de seguimiento, asegurando el cumplimiento de fechas límite clave ● Actuar como coordinador del evento en el lugar junto con el personal y contratistas de BFG antes y durante la reunión, resolviendo cualquier problema inesperado y garantizando la ejecución impecable del evento CUALIFICACIONES MÍNIMAS ● Experiencia trabajando con organizaciones sin fines de lucro y en oficinas pequeñas. Es deseable experiencia en coaliciones nacionales u organizaciones de membresía. ● Al menos dos años de experiencia gestionando la logística de eventos sin fines de lucro de varios días. La experiencia en el sector filantrópico es un plus. ● Conocimientos sólidos sobre planificación de conferencias, gestión de proveedores, selección de sedes y servicios de catering ● Habilidades demostradas en gestión de proyectos, con capacidad para anticipar, priorizar y gestionar múltiples proyectos simultáneamente ● Buen oyente y comunicador, capaz de trabajar de forma independiente como parte de un equipo completamente remoto ● Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente manteniendo la calma ● Demostrada capacidad para trabajar con múltiples equipos internos, y comodidad al ser responsable ante colegas del personal en proyectos específicos según sea necesario ● Compromiso con defender los valores y la visión de BFG, incluyendo fomentar la equidad y la inclusión en todos los aspectos de nuestro trabajo ● Experiencia trabajando con donantes individuales o personal de fundaciones ● Dominio de Mailchimp, Canva, Zoom, Excel, Google Suite y plataformas de alojamiento de eventos ● Experiencia trabajando con bases de datos; conocimiento de Salesforce es un plus ● Conocimiento de estrategias de comunicación y habilidades básicas de diseño para comunicaciones digitales es un plus. ● Capacidad para viajar hasta ocho o diez veces al año, durante varios días cada vez, ocasionalmente internacionalmente ● Licencia de conducir válida y capacidad para conducir vehículos de alquiler ● Se dará preferencia a candidatos del Área de la Bahía de San Francisco, CA Las declaraciones anteriores no pretenden abarcar todas las funciones y cualificaciones del puesto; tienen como objetivo proporcionar un marco general de los requisitos del mismo. Se podrá requerir a quienes ocupen el puesto que realicen otras funciones no especificadas explícitamente en esta descripción. REMUNERACIÓN: Esta es una posición de tiempo completo. BFG ofrece un excelente paquete de beneficios. El salario inicial anual es de $80,000. CÓMO POSTULARSE: Los candidatos interesados deben enviar, en un solo archivo PDF, su currículum y una carta de presentación a jobs@biodiversityfunders.org. Por favor mencione "Coordinador de Reuniones" en la línea de asunto. FECHA LÍMITE PARA POSTULARSE: Viernes, 14 de noviembre de 2025. Por favor, no llame ni intente contactar directamente a ningún miembro de la junta directiva o del personal de BFG. Todas las solicitudes completas serán confirmadas durante el proceso de selección. El Grupo de Financiadores de Biodiversidad es un Empleador que Ofrece Igualdad de Oportunidades y no discrimina por motivos de género, identidad de género, orientación sexual, edad, religión, raza o discapacidad. El compromiso de BFG con la diversidad y la inclusión se basa en la creencia de que las mejores organizaciones están compuestas por personas que aportan diversas habilidades, perspectivas, antecedentes y recursos para enfrentar desafíos complejos y estratégicos.