Coordinador de Instalaciones Rango salarial inicial: $42,193 - $50,632 GGRC está contratando para un Coordinador de Instalaciones que reportará al Gerente/Supervisor de Operaciones. Este puesto se encargará de los procesos diarios de la instalación relacionados con el apoyo a nuestra oficina en Marin para garantizar que las instalaciones se mantengan y que las oficinas puedan operar sin problemas. Brindar apoyo al Gerente/Supervisor de Operaciones con tareas y proyectos puntuales. Este puesto requerirá que viaje dentro de los condados de San Francisco, San Mateo y Marin según sea necesario; es posible que deba viajar periódicamente a otras ubicaciones. Deberá tener acceso a un medio de transporte confiable que le permita desplazarse entre diferentes ubicaciones durante el día para cumplir con las responsabilidades descritas en el puesto. Sus responsabilidades: General: Responsable de las necesidades generales de la oficina, organización y mantenimiento de las instalaciones. Incluyendo, entre otras funciones, tareas relacionadas con el servicio de correo, pedidos de suministros de oficina, respuesta a solicitudes diarias del personal, procesamiento de entregas, gestión de servicios de proveedores y atención telefónica en la recepción. Comunicar a los empleados los problemas o servicios de mantenimiento en las instalaciones. Instalaciones/Oficinas: Supervisar y mantener la organización y limpieza general de todas las áreas comunes, incluyendo salas de conferencias, salas de reuniones públicas, salas de descanso y el servicio de correo. Trabajar con el equipo de ingeniería del edificio según sea necesario. Supervisar a los proveedores de oficina y equipos de limpieza. Trabajar con el personal de administración de propiedades según sea necesario. Investigar, solicitar y revisar ofertas de servicios o compras. Procesar y confirmar solicitudes de mantenimiento o servicios de las instalaciones. Evaluar y gestionar problemas y reparaciones de estaciones de trabajo. Preparar y desmontar salas de conferencias para eventos, reuniones y capacitaciones. Ayudar al personal con la configuración de equipos AV en salas de conferencias según sea necesario. Solucionar problemas y gestionar reparaciones cuando sea necesario. Trabajar con el proveedor de seguridad del edificio respecto al acceso al edificio. Servicio de Correo Recoger, clasificar y distribuir correo y paquetes entrantes. Asistir en la preparación y empaquetado de correo saliente, incluyendo envíos por FedEx o UPS. Operar y mantener la máquina de correo automatizada para enviar correo saliente. Enviar correo saliente. Entregar diariamente y de forma oportuna el correo enviado al buzón postal. Manejar y distribuir entregas y aceptar entregas que requieran firma, incluyendo citaciones y documentos judiciales, de manera oportuna. Atención en Recepción Actuar como respaldo para la recepción. Atender llamadas y visitantes de forma profesional y adecuada. Asistir con la reserva de salas de conferencias y salas de reuniones públicas según sea necesario. Gestión de inventario/suministros Solicitar u ordenar suministros y artículos básicos de oficina según sea necesario. Realizar todas las tareas de recepción, incluyendo coordinación de entregas y verificación de que los productos recibidos cumplan con los requisitos de la orden de compra de GGRC. Organizar y mantener áreas de suministros y almacenamiento. Gestionar el reciclaje y la eliminación de muebles, equipos u otros artículos obsoletos de acuerdo con las regulaciones de DGS.  Mantenimiento de Equipos Mantener fotocopiadoras, impresoras, máquinas de correo, escáneres y otros equipos seleccionados. Reemplazar tóner, rellenar papel de impresora, realizar solicitudes de servicio y pedidos de suministros según sea necesario. Actuar como persona de contacto para todo el mantenimiento y reparación de equipos. Otros Participar en proyectos especiales y ayudar con tareas o deberes adicionales según se asignen. Mantener equipos y electrodomésticos de oficina, presentar solicitudes de servicio según sea necesario. Trabajar con TI y supervisores en las necesidades de nuevos empleados y asignaciones de puestos. Mantener y distribuir planos de planta de la oficina. Asistir con proyectos y pedidos de impresión y copiado masivo, incluyendo: Tarjetas de presentación y placas identificativas Sobres de GGRC, Formularios departamentales Folletos informativos, folletos y volantes de GGRC, etc.   Requisitos Educación Certificación de escuela secundaria Experiencia 3-5 años de experiencia relacionada en administración de oficina, con enfoque en operaciones empresariales y gestión de instalaciones. Habilidades Debe estar disponible para trabajar presencialmente de lunes a viernes Capacidad para redactar comunicaciones empresariales estándar, utilizando gramática, ortografía y puntuación adecuadas Capacidad para transmitir información e ideas complejas de manera clara, concisa y profesional. Capacidad para operar equipos de oficina básicos, incluyendo escáneres, fotocopiadoras, faxes y teléfonos. Dominio de MS Word®, MS Excel®, MS PowerPoint®, MS Outlook®, Adobe o aplicaciones de software similares. Comprensión de la perspectiva técnica de instalaciones/equipos. Fuerza y destreza manual suficientes para manejar tareas del servicio de correo y operaciones. Uso de discreción y capacidad para mantener la confidencialidad. Ser confiable, dependiente y recursivo. Poseer alta atención al detalle. Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar. Capacidad para organizar eficientemente. Tener acceso a un medio de transporte confiable es un plus. Rasgos de competencia Iniciativa Responsabilidad Orientación al servicio al cliente Atención al detalle Pensamiento analítico Capacidad organizativa Gestión del tiempo Colaboración/trabajo en equipo Adaptabilidad Calificaciones deseadas Experiencia en entornos multiculturales y/o capacidad multilingüe Beneficios ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con GGRC? Ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye cobertura médica y dental con una generosa contribución del empleador, además de cobertura adicional de vida, discapacidad y visión pagada por el empleador ¡Contribución del 10% del empleador a una cuenta de jubilación 403(b) para ayudarle a ahorrar para el futuro! ¡¡¡BENEFICIOS GENEROSOS DE TIEMPO LIBRE!!! En serio, queremos decir generosos: 13 días de vacaciones, 15 días de enfermedad, 11 días festivos pagados, 6 días personales pagados y hasta 5 días pagados para educación continua ¿Qué hace tan especial a GGRC? GGRC valora la diversidad; creemos en crear un entorno donde personas de todos los orígenes puedan colaborar para encontrar soluciones a problemas complejos. Somos una organización comunitaria y apasionada. GGRC valora a cada persona como un individuo completo, sólido y único, e interactúa con cada persona de una manera respetuosa y sensible. Nos esforzamos por colocar a cada persona en el centro de su propia vida. Tratamos a cada persona como experta en su propia vida e identidad, con una indagación clara y atenta sobre lo que es importante para, así como lo que es importante por, esa persona (ya sea colega, persona atendida, miembro de la familia u otro interesado). Cómo postularse: GGRC valora la diversidad; se anima a personas de todos los orígenes a postularse. Complete la solicitud y envíe su currículum más reciente. Si considera que las preguntas no reflejan con precisión lo que puede aportar al Centro Regional Golden Gate, también puede adjuntar una carta de presentación. Las solicitudes se revisan continuamente, por lo que le animamos a enviar la suya lo antes posible. Esperamos con interés leer su solicitud. Golden Gate Regional Center es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.