Asistente administrativo para empresa de asesoramiento financiero (Tucson)

Sobre Nuestra Empresa Foster Wealth Management es una empresa independiente de asesoría financiera con sede en Tucson, Arizona, que está creciendo rápidamente. Atendemos a un grupo diverso de clientes individuales y multigeneracionales en todo el país y estamos profundamente comprometidos en ayudar a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos financieros. Estamos buscando ampliar nuestro equipo para ofrecer un servicio aún mejor a nuestros clientes. Sobre Usted Usted es una persona dinámica y trabajadora que busca una oportunidad para desarrollar su carrera junto a un equipo excepcional. Le apasiona seguir creciendo y ampliando constantemente sus habilidades. Disfruta formar parte de un entorno donde las personas se sientan bienvenidas y atendidas, sabiendo además que está contribuyendo al logro de importantes metas personales para nuestros clientes. Resumen de Funciones Esenciales El Especialista en Atención al Cliente/Recepcionista brinda apoyo administrativo directo a los asesores de la empresa, además de desempeñar funciones en la oficina principal y tareas administrativas generales. Este puesto es el primer punto de contacto con los clientes, coordinando citas y ofreciendo una experiencia excepcional al cliente. Responsabilidades Un Especialista en Atención al Cliente/Recepcionista exitoso: Hará que las personas que ingresen a la oficina se sientan genuinamente bienvenidas, mostrándose alegre y entusiasta, saludando por nombre, dirigiéndolos al área de espera adecuada, ofreciendo refrescos y haciendo lo necesario para garantizar una experiencia agradable. Realizará tareas administrativas de manera eficiente y precisa para permitir que los asesores se enfoquen en ayudar a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos financieros. Incrementará la eficiencia operativa y mejorará los procedimientos administrativos. Minimizará problemas y conflictos relacionados con la programación. Mantendrá altos niveles de satisfacción del cliente y fomentará relaciones con los clientes de la empresa. Responderá llamadas telefónicas, derivará llamadas y tomará y distribuirá mensajes. Programará, gestionará calendarios y actividades en el CRM y en los calendarios de los miembros del equipo. Gestionará las comunicaciones entrantes y salientes (teléfono y correo electrónico). Brindará apoyo general en la oficina (fotocopias, archivado, recados, creación de documentos, etc.). Revisará, clasificará y distribuirá el correo entrante. Pedirá y mantendrá suministros de oficina (incluyendo materiales promocionales de la empresa, paquetes informativos, artículos para cocina, suministros generales de oficina, sellos, etc.). Gestionará los contactos con clientes y el proceso de cumpleaños, tarjetas y regalos (condolencias, mejoras, pensando en usted, etc.). Realizará tareas operativas y de servicio al cliente según se soliciten y recibirá formación para ser competente en todas las áreas con el tiempo. Actualizará los procesos y procedimientos relacionados con el puesto. Realizará tareas de respaldo, solicitudes y proyectos adicionales según se asignen. Conocimientos, Habilidades y Aptitudes Diploma de escuela secundaria Experiencia en servicios financieros deseable Capacidad para trabajar con software relacionado con la industria (CRM es una ventaja) Dominio experto de computadoras, incluyendo conocimientos avanzados de Microsoft Office, Excel y PowerPoint Excelentes habilidades de comunicación oral, escrita e interpersonal Apariencia y comportamiento profesional Capacidad impecable para mantener la confidencialidad e integridad Habilidades efectivas de seguimiento y capacidad para cumplir plazos sin necesidad de recordatorios Atención impecable al detalle y precisión absoluta Actitud enérgica, deseosa de aprender y dispuesta a cooperar Autonomía para trabajar de forma independiente y bajo supervisión Disposición para ser un "jugador de equipo" y hacer lo que sea necesario, grande o pequeño *Ten en cuenta que cualquier oferta de empleo estará sujeta a la finalización satisfactoria de una verificación de antecedentes y de crédito