Asistente Administrativo - Departamento de Ventas (Essex Junction)

El rol del Administrador de Ventas implica brindar apoyo a todos los departamentos dentro de la tienda, abarcando ventas, marketing, servicio y alquileres. Requiere un conocimiento integral de todos los aspectos de nuestro negocio y la capacidad de actuar como respaldo principal para cualquier departamento cuando sea necesario. Sus Responsabilidades: Asistir a los equipos de Ventas y Servicio gestionando la documentación necesaria. Preparar la documentación para las entregas de vehículos, incluyendo la papelería requerida por el DMV estatal para titulación y registro. Fotografiar todos los vehículos y cargar las imágenes en SalesForce. Mantener registros de inventario tanto para vehículos nuevos como usados. Ayudar en el seguimiento de las Órdenes de Reparación (RO) del servicio al cliente, incluyendo pagos y trabajo en progreso (WIP). Apoyar al Gerente General en pronósticos y presupuestos de la concesionaria. Gestionar el proceso de títulos y reportar su estado utilizando MobilityForce. Procesar registros de vehículos y garantías. Responder rápidamente a leads del BDC, distribuyéndolos al equipo de ventas según sea necesario y proporcionando apoyo adicional si es preciso. Estar disponible para llamadas/citas de ventas del BDC durante noches y fines de semana según se requiera. Presentar solicitudes de incentivos y reembolsos de fabricantes en nombre del equipo de ventas. Obtener documentos financieros y completar contratos RSA y ESC según corresponda. Manejar funciones de cuentas por cobrar, incluyendo depósitos diarios para todos los departamentos, conciliación de cuentas, llamadas de cobro cuando sea necesario y presentación de documentación requerida ante cuentas estatales y federales para su pago. Administrar mensualmente la conciliación de caja chica, estados de tarjetas de crédito, registros de gastos de gasolina, informes de gastos y solicitudes de cheques según se precise. Fomentar y mantener relaciones con proveedores, clientes y distribuidores. Estar dispuesto a viajar para representar a la empresa en ferias comerciales, inauguraciones de tiendas y eventos de capacitación de proveedores según se requiera (lo cual puede incluir fines de semana). Supervisar el departamento de alquiler de vehículos, incluyendo programación de alquileres, formación a clientes en el uso de equipos adaptativos, preparación de contratos, facturación y manejo de toda la documentación relacionada mensualmente. Poseer conocimientos profundos sobre todos los productos y servicios ofrecidos por la empresa para asistir a los clientes cuando el Gerente General o Consultor de Ventas Certificado no estén disponibles. Cumplir con todas las políticas y procedimientos de la empresa, así como cumplir con las normativas OSHA, seguridad y regulaciones estatales obligatorias. Calificaciones: Se requiere diploma de escuela secundaria o GED; título universitario preferido. Cinco años de experiencia en gestión de oficinas. Alta capacidad para trabajar de forma independiente y manejar múltiples tareas eficientemente. Excepcionales habilidades organizativas y de liderazgo. Excelentes habilidades verbales, escritas y comunicativas interpersonales. Demostrada experiencia trabajando de manera independiente con mínima supervisión.