Asistente Ejecutivo (Boston: Boston/Cambridge/Brookline)

Nuestro cliente, una rama de inversión de una universidad, busca un Asistente Ejecutivo Temporal para brindar apoyo administrativo y ejecutivo al personal de inversiones. Este puesto temporal de 6 a 8 meses cubre una baja por maternidad y está basado en Cambridge, MA. Las horas estándar son de 8:30 AM a 5:00 PM, el salario está entre los bajos y medios $40 por hora, y los candidatos deben estar disponibles para trabajar al menos cuatro días por semana en la oficina. Principales responsabilidades Coordinar y programar citas, reuniones y eventos mediante Outlook, incluyendo con altos directivos y gestores externos de fondos de inversión. Organizar y gestionar viajes complejos nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hoteles, trenes, servicios de transporte, pasaportes y visas. Preparar itinerarios de viaje, monitorear cambios y resolver problemas conforme avancen los viajes. Gestionar y procesar reembolsos de gastos y cuentas por pagar utilizando Concur y los sistemas del cliente. Redactar, editar y dar formato a documentos y presentaciones para reuniones internas y externas, incluyendo memorandos para la junta directiva y comités de inversión. Organizar y mantener materiales de investigación de inversiones en la base de datos y apoyar actualizaciones de datos/informes. Responder consultas que requieran un conocimiento profundo de todas las políticas y procedimientos. Anticiparse a las necesidades del equipo, incluyendo la gestión de plazos de proyectos, renovaciones de tarjetas y preparación de materiales para reuniones. Colaborar con el equipo administrativo más amplio para proporcionar cobertura ocasional adicional, incluida la rotación en recepción. Brindar apoyo en proyectos puntuales, planificación de eventos e investigaciones de diligencia debida según sea necesario. Requisitos del candidato Mínimo 3 años de experiencia administrativa; se prefiere experiencia previa en entornos de alto nivel directivo o de inversión. Título de escuela secundaria o equivalente requerido; título universitario preferido. Dominio del paquete Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Excelentes habilidades organizativas, de resolución de problemas y capacidad para manejar múltiples tareas. Profesionalismo demostrado, discreción y capacidad para manejar información confidencial. Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales. Capacidad para priorizar demandas concurrentes, adaptarse a cambios en las prioridades y trabajar bajo fechas límite ajustadas. Se prefiere fuertemente experiencia previa coordinando viajes internacionales complejos y sus reembolsos relacionados. Se anima a los candidatos calificados a postularse hoy mismo para ser considerados inmediatamente. Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se alienta a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales de arresto o condena para empleo, de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones integradas de contratación con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos, y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una completa gama de servicios de contratación a empresas emergentes de crecimiento acelerado y a las compañías Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas de práctica y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Obtenga más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies visitando www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencias federales y estatales según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado exitosamente, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)