SMI Property Management está comprometida en aumentar nuestro personal experimentado para brindar una excelente atención a sus propietarios y a sus inquilinos por igual. Estamos buscando un entusiasta Asistente Administrativo de Cartera para unirse a nuestro equipo en nuestra oficina de Keizer. PUESTO: Asistente Administrativo de Cartera DESCRIPCIÓN GENERAL: El Asistente Administrativo de Cartera proporciona apoyo operativo esencial al equipo de gestión de propiedades, asegurando el buen funcionamiento de las operaciones diarias. Este puesto ayuda con la documentación, informes, comunicaciones con inquilinos y proveedores, transiciones de propiedades y actividades de gestión de cartera, incluyendo análisis de mercado. El puesto apoya tanto a los Gerentes de Cartera como al personal de gestión de propiedades para mantener operaciones eficientes y una alta satisfacción de los inquilinos. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES: Apoyo Administrativo • Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia, asegurando respuestas oportunas. • Programar reuniones, inspecciones de propiedades y citas. • Preparar, archivar y mantener documentos de gestión de propiedades, informes y registros de inquilinos. • Redactar cartas, avisos, notificaciones de aumento de alquiler y comunicaciones oficiales a inquilinos y proveedores. • Archivar FEDs según lo indicado por los Gerentes de Cartera. Relaciones con Inquilinos y Clientes • Actuar como primer punto de contacto para inquilinos y proveedores. • Manejar profesionalmente consultas de inquilinos, solicitudes de servicio y quejas. • Ayudar a coordinar acuerdos de arrendamiento, renovaciones y documentación de entrada/salida. • Procesar salidas de inquilinos, incluyendo inspecciones, documentación y seguimiento de depósitos. • Preparar y distribuir avisos (alquiler atrasado, incumplimientos del contrato, no renovaciones y aumentos de alquiler) y realizar seguimiento para garantizar el cumplimiento o la resolución. • Mostrar unidades vacantes a posibles inquilinos según sea necesario. • Ayudar con los esfuerzos de retención de inquilinos mediante una comunicación positiva y respuestas oportunas. Apoyo Financiero y de Oficina • Procesar facturas, recibos e informes de gastos. • Ayudar con la recaudación de alquileres, preparación de depósitos y seguimiento de aumentos de alquiler. • Mantener bases de datos precisas, hojas de cálculo y sistemas de seguimiento. • Revisar los precios de alquiler locales y hacer recomendaciones a la gerencia sobre ajustes de alquiler o mejoras en estrategias. Asistencia en Gestión de Propiedades • Coordinar con el personal de mantenimiento y proveedores para programar órdenes de trabajo y reparaciones. • Realizar seguimiento de la finalización de solicitudes de mantenimiento y realizar acciones adicionales según sea necesario. • Asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa y los procedimientos de gestión de propiedades. • Ayudar con la incorporación de nuevas propiedades a la cartera, incluyendo la creación de archivos, ingreso de datos de propiedades en sistemas de gestión, organización de contratos con proveedores y preparación de comunicaciones de bienvenida para inquilinos y propietarios. REQUISITOS: • Diploma de escuela secundaria o equivalente (se prefiere título de asociado o licenciatura). • Conocimiento de la Ley de Arrendador-Inquilino y la Ley de Vivienda Justa. • Mínimo 2 años o más de experiencia en apoyo administrativo u oficinas en gestión de propiedades. • Fuertes habilidades organizativas con atención al detalle y precisión. • Excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente. • Habilidades analíticas para revisar alquileres del mercado y apoyar la toma de decisiones. • Dominio del paquete Microsoft Office; experiencia con software de gestión de propiedades (AppFolio y Tenant Tech preferidos). • Capacidad para priorizar tareas y trabajar de forma independiente en un entorno dinámico. COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS: Salario: Desde $25.00 por hora Horario: Tiempo completo | Lunes a viernes, de 8:00 AM a 5:00 PM Ubicación: Este es un puesto presencial basado en nuestra oficina de Keizer, con visitas ocasionales a propiedades. No se permite trabajo remoto. Los beneficios incluyen: • Seguro médico, dental y de visión • Tiempo libre remunerado • Inscripción en el Programa de Jubilación OregonSaves • Seguro de vida básico y adicional (ADD) • Seguro de discapacidad a largo plazo • Programa de Asistencia al Empleado (EAP) • Bienestar digital/Protección contra robo de identidad • Cobertura legal • Seguro para mascotas Para postularse, visite la página de Carreras en nuestro sitio web para descargar y enviar una solicitud de empleo: www.smiproperty.com/careers