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Recepcionista de bufete de abogados - Asignación temporal (santa rosa)

$25-35/hora

67 A St, Santa Rosa, CA 95401, USA

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Descripción

Buscamos un recepcionista temporal, preferiblemente con experiencia en bufetes de abogados o entornos de oficina similares, para cubrir una necesidad temporal durante varias semanas en noviembre/diciembre. Los candidatos deben hablar fluidamente inglés, tener excelentes habilidades de servicio al cliente, poseer sólidos conocimientos informáticos, tener experiencia con teléfonos multilínea y ser capaces de realizar las tareas que se enumeran a continuación. • Abrir/cerrar la oficina asegurándose de encender/apagar las luces de las áreas comunes. • Recibir y dirigir a todos los visitantes y personal de mantenimiento. • Responder llamadas en el sistema telefónico multilínea, revisando el correo de voz si es necesario. • Abrir, escanear, enviar por correo electrónico y distribuir todo el correo. • Mantener inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según sea necesario. • Abastecer las salas de suministros. • Preparar y desmontar salas de conferencias, incluyendo activar reuniones por Zoom y reorganizar muebles según sea necesario. • Proporcionar bebidas frías o calientes a clientes y abogados según sea necesario. • Reabastecer la cocina según sea necesario. • Cargar/descargar el lavavajillas. • Regar las plantas de la cocina. • Debe ser capaz de levantar 30 libras. • Gestionar el buzón de Outlook. La compensación se basará en la experiencia y oscilará entre $25 y $35 por hora. También se proporciona estacionamiento. La jornada laboral es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. con un descanso para el almuerzo no remunerado de 1 hora. Por favor envíe su currículum a Javier Tenorio, Director de Finanzas y Operaciones, a jtenorio@cmprlaw.com. No se aceptan llamadas telefónicas. Sobre nosotros: CMPR es un bufete de abogados de tamaño mediano ubicado en el centro de Santa Rosa. Nos especializamos en casos transaccionales y litigios para clientes en todo Estados Unidos e internacionalmente.

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Ubicación
67 A St, Santa Rosa, CA 95401, USA
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Funciones Esenciales y Deberes Básicos - Crear nuevos archivos de casos en el software de gestión legal (LawBase) para nuevos asuntos de desalojo residencial y agregar recordatorios (alerts) para fechas de audiencias y otros plazos críticos según se soliciten - Guardar adjuntos de correo electrónico (incorporando anexos proporcionados cuando sea necesario) en el espacio de trabajo adecuado del sistema de gestión de documentos (NetDocuments), siguiendo las convenciones correctas de nomenclatura y clasificación - Preparar y añadir portadas de documentos judiciales a los documentos recibidos por fax y entrega personal, para que puedan presentarse ante el tribunal - Ayudar a organizar una gran cantidad de documentos en papel y hacer seguimiento de cuándo pueden eliminarse adecuadamente - Preparar y enviar una gran cantidad de diferentes tipos de correspondencia - Atender solicitudes de servicio, incluyendo preguntas o tareas de Asistentes Legales y Abogados que deban resolverse mientras se esté físicamente en la oficina; ejemplos: proyectos de impresión, indexación de archivos, grandes proyectos de escaneo, grandes proyectos de envío postal (incluyendo notificaciones de incumplimiento), preparación de carpetas digitales e impresas (incluyendo carpetas para audiencias); visitas al tribunal - Actuar como suplente de otros puestos de back-office según sea necesario - Colaborar en la formación del nuevo personal de back-office en los procedimientos operativos estándar Calificaciones - Debe tener una extrema atención al detalle y producir trabajos precisos - Debe ser organizado y tener excelentes habilidades de seguimiento - Excelentes habilidades verbales y de comunicación (especialmente escritas) - Debe sentirse cómodo abordando a personas de todos los niveles dentro de la firma por teléfono, correo electrónico o en persona, con confianza y claridad - Capacidad para resolver problemas de manera metódica y práctica - Capacidad para prosperar en un entorno de equipo y buscar oportunidades para ayudar a los compañeros - Debe mantener una actitud positiva en un entorno de trabajo acelerado - Debe estar orientado a soluciones y al servicio al cliente - Son imprescindibles unas sólidas habilidades interpersonales - Persona autónoma, iniciativa propia, con capacidad para trabajar de forma independiente así como en equipo - Dominio de aplicaciones informáticas ofimáticas estándar (MS Office), incluyendo Outlook, Word y Excel - Debe poder levantar regularmente 40 libras y permanecer de pie durante todo el día - Se prefiere experiencia administrativa en oficina - Se prefiere título universitario Actividades Físicas y Requisitos de este Puesto Fuerza Física Capacidad para levantar y transportar suministros de oficina sin ayuda, que pueden incluir cajas de papel (hasta 40 libras) en diversos entornos. 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