Gerente de Oficina

Resumen del Puesto    El Gerente de Oficina de Nautilus Solar Energy ("NSE") desempeña un papel fundamental en el apoyo a las operaciones de la oficina corporativa dentro de una organización principalmente remota. El candidato ideal es una persona altamente organizada y proactiva que se desenvuelve bien en un entorno dinámico y está comprometida con la excelencia operativa. Este puesto requiere un equilibrio entre autonomía y colaboración, con responsabilidades que van desde coordinar la logística de la oficina y la gestión de proveedores hasta apoyar a los equipos internos con necesidades administrativas y operativas. El Gerente de Oficina estará basado en la oficina corporativa 4 días por semana y ocasionalmente viajará para apoyar eventos corporativos o iniciativas relacionadas con la oficina. Este puesto depende del Director Senior de Recursos Humanos y es una oportunidad a tiempo completo en modalidad híbrida.    Responsabilidades:  Responsabilidades en la oficina  Responsable de recibir, procesar y escanear correo a todos los departamentos necesarios y mantener la administración de envíos.   Responder llamadas y reenviar mensajes a los departamentos correspondientes  Mantener los sistemas y proveedores de la oficina (fotocopiadora, teléfonos, suministros de oficina y pedidos, contacto para cualquier mantenimiento de oficina, etc.)   Mantener las salas de conferencias y la apariencia de la oficina  Punto de contacto con TI para cualquier problema en la oficina, envío de equipos e inventario  Responsable de enviar el paquete para nuevos empleados  Contacto principal para visitantes y administración del edificio  Mantener la lista de empleados con acceso a la oficina   Recibir paquetes relacionados con obsequios de RRHH y mantener el inventario  Responsable de enviar y reenviar cualquier paquete necesario  Mantener las salas de conferencias y preparar reuniones presenciales, incluido el soporte para equipos de videollamadas.  Responsable de realizar pedidos de catering para reuniones trimestrales del consejo directivo y reuniones de liderazgo.  Preparar salas de conferencias para reuniones, incluida la configuración de equipos de audio y video.  Ingresar y mantener facturas administrativas  Requisitos Título universitario o experiencia equivalente en administración de oficina, operaciones comerciales o campo relacionado  3–5 años de experiencia gestionando funciones administrativas de oficina en un entorno corporativo o con prioridad remota  Demostrada capacidad para coordinar la logística de oficina, incluido el manejo de correo, gestión de calendarios y relaciones con proveedores.  Amplia experiencia en planificación y ejecución de eventos de oficina, reuniones de equipo y arreglos de viaje.  Dominio del paquete Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) y familiaridad con herramientas de colaboración como Zoom, Teams o Slack.  Excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades.  Fuertes habilidades interpersonales y de comunicación, con mentalidad orientada al servicio al cliente.  Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa en un entorno de trabajo híbrido.  Disposición para viajar ocasionalmente para apoyar eventos corporativos o iniciativas relacionadas con la oficina.    Beneficios Salario competitivo   Bono anual por desempeño   Beneficios (salud, visión, dental, seguro de vida básico, discapacidad a corto y largo plazo) cubiertos al 100% por Nautilus  Plan 401k disponible con coincidencia del empleador Rango salarial: $60,000-$65,000