Especialista en Cuentas por Pagar (Richmond)

RESUMEN: Proporciona apoyo en cuentas por pagar y tareas administrativas a los Servicios Empresariales del Campus. Procesa facturas cumpliendo con las políticas universitarias y de cuentas por pagar. Brinda apoyo administrativo general a los Servicios Empresariales del Campus. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL TRABAJO: Brinda apoyo al Coordinador de Presupuesto y Contabilidad. Tareas Administrativas-Atiende y deriva llamadas entrantes, proporcionando respuestas a preguntas rutinarias. Resuelve problemas, solicitudes de información y determina el cumplimiento de solicitudes de reembolso. Aconseja al personal afectado sobre los procedimientos adecuados. Ayuda en revisiones, conciliaciones y aprobaciones de facturas y estados mensuales de tarjetas de compra. Trabaja con directores y gerentes para verificar recibos, aplicar cargos a las cuentas correctas y investigar y conciliar cargos sospechosos. Asiste con informes ABC semanales para todos los eventos de catering con bebidas alcohólicas. Mantiene la información para comparaciones anuales e informes ABC. Resuelve problemas, solicitudes de información y determina el cumplimiento de solicitudes de reembolso. Aconseja al personal afectado sobre los procedimientos adecuados. Apoyo Financiero-Gestiona cuentas por pagar y funciones financieras para Operaciones Empresariales del Campus. Analiza, audita y concilia estados y facturas de proveedores para garantizar el cumplimiento con las políticas y procedimientos universitarios. Investiga y resuelve diariamente con proveedores y personal asuntos relacionados con solicitudes de pago, depósitos en efectivo y comprobantes contables. Prepara facturas para su pago. CALIFICACIONES: Conocimientos, habilidades y capacidades: Capacidad para mantener la confidencialidad de información sensible. Capacidad para trabajar de forma independiente y aplicar pensamiento crítico y habilidades para resolver problemas en un entorno dinámico y ocupado orientado al trabajo en equipo. Capacidad para trabajar con poca supervisión. Capacidad para ofrecer un alto nivel de servicio al cliente a diversas audiencias internas y externas. Capacidad para realizar múltiples tareas y adaptarse a situaciones cambiantes. Capacidad para ingresar datos y trabajar con precisión, prestando atención al detalle. Capacidad para comunicarse verbalmente y por escrito con tacto y diplomacia. Capacidad para priorizar tareas con sólidas habilidades de gestión del tiempo y organización. Conocimientos generales del paquete Microsoft Office; capacidad para aprender nuevo software. Conocimientos generales de procedimientos de cuentas por pagar, depósitos en efectivo y comprobantes contables. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA: Diploma de escuela secundaria o GED. Se requieren 2 años de experiencia en apoyo administrativo. 1 año de experiencia en cuentas por pagar preferido. HORARIO DE TRABAJO: Tiempo parcial; no exento. 24 horas por semana; el horario variará según las necesidades. ESTRUCTURA SALARIAL: Grado salarial 3 (Rango de contratación de $16.81 a $21.22 por hora)