Asistencia Administrativa (Santa Clara, CA, EE. UU.)

Descripción de la empresa IT Management Corporation, ITMC.net, fue fundada en 2009 como proveedor de soluciones de TI de nueva generación, centrado en la sostenibilidad, la conversión de redes y la alineación empresarial. Somos una organización profesional y altamente cualificada en consultoría y servicios de redes de voz y datos. En IT Management, nuestra misión es facilitar una transformación hacia un entorno técnico más eficiente y sostenible, habilitado por tecnología avanzada y una comunicación mejorada para optimizar la producción y aumentar la fiabilidad. Combinamos nuestros servicios profesionales y gestionados con tecnologías de proveedores líderes para ofrecer a nuestros clientes la mejor solución a sus necesidades, teniendo en cuenta los estándares del sector y la fiabilidad. Podemos ayudar a las empresas a diseñar estrategias, arquitecturas y hojas de ruta tecnológicas que se conviertan en el plan maestro de su visión. Más información en https://itmc.net/careers/# Descripción del puesto ¿Eres una persona proactiva y muy organizada que se desenvuelve bien en un entorno dinámico? Estamos buscando un asistente administrativo para apoyar a nuestro equipo ejecutivo y ayudar a gestionar las operaciones diarias de la oficina. Este es un puesto clave para garantizar el buen funcionamiento de nuestra empresa, asegurando que las tareas se completen, las prioridades se sigan y la oficina permanezca eficiente, bien organizada y acogedora. Este puesto va más allá del trabajo administrativo tradicional. Serás el punto central de coordinación de nuestras actividades operativas y administrativas, trabajando estrechamente con la dirección y el personal para fomentar un entorno de trabajo productivo y positivo. • Supervisar las operaciones diarias de la oficina para garantizar eficiencia y organización. • Brindar apoyo administrativo al equipo directivo y a los equipos operativos. • Gestionar suministros de oficina, inventario, equipos y relaciones con proveedores. • Atender consultas internas y externas relacionadas con la oficina de forma profesional. • Programar y coordinar reuniones, citas y eventos corporativos. • Preparar agendas, actas de reuniones y listas de seguimiento. • Supervisar tareas, seguimientos y plazos para garantizar la responsabilidad entre los equipos. • Apoyar en la incorporación de nuevos empleados, incluyendo la configuración de espacios de trabajo y la coordinación del acceso a los sistemas. • Mantener documentación interna, plantillas y registros en Microsoft 365 y SharePoint. • Brindar apoyo a diversos departamentos en necesidades de formato de documentos, comunicación y coordinación. Requisitos Requisitos: • 2 a 4 años de experiencia en puestos de asistente administrativo, asistente ejecutivo o coordinador de oficina. • Dominio de Microsoft 365, incluyendo Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint y SharePoint. • Excelentes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir con las tareas asignadas. • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. • Alto nivel de profesionalismo, discreción y fiabilidad. • Gran atención al detalle y precisión en la programación, documentación y comunicación. • Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa en un entorno acelerado. • Facilidad para aprender nuevas herramientas de software y trabajar con plataformas tecnológicas. Deseable: • Experiencia en una empresa tecnológica, firma de servicios profesionales o entorno de oficina dinámico. • Conocimientos de Microsoft Planner, To Do, Forms u otras herramientas de gestión de tareas. • Conocimientos básicos de sistemas de TI de oficina o capacidad para coordinar con el departamento de TI para configuración y soporte. • Experiencia previa apoyando a altos directivos o a múltiples departamentos simultáneamente. • Título de asociado o licenciatura en Administración de Empresas, Comunicaciones o campo relacionado. Información adicional • Operaciones y soporte de oficina ◦ Supervisar las operaciones diarias de la oficina para garantizar un entorno de trabajo limpio, eficiente y bien organizado. ◦ Gestionar suministros de oficina, equipos, relaciones con proveedores y proveedores de servicios. ◦ Actuar como punto de contacto principal para solicitudes internas relacionadas con la oficina y consultas externas. ◦ Coordinar el mantenimiento de la oficina, envíos/recibos y organización del espacio. • Apoyo administrativo ◦ Brindar apoyo administrativo directo a ejecutivos y líderes de departamentos. ◦ Gestionar calendarios, programar reuniones, coordinar viajes y preparar materiales para reuniones. ◦ Supervisar tareas, seguimientos y fechas de vencimiento para garantizar la responsabilidad del equipo y la finalización oportuna. ◦ Preparar, formatear y editar documentos, informes y presentaciones según sea necesario. • Coordinación de reuniones y eventos ◦ Programar y organizar reuniones internas, llamadas con clientes y eventos fuera de la oficina. ◦ Gestionar la logística de reuniones, preparar agendas, tomar notas y hacer seguimiento de los puntos de acción. ◦ Coordinar eventos corporativos, reuniones de equipo y actividades de reconocimiento de empleados. • Tecnología y herramientas ◦ Mantener la organización digital utilizando Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive y Outlook. ◦ Crear y gestionar carpetas compartidas, permisos de acceso y plantillas de documentación interna. ◦ Apoyar en la incorporación de nuevos empleados, incluyendo la configuración de cuentas y coordinación del acceso a sistemas. • Fortalecimiento del equipo y la cultura ◦ Ayudar a fomentar un entorno de trabajo positivo y colaborativo siendo un punto de contacto confiable. ◦ Apoyar los esfuerzos de comunicación interna, como recordatorios, anuncios y actualizaciones. ◦ Actuar como enlace entre departamentos para garantizar una colaboración fluida y la entrega eficaz de tareas. Postúlese ONLINE en: https://tiny.pl/9rm7b554