Coordinador de Ventas de Espacios para Eventos (San Anselmo)

Descripción del trabajo Descripción general El coordinador de eventos tiene como objetivo actuar como enlace entre los clientes y la ejecución impecable de eventos, asegurando que cada detalle se alinee con la visión y los objetivos del cliente. Este puesto implica una consulta exhaustiva con los clientes para determinar sus metas y requisitos para diversos eventos, como reuniones, conferencias y convenciones, y traducirlos en propuestas detalladas y presupuestos concretos. Un resultado principal de este rol es el desarrollo de propuestas de eventos que ayuden a cerrar contratos de venta de eventos. Este es un puesto sin comisiones. Las responsabilidades se extienden a supervisar todos los aspectos de la coordinación de eventos, incluyendo, entre otros, alojamientos, logística, instalaciones, catering, y seguridad del evento. Se encarga de garantizar la disponibilidad y preparación del equipo y servicios necesarios, inspeccionar las instalaciones del evento para verificar el cumplimiento con las especificaciones del cliente y mantener registros minuciosos relacionados con todos los aspectos de la gestión de eventos. Al coordinador de eventos le corresponde elaborar propuestas completas de eventos y cronogramas detallados, supervisar de cerca el desarrollo de los eventos para asegurar el cumplimiento normativo y resolver rápidamente cualquier problema que surja. En última instancia, el coordinador de eventos actúa como puente entre las aspiraciones del cliente y la realización de eventos exitosos y memorables, asegurando la satisfacción del cliente y buscando continuamente mejorar la calidad de los eventos y las relaciones con los clientes. Este puesto reporta directamente al cargo de Gestión Senior de Eventos. Principales funciones: Venta de espacios para eventos Coordinación de eventos Servicio al cliente excepcional para todas las partes interesadas, internas y externas Apoyo administrativo y ejecución de entregas Responsabilidades: Alquiler de espacios para eventos Consultar con los clientes para determinar los objetivos y requisitos de los eventos, como reuniones, conferencias y convenciones Elaborar propuestas de eventos Desarrollar presupuestos individuales para cada evento como parte de las propuestas Revisar facturas para verificar su exactitud y enviarlas para su pago al jefe del departamento Coordinar los servicios para los eventos, como alojamiento y llegada de proveedores para los participantes, instalaciones, catering, señalización, exhibiciones, necesidades especiales y seguridad del evento Organizar la disponibilidad de equipos audiovisuales, transporte, exhibiciones y otras necesidades del evento Coordinar con el personal del lugar elegido para el evento Inspeccionar las instalaciones del evento para asegurar que cumplan con los requisitos del cliente (antes y después del evento) Mantener registros de los detalles del evento, incluyendo detalles financieros, evaluaciones de los espacios, incidentes ocurridos, sugerencias de mejora y comentarios de los organizadores Crear un cronograma del evento que se compartirá con las partes interesadas involucradas Supervisar las actividades del evento para asegurar el cumplimiento de las regulaciones y leyes aplicables, la satisfacción de los participantes y la resolución de cualquier problema que surja Proponer términos de negociación para posibles proveedores Evaluar y seleccionar proveedores de servicios Planificar y desarrollar programas, agendas, presupuestos y servicios según los requisitos del cliente Capacitar y supervisar voluntarios y personal de apoyo necesarios para los eventos Realizar evaluaciones posteriores al evento para determinar cómo se pueden mejorar futuros eventos Realizar tareas administrativas, como la presentación de presupuestos, planificación operativa, distribución de materiales promocionales y respuesta a consultas Reunirse con patrocinadores y comités organizadores para planificar el alcance y formato de los eventos, establecer y supervisar presupuestos, o revisar procedimientos administrativos y el progreso del evento Leer publicaciones del sector, asistir a seminarios y consultar con otros profesionales de eventos para mantenerse actualizado sobre estándares y tendencias en la gestión de reuniones Organizar la inscripción de los participantes del evento Desarrollar ideas y temas para eventos y seleccionar oradores destacados Promocionar servicios de conferencias, convenciones y eventos realizando tareas como reuniones con asociaciones profesionales y comerciales, y producir folletos y otras publicaciones Diseñar e implementar estrategias para dar a conocer los eventos y promover patrocinios Obtener permisos del departamento de bomberos y de salud para instalar exhibiciones y servir alimentos durante los eventos Gestión de alquileres a corto plazo de espacios Recomendar cambios que puedan mejorar el servicio y aumentar la eficiencia operativa Asegurarse de que cada alquiler de espacio tenga el seguro adecuado antes de cualquier evento Se podrán asignar otras funciones no enumeradas aquí