Coordinador de Facturación para Servicios Recreativos (4350 Auburn Blvd)

Resumen del puesto Bajo la supervisión del Gerente de Recreación, el Coordinador de Facturación de Programas y Soporte al Cliente es responsable de asistir al Director de Operaciones (COO) y a la División de Recreación en la preparación de datos de facturación de programas, recolección de facturas y recibos, conciliación financiera, elaboración de informes de facturación, programación de programas/clientes, soporte general al cliente y otras funciones administrativas. Una responsabilidad principal de este puesto será la administración del programa UCP Pay/FMS (servicios de gestión financiera) de UCP, el cual provee reembolsos y pagos de terceros a individuos y familias que participan en actividades recreativas o de socialización calificadas. El candidato ideal tendrá experiencia destacada en facturación y conciliación de cuentas, habilidades comunicativas, experiencia con contratos, una sólida capacidad para trabajar con datos e informes, excelentes habilidades de trabajo en equipo e interpersonales, y entusiasmo por expandir la misión de UCP para ayudar a más personas y sus familias. Funciones esenciales Gestión del Programa UCP Pay/FMS (Función Principal) • Gestionar las actividades esenciales del nuevo programa UCP Pay/FMS de UCP bajo la dirección del COO y el Gerente de Recreación. • Asistir a nuevos clientes en su registro y configuración correcta dentro de nuestro programa UCP Pay/FMS. • Recoger y registrar las autorizaciones de gasto de los clientes. • Verificar con familias y proveedores los datos clave de autorización y pago. • Autorizar fondos disponibles, rastrear gastos, liberar fondos, recopilar recibos y generar informes facturables. • Colaborar con el director financiero (CFO), especialistas en cuentas por cobrar y cuentas facturables de UCP. • Facturar adecuadamente bajo los contratos de UCP. • Proveer soporte al cliente para los participantes del programa, coordinadores de servicios y personal de apoyo de UCP. • Desarrollar sistemas con procedimientos operativos estándar escritos y documentación. Otras Funciones • Proporcionar asistencia técnica al personal clave incluyendo al COO, Especialista en eLearning y Tecnología, y al Gerente de Recreación. • Recopilar y analizar datos clave de facturación del programa y métricas de servicio. • Realizar la conciliación de datos de facturación del programa con los equipos financieros de UCP. • Ofrecer apoyo en programación, registro y pagos para individuos que asisten a eventos recreativos de UCP. • Ayudar en la revisión y actualización de acuerdos y contratos de servicio. • Atender, filtrar y derivar llamadas entrantes al departamento o persona adecuada. • Realizar tareas administrativas generales incluyendo entrada de datos, organización de archivos y preparación de documentos. • Responder consultas tanto de empleados internos como de clientes externos con profesionalismo y cortesía, proporcionando asistencia técnica si es necesario. • Asistir periódicamente a eventos presenciales para apoyar al departamento de programas recreativos. Educación y Experiencia Requeridas • Educación: Diploma de escuela secundaria o GED requerido. Se prefiere un título asociado en contabilidad, administración de empresas o campo relacionado. • Experiencia: 3+ años de experiencia en contabilidad, facturación o campos relacionados. Se valora experiencia con servicios del Centro Regional. Habilidades, Competencias y Capacidades Requeridas • Habilidades de Facturación/Contabilidad: Fuertes habilidades analíticas, incluyendo dominio en hojas de cálculo, tablas de datos, libros mayores, facturación, conciliación de datos y cuentas por cobrar. • Habilidades de Comunicación: Excelentes habilidades verbales y escritas para interactuar eficazmente con clientes, familias, coordinadores de servicios y colegas profesionales. • Habilidades Organizativas: Capacidad para multitarea, priorizar y mantener atención al detalle. • Dominio Técnico: Conocimiento avanzado en la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y facilidad para aprender nuevas herramientas de software. • Habilidades Interpersonales: Actitud accesible y comportamiento profesional. • Confidencialidad: Comprensión sólida sobre la importancia de mantener la confidencialidad al manejar información financiera. • Trabajo en Equipo: Capacidad para colaborar con equipos de programas y finanzas, así como con partes interesadas externas asegurando que se alcancen los objetivos de UCP y que las personas se sientan valoradas. • Orientación al Servicio al Cliente: Alta capacidad para brindar excelente soporte y ayuda a los miembros del equipo interno, fomentando un ambiente de colaboración. • Toma de Decisiones: Capacidad para demostrar buen juicio, resolución de problemas y toma de decisiones independientes. Ubicación Este puesto está ubicado en las instalaciones de UCP de Sacramento y el Norte de California, en 4350 Auburn Blvd, Sacramento, CA 95841. Condiciones de Trabajo y Requisitos Físicos Los requisitos físicos descritos aquí representan las condiciones que debe cumplir un empleado para desempeñar satisfactoriamente las funciones esenciales de este puesto. Se pueden hacer adaptaciones razonables para capacitar a personas con discapacidades para realizar las funciones esenciales. Las condiciones de trabajo incluyen laborar en un entorno de oficina con viajes ocasionales a otros lugares según sea necesario. El entorno de oficina puede incluir interrupciones constantes e interacciones con el público. Durante el desempeño de las funciones de este trabajo, el empleado deberá sentarse regularmente, hablar y oír lo suficientemente bien como para conversar por teléfono y en persona. Se requiere el uso de manos y dedos para teclear en computadoras, organizar archivos, escribir y contestar teléfonos, además de tener una visión suficiente para leer instrucciones. El empleado ocasionalmente podría levantar y/o mover hasta 10 libras. Por favor note que esta descripción de puesto no está diseñada para cubrir ni contener una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades exigidas para este trabajo. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar o añadirse en cualquier momento según las necesidades empresariales. Igualdad de Oportunidad en el Empleo UCP de Sacramento y el Norte de California se compromete a ofrecer un entorno laboral profesional libre de discriminación y acoso, prohibiendo expresamente toda forma de discriminación y acoso basada en raza, color, casta, religión, credo religioso (incluyendo prácticas religiosas de vestimenta y aseo personal), origen nacional, ascendencia, ciudadanía, discapacidad física o mental, condición médica (incluyendo cáncer y condiciones genéticas), información genética, estado civil, sexo (incluyendo embarazo, parto, lactancia o condiciones médicas relacionadas), género, identidad de género, expresión de género, decisiones sobre salud reproductiva, edad (40 años o más), orientación sexual, condición de veterano o militar, víctimas de violencia doméstica, afiliación política, y cualquier otra característica protegida por leyes estatales o federales antidiscriminatorias aplicables al empleo. Tipo de empleo: Tiempo completo Salario: $25.00 - $29.00 por hora Horas esperadas: 40 horas por semana Beneficios: • Seguro dental • Cuenta de gastos flexibles • Seguro médico • Cuenta de ahorro médico • Tiempo libre remunerado • Seguro visual Horario: • Turno de 8 horas • Turno diurno • Lunes a viernes • Sin fines de semana Lugar de trabajo: Presencial