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Floater Pool (ciudad de Nueva York: Manhattan)
Nuestro cliente, una de las principales firmas globales de capital privado, busca un Asistente Temporal a Largo Plazo para proporcionar un apoyo administrativo fluido al Ejecutivo cuando el Administrador esté fuera de la oficina y cubrir tareas adicionales. El horario general es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. con flexibilidad para horas extras según sea necesario. Trabajo presencial de lunes a jueves, con viernes remoto; debe tener flexibilidad para ir a la oficina si es necesario.
Responsabilidades:
Gestión exhaustiva del calendario, incluyendo programación de reuniones y comunicación de detalles a los asistentes. Esto requiere adoptar un enfoque flexible ante cambios en los horarios y asegurar que se cumplan todas las citas.
Priorizar necesidades conflictivas; gestionar todos los asuntos de forma oportuna, proactiva y dar seguimiento a los proyectos hasta su finalización exitosa, a menudo bajo presión de plazos.
Atender llamadas entrantes y recibir visitantes de manera profesional y cortés.
Organizar planes de viaje complejos y elaborar itinerarios detallados, obtener los documentos necesarios para viajar y coordinar visas.
Programar y organizar conferencias y eventos fuera de la oficina, incluyendo toda la logística relacionada.
Preparar y redactar cartas, memorandos y correspondencia rutinaria. Editar para garantizar precisión y claridad del texto final; revisar ortografía, gramática, formato y coherencia y realizar los cambios apropiados.
Asignar y procesar gastos para ejecutivos, incluyendo gastos con American Express y gastos pagados directamente, utilizando el sistema SAP Concur.
Utilizar correo postal, FedEx y otros servicios para enviar y rastrear correo prioritario; trabajar con el personal del servicio de mensajería para enviar paquetes según sea necesario.
Brindar cobertura telefónica y asistencia suplente.
Realizar otras tareas ad hoc según se asignen y requieran.
Requisitos:
Título universitario (licenciatura) preferido.
5 o más años de experiencia o formación en apoyo administrativo, o combinación equivalente de educación y experiencia.
Capacidad para destacar en un entorno de trabajo rápido e intensivo; demostrada capacidad para priorizar múltiples tareas y cumplir con los plazos.
Capacidad para cambiar de tarea de forma independiente y demostrar flexibilidad en diferentes asignaciones de cobertura.
Demostrar iniciativa sólida y sentido de propiedad sobre las responsabilidades; adoptar una actitud proactiva y positiva frente a las tareas asignadas, planificar anticipadamente posibles problemas y tomar las acciones adecuadas.
Excelentes habilidades interpersonales necesarias para manejar situaciones sensibles y confidenciales; este puesto requiere constantemente serenidad, tacto y diplomacia en todas las situaciones.
Excepcionales habilidades comunicativas escritas y verbales; gran atención al detalle al redactar y revisar materiales.
Actitud orientada al trabajo en equipo y colaboración es imprescindible.
Amplio conocimiento de Microsoft Outlook y dominio de Excel, Word y PowerPoint.
Conocimientos prácticos de procedimientos administrativos de oficina y manejo de equipos de oficina estándar.
Se valora altamente experiencia apoyando a un grupo de ejecutivos en un entorno corporativo.
Experiencia en el sector financiero es deseable, pero no obligatoria.
Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse.
Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales de arresto o condena para empleo, de conformidad con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California.
Si desea completar nuestro formulario voluntario de autorreconocimiento, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/
La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá aparte de todos los demás registros.
Perfil de la empresa:
Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones de contratación coordinadas con un servicio sin igual, compromiso con la finalización exitosa de proyectos y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua.
Nuestras marcas especializadas ofrecen una gama completa de servicios de contratación a empresas emergentes de crecimiento acelerado y a las empresas de la lista Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se añadirán ubicaciones de oficinas, áreas especializadas y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes.
Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com.
Información sobre beneficios:
Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios.
Esperamos trabajar con usted.
Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)
224 Central Prk W, New York, NY 10024, USA
$40-60/hora
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