Asistente ejecutivo

Sobre nosotros Egon Zehnder es la firma líder mundial en búsqueda de ejecutivos y consultoría de liderazgo, ayudando a los líderes a enfrentar cuestiones complejas con respuestas humanas. Ayudamos a las organizaciones a abordar el núcleo de sus desafíos de liderazgo y ofrecemos retroalimentación honesta y conocimientos profundos para que los líderes puedan alcanzar su verdadero ser y propósito. Creemos que juntos podemos transformar personas, organizaciones y el mundo a través del liderazgo. La oportunidad El Asistente Ejecutivo brinda apoyo a uno o más consultores, ayudándolos en todos los aspectos de los encargos con clientes y asumiendo un papel activo en la supervisión de tareas administrativas. El puesto requiere una persona capaz de planificar, ejecutar y finalizar proyectos según plazos estrictos. Esto incluye obtener recursos y coordinar los esfuerzos de miembros del equipo y clientes para entregar los proyectos según lo previsto. El Asistente Ejecutivo debe gestionar proactivamente los cambios en el alcance del proyecto, identificar posibles crisis y elaborar planes de contingencia de forma regular. El candidato ideal será altamente flexible, con gran capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente y que disfrute de la variedad e imprevisibilidad de gestionar múltiples proyectos y prioridades cambiantes. Se espera que el Asistente Ejecutivo sienta un sentido de propiedad e implicación en el proceso, de modo que pueda coordinar todos los elementos necesarios para el éxito de un encargo. El Asistente Ejecutivo debe garantizar el manejo discreto de todas las interacciones con clientes, candidatos, etc. Lo que harás Administrativo Organizar todas las agendas, incluyendo, entre otras, reuniones y entrevistas con candidatos, reuniones y entrevistas con clientes, reuniones de desarrollo de negocio, reuniones relacionadas con encargos y reuniones internas, videoconferencias, etc. Gestionar calendarios complejos y priorizar reuniones/llamadas según sea necesario. Organizar y coordinar planes de viaje, itinerarios y agendas detallados y complejos tanto para consultores como para candidatos. Preparar documentos para reuniones relacionadas con viajes. Procesar reembolsos de gastos para consultores y candidatos. Redactar, preparar y editar correspondencia confidencial. Realizar otras actividades de apoyo administrativo, incluyendo, entre otras, atender llamadas telefónicas, recibir y dirigir visitantes, planificación de eventos y otros proyectos puntuales según se soliciten. Garantizar que nuestra base de datos global esté actualizada y sea precisa; incluyendo, entre otros, todos los documentos internos y de clientes, información de clientes/candidatos, notas, correos electrónicos y citas. Desempeñar funciones adicionales de oficina/recepción según sea necesario para asegurar el correcto funcionamiento de la oficina. Brindar apoyo puntual a otros Asistentes Ejecutivos cuando se solicite para ayudar con cargas de trabajo adicionales, según la disponibilidad y bajo la supervisión del Gerente de Administración Regional. Coordinación de búsquedas Actuar como enlace con clientes y candidatos, ayudando al consultor en las actividades diarias de búsqueda. Ser el punto de contacto único para todos los asuntos clave de logística. Comunicarse directamente, y en nombre del consultor, sobre encargos con clientes, candidatos y tareas internas. Actuar como puente para facilitar una comunicación fluida entre el consultor y los miembros del equipo interno y externo. Adoptar un enfoque proactivo para ayudar con diversas necesidades del cliente durante la ausencia del consultor. Trabajar estrecha y eficazmente con el consultor y con las partes interesadas de investigación para garantizar que se cumplan los plazos y se atiendan las necesidades de clientes y candidatos. Producir entregables de alta calidad para clientes y candidatos, asegurando su finalización dentro de los plazos establecidos. Completar con éxito aspectos críticos de los entregables con un enfoque práctico. Priorizar necesidades conflictivas; gestionar asuntos de forma rápida y proactiva, y dar seguimiento oportuno a proyectos sensibles en el tiempo hasta su finalización exitosa. Apoyar al departamento de contabilidad con facturación, emisión de facturas a clientes y cuentas por cobrar. Establecer relaciones positivas y mantener contacto regular con candidatos ejecutivos de alto nivel (ejecutivos y candidatos de empresas Fortune 500) involucrados en proyectos altamente confidenciales. Desarrollo de negocio En colaboración con el consultor, crear y gestionar el proceso para impulsar la estrategia de desarrollo de negocio del consultor. Colaborar con el consultor, el equipo de investigación y otros miembros del equipo en la elaboración de presentaciones y materiales de marketing de alta calidad, y asumir la responsabilidad de finalizar los materiales para propuestas y eventos. Requisitos Lo que estamos buscando Título universitario (preferido) Un mínimo de 5 años de experiencia en funciones administrativas, preferiblemente en una firma de servicios profesionales. Capacidad para gestionar múltiples tareas: ser capaz de manejar múltiples proyectos con plazos definidos, ya que la gestión del tiempo, el reconocimiento de patrones, la priorización, la atención meticulosa a los detalles y el juicio son fundamentales en este puesto. Resolución de problemas con recursos: capacidad para trabajar en entornos ambiguos, sentirse cómodo con lo desconocido y rendir bien bajo presión, resolviendo problemas eficazmente. Iniciativa personal: altamente motivado, con una excelente ética de trabajo y seguridad en uno mismo, difícil de desestabilizar, capaz de pensar con agilidad. Comunicación sólida: habilidades interpersonales y de comunicación excepcionales (orales y escritas). Capacidad para interactuar profesionalmente tanto con partes interesadas ejecutivas como con colegas. Colaborador natural: deseo de ayudar a fomentar y preservar una cultura empresarial en la que todos sean bienvenidos, incluidos y tengan la oportunidad de tener éxito. Jugador de equipo colaborativo, con un historial de maximizar tanto el rendimiento del equipo como el individual. Beneficios Cómo es trabajar aquí Trabajamos como un equipo unificado con experiencia en diversos sectores, funciones y regiones. Nuestra organización se puede describir como de alto rendimiento y colaborativa, combinada con una cultura de cuidado y respeto. Desde el principio, hemos sido una firma guiada por valores. Estos tienen un aspecto aspiracional: guían nuestro comportamiento y nos recuerdan cuándo no cumplimos con ellos. Nuestra firma se rige por cinco valores: Una Firma, Clientes Primero, Generosidad, Espíritu de Propiedad y Aceptar las Diferencias. Cada uno enfatiza un aspecto diferente de quiénes somos (y quiénes queremos ser), y solo juntos nos ayudan a equilibrar lo que es correcto en cada situación. Beneficios Modelo de trabajo híbrido: 50 % en la oficina / 50 % remoto* (martes, miércoles y jueves) 401k: coincidencia de la empresa y contribución adicional discrecional del empleador Plan integral de salud: médico, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a largo plazo Programa de Asistencia al Empleado (EAP) Licencia parental pagada Tiempo libre personal: vacaciones pagadas, días de enfermedad, días de voluntariado Feriados pagados, incluida una semana libre entre Navidad y Año Nuevo Nuestras oficinas Desde su fundación en una casa señorial de Zúrich en 1964, Egon Zehnder ha crecido hasta contar con 67 oficinas en 37 países. Contamos con 2300 empleados a nivel mundial y 450 empleados en Estados Unidos. Nuestras oficinas en EE. UU. incluyen Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Ángeles, Miami, Nueva York, Palo Alto, San Francisco, Seattle y Washington D.C. *En Egon Zehnder, la seguridad, el bienestar y el compromiso de los empleados son una prioridad máxima y parte fundamental de nuestra cultura. Egon Zehnder Estados Unidos opera bajo un modelo híbrido que exige que todos los empleados estadounidenses, en todos los puestos, trabajen presencialmente al menos el 50 % de los días laborables disponibles cada mes en la oficina de Egon Zehnder a la que están asignados. Los empleados estadounidenses pueden trabajar de forma remota durante los días restantes del mes. Esta política puede modificarse en cualquier momento por Egon Zehnder.

Salario negociable

GXA

Gerente de oficina

Richardson, TX, USA

GXA, una empresa consultora de TI y Ciberseguridad en rápido crecimiento, busca un Gerente de Oficina experimentado para supervisar las operaciones diarias de nuestra oficina corporativa en Richardson, Texas. Con un equipo dinámico de aproximadamente 30 miembros locales y remotos y un entorno de trabajo acelerado, necesitamos una persona dedicada que garantice que nuestra oficina funcione sin problemas y de manera eficiente. Descripción del puesto: En este rol dinámico y práctico, se le encargará gestionar y supervisar una variedad de funciones operativas esenciales, incluyendo administración general, contabilidad, gestión de instalaciones, recursos humanos y nómina. Su objetivo principal será fomentar un entorno de trabajo eficiente y próspero, al tiempo que construye y mantiene una infraestructura sólida en la oficina trasera que apoye y acelere el crecimiento de la empresa. Como punto central de contacto para todos los asuntos relacionados con la oficina, supervisará un conjunto diverso de responsabilidades. Estas incluyen gestionar relaciones con proveedores, adquirir suministros de oficina, garantizar el correcto funcionamiento de la oficina, manejar tareas de nómina y contabilidad básica. Su función contribuirá al bienestar general del equipo y será crucial para asegurar que las operaciones diarias se desarrollen sin contratiempos, permitiendo a la organización alcanzar sus objetivos estratégicos. Responsabilidades principales: Supervisar las operaciones diarias de la oficina, garantizando funciones traseras fluidas y eficientes, incluyendo contabilidad, recursos humanos, nómina y gestión de la cadena de suministro. Brindar apoyo administrativo integral al equipo, fomentando un entorno de trabajo productivo y colaborativo. Gestionar relaciones con proveedores, supervisar la adquisición de suministros de oficina y garantizar el mantenimiento y funcionamiento del equipo de oficina. Coordinar y optimizar los procesos de oficina para apoyar el crecimiento de la empresa y alinearse con los objetivos operativos. Realizar diversas tareas administrativas de oficina, incluyendo mantenimiento, correo, gestión de suministros, mantenimiento de equipos, facturación, recados y compras. Mantener las condiciones de la oficina y coordinar las reparaciones necesarias para garantizar un entorno de trabajo seguro y agradable. Actualizar y mantener las políticas de oficina en colaboración con el departamento de recursos humanos. Realizar tareas de nómina y contabilidad básica. Desempeñar tareas relacionadas con recursos humanos, como incorporación, salida de empleados e inscripción en beneficios, asegurando una transición sin problemas para los empleados. Garantizar la facturación oportuna y precisa y el procesamiento de pagos, especialmente en el manejo de pagos de clientes. Supervisar la gestión de instalaciones, incluyendo la negociación de contratos y precios con proveedores, prestadores de servicios y la gestión de arrendamientos de oficinas. Gestionar el presupuesto de administración de oficina, proporcionando informes financieros precisos y oportunos. Ofrecer apoyo general y asistencia a visitantes, asegurando una experiencia positiva y profesional. Estar disponible fuera del horario laboral para emergencias en el edificio y responder rápidamente a cualquier problema. Atender consultas de empleados relacionadas con asuntos de gestión de oficina, brindando soluciones y apoyo según sea necesario. Actuar como enlace con proveedores de servicios de gestión de instalaciones, como limpieza, catering y seguridad, asegurando que el entorno de la oficina esté bien mantenido. Realizar inspecciones regulares del edificio de la oficina para garantizar que todas las áreas funcionen correctamente. Planificar y coordinar actividades internas o fuera del sitio, como fiestas corporativas, celebraciones y conferencias, contribuyendo a una cultura empresarial positiva. Asumir un rol orientado a tareas que implique cumplir plazos, adherirse a procesos y mantener un enfoque concentrado en las responsabilidades. Requisitos: Experiencia mínima de 8 años en gestión de oficina y de instalaciones. Experiencia demostrada como Gerente de Oficina o Gerente de Recepción. Este puesto es presencial: debe estar disponible para trabajar en la oficina de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Debe tener transporte confiable y residir a menos de 35 minutos de distancia de la oficina. Título universitario en un campo relevante de administración. Dominio del paquete Microsoft Office, especialmente MS Excel y MS Outlook. Conocimientos prácticos de QuickBooks Online. Experiencia práctica en el uso de equipos de oficina, incluyendo fotocopiadoras e impresoras. Familiaridad con herramientas de programación de correos electrónicos, como Email Scheduler y Boomerang. Excepcionales habilidades de gestión del tiempo con capacidad para multitarea y priorizar eficazmente. Gran atención al detalle junto con excelentes habilidades para resolver problemas. Sobresalientes habilidades de comunicación escrita y verbal. Capacidades superiores de organización y planificación en un entorno acelerado. Mentalidad creativa con capacidad para proponer e implementar mejoras. Este es un puesto profesional: no se permiten tatuajes visibles ni piercings corporales (lengua o nariz). Beneficios: Plan de salud (médico, dental y visual) Seguro de vida (básico, voluntario y por accidente) Tiempo libre pagado (vacaciones, enfermedad y días festivos oficiales) Beneficios complementarios (Legal Shield/Aflac) Rango salarial $75,000 - $100,000 dependiendo de las calificaciones y experiencia laboral

GXA, una empresa consultora de TI y ciberseguridad en rápido crecimiento, busca un Gerente de Oficina experimentado para supervisar las operaciones diarias de nuestra oficina corporativa en Richardson, Texas. Con un equipo dinámico de aproximadamente 30 miembros locales y remotos y un entorno de trabajo acelerado, necesitamos una persona dedicada para garantizar que nuestra oficina funcione sin problemas y de manera eficiente. Descripción del puesto: En este rol dinámico y práctico, se le encargará gestionar y supervisar una variedad de funciones operativas esenciales, incluyendo administración general, contabilidad, gestión de instalaciones, recursos humanos y nómina. Su objetivo principal será fomentar un entorno de trabajo eficiente y próspero, al tiempo que construye y mantiene una infraestructura sólida en la oficina trasera que apoye y acelere el crecimiento de la empresa. Como punto central de contacto para todos los asuntos relacionados con la oficina, supervisará un conjunto diverso de responsabilidades. Estas incluyen la gestión de relaciones con proveedores, la adquisición de suministros de oficina, garantizar el buen funcionamiento de la oficina, manejar tareas de nómina y contabilidad básica. Su función contribuirá al bienestar general del equipo y será crucial para asegurar que las operaciones diarias se desarrollen sin problemas, permitiendo a la organización alcanzar sus objetivos estratégicos. Responsabilidades principales: Supervisar las operaciones diarias de la oficina, garantizando funciones traseras fluidas y eficientes, incluyendo contabilidad, recursos humanos, nómina y gestión de la cadena de suministro. Brindar apoyo administrativo integral al equipo, fomentando un entorno de trabajo productivo y colaborativo. Gestionar las relaciones con proveedores, supervisar la adquisición de suministros de oficina y garantizar el mantenimiento y funcionamiento del equipo de oficina. Coordinar y optimizar los procesos de oficina para apoyar el crecimiento de la empresa y alinearse con los objetivos operativos. Realizar diversas tareas administrativas de oficina, incluyendo mantenimiento, correo, gestión de suministros, mantenimiento de equipos, facturación, recados y compras. Mantener las condiciones de la oficina y coordinar las reparaciones necesarias para garantizar un entorno de trabajo seguro y agradable. Actualizar y mantener las políticas de oficina en colaboración con el departamento de recursos humanos. Realizar tareas de nómina y contabilidad básica. Realizar tareas relacionadas con recursos humanos, como incorporación, baja y registro de beneficios, asegurando una transición fluida para los empleados. Garantizar la facturación oportuna y precisa y el procesamiento de pagos, especialmente en el manejo de pagos de clientes. Supervisar la gestión de instalaciones, incluyendo la negociación de contratos y precios con proveedores, prestadores de servicios y la gestión de arrendamientos de oficinas. Gestionar el presupuesto de administración de oficina, proporcionando informes financieros precisos y oportunos. Ofrecer apoyo general y asistencia a visitantes, asegurando una experiencia positiva y profesional. Estar disponible fuera del horario laboral para emergencias en el edificio y responder rápidamente a cualquier problema. Atender consultas de empleados relacionadas con asuntos de gestión de oficina, brindando soluciones y apoyo según sea necesario. Actuar como enlace con proveedores de servicios de gestión de instalaciones, como limpieza, catering y seguridad, asegurando que el entorno de oficina esté bien mantenido. Realizar inspecciones regulares del edificio de la oficina para asegurar que todas las áreas funcionen correctamente. Planificar y coordinar actividades internas o externas, como fiestas de empresa, celebraciones y conferencias, contribuyendo a una cultura empresarial positiva. Asumir un rol orientado a tareas que implique cumplir plazos, adherirse a procesos y mantener un enfoque concentrado en las responsabilidades. Requisitos: Experiencia mínima de 8 años en gestión de oficina y facilidades. Experiencia demostrada como Gerente de Oficina o Gerente de Oficina Principal. Este es un puesto presencial: debe estar disponible para trabajar en la oficina de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Debe tener transporte confiable y residir a menos de 35 minutos de trayecto de la oficina. Se requiere título universitario en un campo relacionado con la administración. Dominio del paquete Microsoft Office, especialmente MS Excel y MS Outlook. Conocimientos prácticos de QuickBooks Online. Experiencia práctica en el uso de equipos de oficina, incluyendo fotocopiadoras e impresoras. Conocimiento de herramientas de programación de correo electrónico, como Email Scheduler y Boomerang. Excepcionales habilidades de gestión del tiempo con capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar eficazmente. Gran atención al detalle combinada con excelentes habilidades para resolver problemas. Sobresalientes habilidades de comunicación escrita y verbal. Excelentes capacidades de organización y planificación en un entorno acelerado. Mentalidad creativa con capacidad para proponer e implementar mejoras. Este es un puesto profesional: no se permiten tatuajes visibles ni perforaciones corporales (lengua o nariz). Beneficios: Plan de salud (médico, dental y visual) Seguro de vida (básico, voluntario y por accidente) Tiempo libre pagado (vacaciones, enfermedad y días festivos oficiales) Beneficios auxiliares (Legal Shield/Aflac) Rango salarial $75,000 - $100,000 dependiendo de las calificaciones y experiencia laboral

$75,000-100,000

Inicio ecológico contrata ahora Gerente de Operaciones de Ingresos y Oficina - San Rafael (san rafael)

12 Alta Vista Way, San Rafael, CA 94901, USA

Operaciones de Ingresos y Gerente de Oficina – Lingrove Ubicación: San Rafael, CA Tipo de empleo: Tiempo completo, presencial Rango salarial anual: $85,000 - $120,000 Únete a Lingrove y crea un futuro mejor con ekoa® En ekoa® by Lingrove, estamos revolucionando el entorno construido con nuestra línea de productos interiores ecológicos y de alto rendimiento, ekoa®. Aprovechamos la fuerza del lino para crear soluciones naturales de protección de paredes y carpintería que combinan rendimiento, estilo y sostenibilidad. ¿Estás listo para generar un impacto duradero? Descripción del puesto Estamos buscando un Operador de Ingresos y Gerente de Oficina proactivo que actúe como el eslabón fundamental entre nuestros equipos de ventas, operaciones y otros departamentos. En este puesto tecnológico, combinarás unas excelentes habilidades de comunicación humana con herramientas digitales y automatización para optimizar los procesos de ventas, agilizar la gestión de pedidos y mejorar la experiencia laboral. Tu capacidad para establecer relaciones sólidas y comunicarte con claridad será tan importante como utilizar información basada en datos para ayudarnos a alcanzar nuestras metas de ingresos mediante un proceso eficiente y fluido. Principales responsabilidades Gestión de pedidos - Automatizar y supervisar la recepción, validación y seguimiento de pedidos utilizando herramientas basadas en inteligencia artificial, asegurando una comunicación clara y proactiva con todas las partes interesadas - Traducir los pedidos de ventas en órdenes de producción, colaborando estrechamente con los equipos de producción y monitoreando la capacidad, tiempos de entrega y progreso de los pedidos mediante paneles en tiempo real y análisis predictivo - Gestionar y comunicar proactivamente ajustes de programación, estado de los pedidos y actualizaciones de producción para mantener alineados a los equipos - Seguimiento y análisis de indicadores clave de rendimiento (exactitud de pedidos, entrega a tiempo, satisfacción del cliente), generando informes automatizados que apoyen la toma de decisiones empresariales y la mejora continua - Analizar tendencias de pedidos para la planificación de la demanda y gestión de la capacidad, compartiendo información útil con la dirección y los equipos correspondientes Operaciones de ventas - Gestionar y optimizar todos los procesos digitales de ventas (presupuestos, entrada de pedidos, gestión del embudo) y el CRM (HubSpot) para garantizar la integridad de los datos, informes de ventas y previsiones - Actuar como punto principal de contacto para el estado de los pedidos y las inquietudes de los clientes, integrando notificaciones automatizadas con un soporte humano ágil y eficaz - Identificar y resolver cuellos de botella operativos mediante análisis basados en inteligencia artificial, involucrando a los equipos pertinentes para resolver problemas de forma colaborativa y mejorar los procesos - Participar en reuniones interdepartamentales para asegurar la alineación y resolver proactivamente problemas, fomentando una cultura de diálogo abierto y objetivos compartidos - Capacitar a los equipos de ventas en el uso de herramientas digitales y buenas prácticas, mantener una comunicación cruzada entre equipos y garantizar la satisfacción del cliente mediante una comunicación rápida, transparente y cercana Administración de oficina - Supervisar las operaciones diarias de la oficina haciendo un uso inteligente de la tecnología, manteniendo un entorno de trabajo colaborativo y relaciones positivas con proveedores - Gestionar suministros de oficina, instalaciones y planificación de espacios; apoyar procesos de incorporación y salida, y coordinar reuniones y eventos corporativos utilizando herramientas digitales - Mantener documentación de oficina, cumplimiento normativo y actuar como enlace principal con la administración del edificio y proveedores de servicios externos Requisitos obligatorios Formación y experiencia - Título universitario en administración de empresas, operaciones, cadena de suministro, administración, ventas o campo relacionado - 3 a 5 años de experiencia en operaciones, producción, gestión de oficina y servicio al cliente, preferiblemente en un entorno de fabricación o producción - Experiencia demostrada en administración de oficina y en el uso de herramientas digitales empresariales: plataformas con inteligencia artificial, sistemas CRM como HubSpot, software de gestión de proyectos (por ejemplo, Asana), Slack/Microsoft Teams, Google Workspace; experiencia en Cin7 es un plus Habilidades - Fuertes habilidades de gestión de proyectos, organización y capacidad para multitarea en un entorno de oficina digital, colaborativo y eficiente - Excelentes habilidades de comunicación, escritas y verbales, con partes internas y externas, abordando cada interacción con claridad y profesionalismo - Habilidades analíticas con capacidad para aprovechar datos, inteligencia artificial y automatización para optimizar las operaciones de ventas y fomentar el crecimiento de ingresos - Resolución proactiva de problemas, atención al detalle y pasión por la eficiencia impulsada por la tecnología Lingrove es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se compromete a fomentar un lugar de trabajo diverso, inclusivo y respetuoso. Prohibimos cualquier tipo de discriminación y acoso por motivos de raza, color, religión, sexo (incluida la identidad de género, orientación sexual y embarazo), origen nacional, edad, discapacidad, información genética, condición de veterano o cualquier otra característica protegida según las leyes federales, estatales o locales. Todas las decisiones laborales en Lingrove se basan en cualificaciones, mérito y necesidades empresariales.

$85,000-120,000

Asistente ejecutivo

También le puede interesar