Asistente administrativo - Servicios comunitarios

Asistente Administrativo - Departamento de Servicios Comunitarios Rango Salarial Inicial $47,618 - $57,141 GGRC está buscando contratar a un Asistente Administrativo para nuestro Departamento de Servicios Comunitarios, para brindar apoyo administrativo y organizativo en todas las áreas del Departamento de Servicios Comunitarios, incluyendo la coordinación de proyectos, relaciones con proveedores, seguimiento de datos y la implementación de nuevas iniciativas relacionadas con la reforma de tarifas de DDS, desarrollo de vivienda, expansión de servicios y el Programa de Autodeterminación. Responsabilidades: Apoyo Administrativo Preparar y distribuir agendas, actas de reuniones y otros documentos según sea necesario. Redactar, preparar y crear documentos de apoyo para correspondencia y comunicaciones dentro del departamento. Desarrollar y mantener sistemas de seguimiento para proyectos de Servicios Comunitarios, actividades de proveedores y informes. Escaneo e indexación de documentos, y mantenimiento de archivos de la unidad. Programar y coordinar invitaciones a reuniones dentro de la agencia y la comunidad para iniciativas y actividades del departamento; preparar las reuniones según sea necesario. Redactar documentos para el departamento y comités relacionados según sea necesario. Brindar apoyo en la implementación de directrices de DDS, cambios legislativos y actividades de reforma de tarifas. Apoyar la recolección y análisis de datos para iniciativas de desarrollo de vivienda y otras prioridades del departamento. Brindar apoyo logístico y administrativo para reuniones públicas, foros comunitarios, sesiones de escucha y proyectos especiales. Asistir en la preparación para auditorías de DDS, incluyendo la compilación y resumen de información relacionada con la Unidad de Servicios Comunitarios. Asistir en el desarrollo y mantenimiento de materiales del departamento para el sitio web de la agencia. Solicitudes de Propuestas (RFP) e Inquiries sobre Proveedores Brindar apoyo administrativo para Solicitudes de Propuestas (RFP) y actividades de acreditación de proveedores. Compilar y distribuir paquetes de RFP y mantener bases de datos que registren cada proceso y estado de RFP. Coordinar entrevistas y gestionar comunicaciones con proveedores potenciales. Apoyar los procesos de incorporación de proveedores, incluyendo la acreditación de cortesía, asegurando el cumplimiento con los estándares actualizados de documentación de proveedores. Asistir en el seguimiento de prácticas habituales y razonables de tarifas y compilar documentación de respaldo. Revisar cuestionarios de nuevos proveedores para verificar completitud y realizar seguimiento con proveedores potenciales para obtener información adicional si es necesario. Apoyo Organizacional y Comunitario Recopilar y gestionar datos para encuestas de GGRC relacionadas con el Departamento de Servicios Comunitarios. Actuar como enlace con consultores de proyectos, crear gráficos e informes según sea necesario. Asistir en la coordinación de reuniones y actividades específicas del Programa de Autodeterminación y de otros programas del departamento. Apoyar la difusión y coordinación de reuniones presenciales y virtuales con socios comunitarios, proveedores e interesados. Asistir en la coordinación de actividades comunitarias, como la participación en el Día de las Raíces Comunitarias, según sea necesario. Participar en proyectos especiales y ayudar con otras tareas asignadas. Mantener toda la información de los clientes de forma confidencial, cumpliendo con la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) y la Ley Lanterman de California. Requisitos Educación/Experiencia 2 a 3 años de experiencia o experiencia administrativa equivalente a múltiples niveles. Se valora experiencia con poblaciones desatendidas. Experiencia en la gestión de tareas o proyectos pequeños de forma independiente. Competencias Gestión del tiempo Gestión de tareas Atención al detalle Colaboración/trabajo en equipo Orientación al servicio al cliente Capacidad para manejar múltiples tareas con prioridades en competencia Habilidades organizativas bien desarrolladas Iniciativa y capacidad para trabajar en un entorno dinámico Adaptabilidad a prioridades e iniciativas cambiantes en un entorno de políticas y financiamiento dinámico Habilidades Generales Iniciativa y capacidad para trabajar en un entorno dinámico Dominio de MS PowerPoint®, MS Outlook® (por ejemplo, gestión de listas grupales, gestión de múltiples calendarios) y experiencia en funciones avanzadas de MS Word® (por ejemplo, tablas, combinación de correspondencia, creación de formularios), MS Excel® (por ejemplo, tablas dinámicas, búsquedas, gráficos) Dominio de herramientas digitales de colaboración (por ejemplo, Microsoft Teams, SharePoint) para apoyar actividades en equipo y gestión de proyectos Capacidad para comunicarse verbalmente y por escrito de manera clara y concisa ante una amplia audiencia Capacidad para trabajar con información confidencial de manera profesional Capacidad para operar equipos de oficina básicos, incluyendo escáneres, fotocopiadoras, fax y teléfonos Beneficios ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con GGRC? Ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye cobertura médica y dental con una generosa contribución del empleador, además de cobertura adicional gratuita de vida, discapacidad y visión pagada por el empleador. ¡Contribución del 10% del empleador a una cuenta de jubilación 403(b) para ayudarte a ahorrar para el futuro! ¡¡¡BENEFICIOS GENEROSOS DE TIEMPO LIBRE!!! En serio, queremos decir generosos: 13 días de vacaciones, 15 días de enfermedad, 11 días festivos pagados, 6 días personales pagados y hasta 5 días pagados para educación continua. ¿Qué hace tan especial a GGRC? GGRC valora la diversidad; creemos en crear un entorno donde personas de todos los orígenes puedan colaborar para encontrar soluciones a problemas complejos. Somos una organización comunitaria y apasionada. GGRC valora a cada persona como un individuo completo, sólido y único, e interactúa con cada persona de manera respetuosa y receptiva. Nos esforzamos por colocar a cada persona en el centro de su propia vida. Tratamos a cada persona como experta en su propia vida e identidad, con una indagación clara y atenta sobre lo que es importante para esa persona, así como lo que es importante por ella (ya sea un colega, una persona atendida, un miembro de la familia u otro interesado). Cómo aplicar: GGRC valora la diversidad; se anima a personas de todos los orígenes a postularse. Por favor, complete la solicitud y envíe su currículum más reciente. Si considera que las preguntas no reflejan con precisión lo que puede aportar al Centro Regional Golden Gate, también puede adjuntar una carta de presentación. Las solicitudes se revisan de forma continua, por lo que le animamos a enviar la suya lo antes posible. Esperamos con interés leer su solicitud. El Centro Regional Golden Gate es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.