Asistente ejecutiva del director general de una empresa de diseño y arquitectura (SOMA / South Beach)

EAG Studio es un estudio bien establecido de San Francisco con más de 20 miembros. Nos especializamos en coordinar planes completos de remodelación para nuestros clientes, incluyendo permisos, arquitectura, diseño de interiores, paisajismo, administración de construcción e interiores. El tamaño de nuestros proyectos varía desde remodelaciones de viviendas unifamiliares hasta edificios multifamiliares, incluyendo algunos diseños de espacios comerciales, hostelería, edificios de mediana altura y remodelaciones completas de apartamentos. EAG Studio supervisa más de 150 proyectos en distintos niveles de desarrollo. Buscamos ofrecer un servicio al cliente superior y mejorar la colaboración con constructores y otras partes interesadas en los proyectos. Ponemos especial énfasis en la ingeniería de valor en cada aspecto del diseño para lograr un resultado final superior. Visite los sitios web que aparecen a continuación para obtener más información sobre EAG y ver el tipo de trabajo que realizamos. EAG http://www.eagstudio.com HOUZZ http://www.houzz.com/projects/users/eagstudio FACEBOOK https://www.facebook.com/EAGstudio/ INSTAGRAM https://www.instagram.com/eagstudiosf/ EL PUESTO El asistente ejecutivo desempeña un rol versátil. Apoyará y reportará directamente al director de la empresa y colaborará con otros asistentes ejecutivos. El objetivo del puesto no es crear más trabajo para el director al tener que gestionar a otra persona. Por el contrario, su propósito es asumir tareas del director asegurando que el estudio funcione de manera eficiente, aprendiendo gradualmente cómo se manejan mejor las relaciones con clientes, proveedores y empleados, gestionando el calendario del director y asegurando que los correos electrónicos y otras comunicaciones se gestionen y agilicen, tomando y organizando las actas de reuniones y distribuyendo las acciones pendientes, controlando gastos y preparando facturas, siguiendo los sistemas y procedimientos administrativos, y manteniendo informados a proveedores y contratistas. Este es el trabajo ideal para aprender cómo gestionar un negocio completo desde todos los aspectos. El objetivo final de todos es ofrecer una experiencia superior a nuestros clientes. Este es un puesto práctico y dinámico que exige una comunicación excepcional, autonomía, adaptabilidad, gestión del tiempo, disposición para seguir instrucciones y procesos, y asegurarse de que nada se quede sin atender. Aunque pasará tiempo en la oficina, también podría ensuciarse visitando obras para tomar notas y mediciones, preparar de urgencia una composición floral para una sesión fotográfica o limpiar un espacio antes de una reunión con un cliente. Buscamos a alguien que desee integrarse en un entorno acelerado, contribuir a múltiples proyectos y ayudar a llevarlos a buen término, trabajando codo con codo con un equipo cohesionado y una maquinaria bien engrasada que gestiona más de 80 proyectos simultáneamente. RESPONSABILIDADES Ayudar en la preparación de correspondencia diaria y coordinar con clientes, contratistas, proveedores, arquitectos y diseñadores Tomar y compilar notas de proyectos e informes de estado de clientes Contabilidad básica, incluyendo el seguimiento de gastos y la preparación de facturas Mantener la lista maestra de tareas para actividades actuales y futuras Asistencia en investigaciones y realización de pedidos Programación y gestión de calendarios Organizar y mantener una oficina ordenada Tareas generales de informes y administrativas Solicitudes y responsabilidades ad hoc Ayuda con la reserva de viajes Alguna asistencia en los aspectos logísticos de la vida personal del CEO Enviar resúmenes diarios al final del día para mantenerse completamente sincronizado con el CEO (tenemos un método eficiente para hacerlo que solo toma unos segundos o minutos) REQUISITOS Excelentes habilidades de comunicación y organización Buen dominio de ordenadores, principalmente utilizando software en la nube Experiencia con software financiero es un plus Capacidad para resolver problemas de forma independiente y proponer soluciones Persona atenta que disfrute siguiendo instrucciones, procesos y procedimientos Capacidad para cumplir con los requisitos y solicitudes del puesto, respetando plazos y dedicando el tiempo necesario Gran atención al detalle manteniendo un flujo de trabajo constante Debe tener un vehículo confiable y seguro Experiencia previa en entornos de arquitectura o diseño de interiores es preferible, pero no esencial para la persona adecuada. Ser capaz de leer una escala arquitectónica y saber usar una cinta métrica es un plus EL EQUIPO Nuestra empresa busca ofrecer un servicio al cliente superior y mejorar la colaboración con constructores y demás partes interesadas en los proyectos. Ponemos especial énfasis en la ingeniería de valor en cada aspecto del diseño para lograr un resultado final superior. Prestamos mucha atención para que la remodelación sea una experiencia agradable para todos los involucrados y encontramos soluciones a cada problema. El trabajo incluirá colaborar estrechamente con el director de la empresa, arquitectos y diseñadores de interiores en estándares gráficos y de dibujo técnico. También incluirá interactuar con el equipo de diseño, que suele llevar los modelos a un nivel microscópico de detalle, principalmente en el interior. Todo nuestro trabajo se realiza en Revit. Nuestro enfoque integral y departamentos altamente integrados nos diferencian de otras empresas. También colaboramos estrechamente con los constructores y acompañamos los proyectos hasta su finalización. Existe la posibilidad de teletrabajar ocasionalmente dentro del Área de la Bahía, aunque normalmente se trabajará principalmente en el estudio de la empresa en Folsom Street, en el sur de Market (especialmente después de que la pandemia disminuya). Estamos cerca de autopistas y transporte público. Nos gusta pensar que ofrecemos un entorno de trabajo agradable y flexible, con gran énfasis en la honestidad, flexibilidad, responsabilidad e iniciativa. Fomentamos el crecimiento profesional y nos esforzamos por facilitar el avance y recompensar la lealtad. Es una excelente oportunidad para conocer los múltiples aspectos de nuestro negocio para quien esté interesado. El estudio cuenta con mucha luz natural, ordenadores de última generación, escritorios ajustables en altura, mucha luz natural, una cocina y sala de descanso agradables, así como una terraza en la azotea. Pagamos cada dos semanas y el salario para este puesto variará según las habilidades. Nuestros salarios son competitivos. Revisamos periódicamente los salarios según el rendimiento. El puesto está disponible, por lo que podríamos comenzar en breve. El 75 % de nuestro trabajo se encuentra en San Francisco. Las horas para este puesto son flexibles. Se prefiere jornada completa, aunque se puede considerar jornada parcial. Buscamos principalmente a alguien con el mismo enfoque orientado al cliente que tenemos nosotros, alguien que demuestre un fuerte interés por el diseño y la gestión de proyectos, y que posea sólidas habilidades de comunicación y manejo de ordenadores. Buscamos a una persona detallista. Los candidatos deben tener excelentes habilidades de comunicación, interpersonales y organizativas. Nuestro equipo está formado por personas talentosas, ingeniosas, positivas, perseverantes y autodirigidas, y buscamos lo mismo en este puesto. REQUISITOS Este puesto se desempeña en nuestro estudio, salvo tareas específicas que requieran acompañar al CEO o desplazarse a obras y otros lugares. No se permite teletrabajar excepto en contadas ocasiones, ya que este puesto debe complementar la ausencia del CEO cuando esté en campo y trabajar estrechamente con el equipo. Debe poseer buenas habilidades de mecanografía y conocimientos sólidos de algunas herramientas gráficas. Necesitará una licencia de conducir vigente y su propio vehículo. Buscamos a una persona con fuertes habilidades de comunicación, que desee comprender el proceso de diseño y construcción. Se requiere pragmatismo y una inclinación natural por lograr un equilibrio cuidadoso entre originalidad y viabilidad, así como un fuerte deseo de permanecer en este puesto durante mucho tiempo mientras aumenta su compensación. Esperamos encontrar a alguien agradable con quien trabajar, comprometido con el éxito de la empresa y que busque formas de aliviar al CEO siempre que sea posible, y que disfrute colaborar en equipo presencialmente. Se espera que este puesto requiera 40 horas semanales, o más si se desea hacer horas extras cuando sea apropiado, aunque rara vez será necesario. BENEFICIOS Tras el período de prueba, se ofrecerán beneficios como los siguientes: Contribución hacia los planes de salud de EAG si desea unirse Contribución a gastos de telecomunicaciones (como su teléfono móvil) Vacaciones pagadas, días personales, festivos y de enfermedad Contribución para gastos de transporte Aportes al plan de pensiones Planes de participación en beneficios (cuando corresponda) Aportes para educación continua (cuando corresponda) Y varios más... PROCESO DE SOLICITUD Si cumple con los requisitos mencionados anteriormente, dirija su navegador al siguiente enlace para presentar su solicitud: http://apply.exec.eagstudio.com No envíe su currículum por correo electrónico. Le pediremos su currículum/portafolio más adelante si su candidatura es considerada. Solo se considerarán solicitudes completas enviadas a través de este formulario. Le rogamos que no llame ni envíe correos electrónicos a menos que nos pongamos en contacto con usted primero. Tenga la seguridad de que cada solicitud es revisada cuidadosamente y, si su candidatura es considerada, nos pondremos en contacto con usted en un plazo máximo de 2 semanas. ¡Gracias por su tiempo!