Asistente ejecutivo, Relaciones con Inversionistas - Empresa Global Milmillonaria (Midtown)

Firma global de inversión de mil millones de dólares con sede en Midtown Manhattan busca un nuevo Asistente Ejecutivo a tiempo completo y permanente para apoyar principalmente a dos miembros senior del equipo de Relaciones con Inversionistas, incluyendo al Director Global de Negocios con Clientes y un Principal, además de brindar apoyo adicional a otros según sea necesario. Los candidatos deben tener un mínimo de 7 a 10+ años de experiencia relevante como asistente ejecutivo de nivel alto o C-level (con una trayectoria sólida: ¡NO se aceptan currículos con muchos cambios de empleo!), preferiblemente dentro del sector financiero. Se prefiere o requiere un título universitario de licenciatura. Es obligatorio tener experiencia en la gestión de bases de datos CRM (preferiblemente DealCloud, aunque están migrando a Salesforce). Se valora positivamente la experiencia en roadshows, y se requieren sólidas habilidades en Excel, ya que esta persona apoyará en proyectos relacionados con dicha herramienta. Esta posición está disponible debido a una promoción interna, ¡y es sin duda un puesto de gran responsabilidad! No es adecuada para alguien junior con pocos años de experiencia, ya que la persona debe comprender cabalmente lo que implica apoyar a ejecutivos de alto nivel, y estar acostumbrado a una gestión intensiva de agendas y coordinación compleja de viajes nacionales e internacionales (experiencia en aviación privada es un plus), en entornos dinámicos y cambiantes. Los candidatos ideales deben ser extremadamente pulcros y profesionales, mantener la calma bajo presión, ser proactivos y poseer excelentes habilidades comunicativas (tanto verbales como escritas), ya que interactuarán con todos los niveles de la organización. ¡Sólo los mejores deben postularse! Salario según experiencia (base de 110.000 a 150.000 dólares), más pago por horas extras y posibilidad de bono discrecional (hasta un 20%). Comprende beneficios completos de salud, dental y visión (¡excelente plan!), aporte de hasta el 6% en plan de jubilación 401k, 300 dólares mensuales para gastos de transporte, 15 días de vacaciones, 7 días de enfermedad, 2 días personales, 11-12 días festivos pagados, la oficina permanece cerrada una semana en agosto y otra en diciembre, entre otros beneficios. Horario de 9:00 a 18:00, con flexibilidad según sea necesario (los ejecutivos están muy ocupados y viajan mucho internacionalmente, por lo que esta persona debe estar dispuesta y preparada para trabajar fuera del horario comercial habitual para atender asuntos urgentes o sujetos a plazos). Trabajo presencial cinco días a la semana. Responsabilidades: Brindar apoyo administrativo ejecutivo principal a dos miembros senior del equipo de Relaciones con Inversionistas, incluyendo a un Socio y un Principal, con posibilidad de ampliar la cobertura según sea necesario. Gestionar proactivamente agendas y tareas (principalmente mediante Microsoft Office); programar y coordinar reuniones y eventos internos y externos, incluyendo el seguimiento de asistentes, registro y recepción de invitados, pedidos, preparación y limpieza de catering en salas de reuniones, etc. Coordinar arreglos complejos y cambiantes de viajes nacionales e internacionales, que incluyan vuelos (comerciales y privados), reservas de hoteles, servicios de transporte, reuniones internas y con clientes, y eventos, entre otros. Esto también incluye hacer el check-in de los ejecutivos en vuelos, hacer seguimiento de vuelos (y condiciones climáticas) y resolver problemas de viaje si surgen, incluso fuera del horario laboral o los fines de semana, según sea necesario. Reservar salas de conferencias, reservas para almuerzos/cenas, planificar eventos del equipo y apoyar en conferencias del equipo. Apoyar en la planificación y ejecución de eventos, reuniones, capacitaciones y conferencias dirigidos a inversionistas y a otros públicos. Gestionar el proceso de invitación a reuniones con inversionistas, incluyendo la creación de listas de invitados, seguimiento de confirmaciones de asistencia (RSVP) y garantizar el seguimiento adecuado. Coordinar la logística de reuniones, incluyendo la preparación del lugar, plataformas de reuniones virtuales y documentación necesaria. Hacer seguimiento y proporcionar cobertura para todas las conferencias globales relevantes, asegurando la participación adecuada de la Oficina Ejecutiva y del equipo de relaciones con inversionistas. Apoyar en la gestión de la asistencia de ejecutivos a eventos clave y en la preparación de materiales relevantes. Revisar, editar y completar informes mensuales de reembolso de gastos (lo que puede incluir conversiones de divisas extranjeras) principalmente utilizando Concur; coordinar con cuentas por pagar para pagos oportunos y hacer seguimiento de reembolsos. Realizar tareas administrativas y de oficina generales, incluyendo, entre otras, preparar correspondencia, organizar archivos, realizar ingreso de datos, mantener listas de contactos, procesar documentos, archivar, preparar e imprimir materiales previos a reuniones para revisión, etc. Brindar apoyo administrativo y de oficina general según se solicite, realizar tareas moderadas de fotocopias, archivo, faxes, etc. Preparar, imprimir y, cuando sea necesario, enviar materiales de presentación para garantizar que estén disponibles para el equipo en el lugar y durante los viajes. Colaborar con el departamento de TI (en una oficina remota) para asegurar que los componentes de audio y video estén configurados y funcionando con anticipación a las reuniones. Pedir suministros para la oficina y recibir invitados/envíos en la recepción. Apoyar en proyectos especiales según sea necesario; anticiparse proactivamente a nuevas tareas siempre que sea posible. Mantener la confidencialidad de todos los asuntos sensibles y confidenciales. Desarrollar relaciones profesionales sólidas con colegas en todas las oficinas de la empresa en todo el mundo. Requisitos/Cualificaciones: Mínimo de 7 a 10+ años de experiencia como asistente ejecutivo de nivel alto o C-level en un entorno profesional y corporativo, preferiblemente en servicios financieros. Título universitario de licenciatura muy valorado. Excelentes habilidades en Microsoft Office (incluyendo Outlook, Word, PowerPoint y Excel). Experiencia en bases de datos CRM es obligatoria (DealCloud o Salesforce son preferidos). Experiencia en roadshows es un plus. Disponibilidad para trabajar cinco días a la semana en la oficina de Nueva York. Alta organización, mentalidad proactiva y disposición para ir más allá. Capacidad para priorizar eficazmente y gestionar múltiples tareas urgentes. Capacidad para trabajar bien bajo presión (con plazos ajustados). Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión y con fuertes habilidades de seguimiento. Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales. Gran atención al detalle. Actitud colaborativa, de trabajo en equipo y positiva, imprescindible.