Asistente administrativo (en oficina) (San Mateo)

Asistente de Oficina con experiencia en QuickBooks y Excel Ubicación: J&J Enterprises, Jamaica, NY - ENTORNO DE OFICINA EN CASA Tipo de trabajo: Tiempo parcial (presencial) Salario: Según experiencia Descripción general: Buscamos un Asistente de Oficina confiable y detallista con sólidas habilidades en QuickBooks y Excel para trabajar desde una oficina en casa. El candidato ideal ayudará a gestionar tareas administrativas diarias, incluyendo contabilidad, comunicación por correo electrónico y coordinación general de oficina. Responsabilidades: Utilizar QuickBooks para procesar y registrar transacciones financieras Crear e imprimir cheques según sea necesario Registrar proyectos entrantes y mantener registros precisos Redactar y responder correos electrónicos de forma profesional Mantener sistemas de archivos digitales y físicos organizados Trabajar con Excel para gestionar hojas de cálculo e informes Realizar otras tareas administrativas generales según se requieran Requisitos: Dominio de QuickBooks (obligatorio) Buenas habilidades en Excel (fórmulas, entrada de datos, organización) Excelente comunicación escrita y verbal Gran atención al detalle y habilidades organizativas Capacidad para realizar múltiples tareas y gestionar eficazmente el tiempo Experiencia previa en oficina deseada

Nuestro cliente, una firma de capital de riesgo, busca un Asistente Ejecutivo - Eventos y Operaciones en Nueva York. El horario es de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., y el puesto es completamente presencial, cinco días por semana, con flexibilidad ocasional cuando el equipo esté de viaje. Responsabilidades: * Brindar apoyo ejecutivo de alto nivel a dos Socios Senior y cuatro Asociados de Inversiones, incluyendo la gestión de calendarios, coordinación de viajes, programación y tareas personales * Gestionar y coordinar todas las reuniones internas y externas, llamadas con inversionistas y eventos * Apoyar comunicaciones confidenciales, preparar agendas, tomar actas y realizar seguimiento de las acciones pendientes * Supervisar las operaciones diarias de la oficina en Nueva York, incluyendo suministros, proveedores, planificación del espacio y coordinación con la administración del edificio * Ayudar en la incorporación y orientación administrativa de nuevos empleados * Planificar y ejecutar diversos eventos, incluyendo actividades fuera de la oficina, recepciones de networking, cenas con clientes y eventos para carteras de inversión Requisitos: * Experiencia de 5 a 8 años o más en un puesto de apoyo, coordinación u operaciones dentro de industrias como tecnología, agencias digitales, publicidad o startups * Título universitario obligatorio * Amplia experiencia en planificación de eventos y conocimiento de lugares, restaurantes y proveedores en Nueva York * Actitud profesional, orientado al cliente y con conocimiento de Nueva York, además de mentalidad proactiva y flexible * Mentalidad de disponibilidad continua y fuerte ética de trabajo * Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal; gran atención al detalle * Dominio de Google Suite, Slack, MS Office y Zoom; conocimientos de herramientas de eventos o CRM son un plus Compensación/Beneficios: * Hasta $130,000 más bono * Tiempo libre pagado generoso * Seguros médicos, dentales y de visión (aporte del empleado; aproximadamente $45 al mes para cobertura individual) * Beneficios pre-tributarios para transporte, FSA * 401K con aporte coincidente * Snacks y bebidas gratuitos en la oficina * Cena gratuita después de las 6:00 p.m. y viajes en Uber/Lyft gratuitos después de las 9:00 p.m. * Fiesta anual de fin de año (este año: Taj Mahal, India) * Programas de bienestar que incluyen membresía en CitiBike, DocSpace, One Medical, Health Advocate y ClassPass Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Se considerarán solicitudes calificadas con antecedentes penales de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La completación de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá separado de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda de empleo, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones de personal coordinadas con un servicio sin igual, compromiso con la finalización y éxito de proyectos y pasión por la innovación, creatividad y mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una amplia gama de servicios de personal a empresas en crecimiento y a las Fortune 500 en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se irán añadiendo ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un completo paquete de beneficios que incluye, entre otros, seguro médico, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, para aquellos que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés trabajar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

Nuestro cliente, una firma de capital privado, está buscando un recepcionista en Nueva York, NY. El horario es de 8:30 a.m. a 6:00 p.m. Este puesto es completamente presencial, cinco días a la semana. Responsabilidades: * Ser el primer punto de contacto, recibiendo a clientes, inversionistas y visitantes con una actitud pulcra y profesional * Gestionar todas las operaciones del mostrador de recepción, incluyendo responder llamadas telefónicas, dirigir a los visitantes y supervisar la programación y configuración de salas de conferencias y salas Zoom * Mantener un alto nivel de orden y limpieza en toda la oficina, incluyendo la gestión de suministros de la cocina y la barra de café * Supervisar y gestionar el inventario y los presupuestos de alimentos, bebidas y suministros de oficina * Brindar apoyo administrativo al equipo administrativo general, con exposición a responsabilidades de asistente ejecutivo * Ayudar con la coordinación de catering y proveedores para reuniones y eventos * Apoyar la planificación de eventos, logística de conferencias y gestión de calendarios según sea necesario Requisitos: * De 0 a 2+ años de experiencia en atención al cliente en sectores de alta gama, servicio al cliente o puestos de recepción * Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales * Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle * Dominio de Microsoft Office Compensación/Beneficios: * Hasta $60,000 más bono * Beneficios médicos y dentales cubiertos mayoritariamente por el empleador * Plan 401K con aporte de la empresa * Tiempo personal libre generoso * Acceso gratuito a un gimnasio en la sede de la oficina Beacon Hill es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y se anima a personas con discapacidades y/o veteranos protegidos a postularse. Residentes de California: Las solicitudes calificadas de personas con antecedentes penales serán consideradas para empleo de acuerdo con la Ordenanza de Oportunidad Justa del Condado de Los Ángeles para Empleadores y la Ley de Oportunidad Justa de California. Si desea completar nuestro formulario voluntario de autoidentificación, haga clic aquí o copie y pegue el siguiente enlace en una ventana abierta de su navegador: https://jobs.beaconhillstaffing.com/eeoc/ La realización de este formulario es voluntaria y no afectará su oportunidad de empleo, ni los términos o condiciones de su empleo. Este formulario se utilizará únicamente con fines de informe y se mantendrá aparte de todos los demás registros. Perfil de la empresa: Fundada por líderes del sector para establecer un nuevo estándar en búsqueda de empleo, colocación profesional y personal temporal, ofrecemos soluciones de personal coordinadas con un servicio incomparable, un compromiso con la finalización y el éxito de proyectos, y una pasión por la innovación, la creatividad y la mejora continua. Nuestras marcas especializadas ofrecen una completa gama de servicios de contratación a empresas emergentes y a las 500 empresas de Fortune en diversos sectores de mercado, especialidades profesionales/disciplinas e industrias. Con el tiempo, se irán añadiendo ubicaciones de oficinas, áreas de práctica especializada y ofertas de servicios para atender las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Más información sobre Beacon Hill y nuestras divisiones especializadas, Beacon Hill Associates, Beacon Hill Financial, Beacon Hill HR, Beacon Hill Legal, Beacon Hill Life Sciences y Beacon Hill Technologies, disponible en www.bhsg.com. Información sobre beneficios: Beacon Hill ofrece un paquete de beneficios completo que incluye, entre otros, cobertura médica, dental, de visión y programas de licencia federal y estatal según lo requieran las regulaciones aplicables, a quienes cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez contratado con éxito, se proporcionarán detalles sobre nuestras ofertas de beneficios. Esperamos con interés colaborar con usted. Beacon Hill. Empleando el Futuro (TM)

French Meadows es una marca de ropa única y caprichosa que se especializa en corsés, prendas inspiradas en fantasía, trajes para ferias renacentistas, artículos de cuero y diseños estilo cottagecore. A medida que continuamos expandiéndonos, estamos buscando un Coordinador de Logística/Asistente de Operaciones motivado y detallista para unirse a nuestro equipo. Si tienes pasión por la organización, habilidad para resolver problemas y te apasiona lo fantástico, ¡nos encantaría saber de ti! Descripción del puesto: En este puesto, serás responsable de gestionar la comunicación con los clientes y cumplir pedidos a través de múltiples plataformas en línea, incluyendo Etsy, Shopify y TikTok. Te asegurarás de que nuestros clientes tengan una excelente experiencia desde el momento en que realizan un pedido hasta que reciben su paquete. Como Coordinador de Logística, desempeñarás un papel fundamental en nuestras operaciones, supervisando la gestión de inventario, la reposición de suministros y el análisis de datos que impulsen nuestros esfuerzos de ventas y distribución. Tu función garantizará que nuestra logística funcione sin problemas, desde el seguimiento de los niveles de inventario hasta la gestión de envíos entrantes y la comunicación efectiva con nuestros proveedores. Somos un equipo muy pequeño y tratamos de no tomarnos demasiado en serio, por lo que el candidato ideal es alguien que valore un entorno de trabajo no corporativo y tenga una actitud relajada. Dicho esto, cada miembro del equipo desempeña múltiples funciones, y el candidato ideal puede adaptarse fácilmente a necesidades cambiantes, con un espíritu proactivo de "hacerlo" y la capacidad de trabajar de forma colaborativa en un entorno de equipo. Este es un puesto a tiempo completo de marzo a octubre, con la posibilidad de trabajar a tiempo completo durante nuestra temporada baja, con flexibilidad para menos horas si se desea. Principales responsabilidades: - Seguir, analizar y reportar niveles de inventario y datos de ventas para tomar decisiones informadas sobre reposición y operaciones. - Reordenar suministros y asegurar la gestión oportuna de envíos entrantes para mantener niveles óptimos de inventario. - Generar y distribuir informes de pedidos para mantener al equipo informado sobre el estado actual del inventario y las tendencias de ventas. - Gestionar la comunicación con los clientes de forma profesional y oportuna a través de diversas plataformas (Etsy, Shopify, redes sociales). - Procesar y cumplir pedidos con precisión, asegurando que todos los envíos sean empaquetados con cuidado y enviados a tiempo. - Atender consultas de clientes sobre pedidos, devoluciones, envíos, detalles del producto y políticas de manera amable y clara. - Comunicarse regularmente con proveedores para mejorar la eficiencia operativa y resolver problemas conforme surjan. - Colaborar con el equipo para mejorar nuestros sistemas de gestión de inventario y optimizar las operaciones logísticas. - Mantener un espacio de trabajo organizado mientras gestiona las tareas eficientemente. Requisitos: - Habilidades analíticas sólidas con enfoque en la toma de decisiones basada en datos. - Excelentes habilidades de servicio al cliente, con capacidad de comunicación clara y profesional. - Gran atención al detalle y sólidas habilidades organizativas son esenciales. - Debe sentirse cómodo trabajando en un entorno con gatos (¡les encanta estar en la oficina!). - Preferible: formación o interés en ropa histórica o moda. - Experiencia con plataformas de comercio electrónico (Etsy, Shopify) es un plus. - Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar eficazmente el tiempo, especialmente durante fluctuaciones estacionales (muy ocupado en verano, más lento en invierno). - Automotivación para mejorar procesos y operaciones dentro de la empresa. - Conocimientos sobre logística de la cadena de suministro y prácticas de gestión de inventario son un plus. Entorno de trabajo: Este es un puesto presencial ubicado en nuestra propiedad, a unos 10 minutos del centro de Sebastopol (no hay opción de trabajo remoto). Ofrecemos un entorno de trabajo relajado y poco convencional, ideal para alguien que busca un ambiente laboral no corporativo. Tenemos gatos en la oficina y valoramos a quienes se sientan cómodos trabajando en un entorno con gatos. Compensación y horarios: - Puesto a tiempo completo durante la temporada alta (marzo a octubre), con horarios flexibles disponibles en temporada baja (tiempo completo opcional, no obligatorio). - Tarifa de pago: $27-$30/hora según experiencia. - Plan de contribución para jubilación. - Tiempo libre pagado. Cómo aplicar: Si te entusiasma la oportunidad de unirte a nuestro equipo, visita frenchmeadows.com/careers para enviar tu solicitud.

Firma global de inversión de mil millones de dólares con sede en Midtown Manhattan busca un nuevo Asistente Ejecutivo a tiempo completo y permanente para apoyar principalmente a dos miembros senior del equipo de Relaciones con Inversionistas, incluyendo al Director Global de Negocios con Clientes y un Principal, además de brindar apoyo adicional a otros según sea necesario. Los candidatos deben tener un mínimo de 7 a 10+ años de experiencia relevante como asistente ejecutivo de nivel alto o C-level (con una trayectoria sólida: ¡NO se aceptan currículos con muchos cambios de empleo!), preferiblemente dentro del sector financiero. Se prefiere o requiere un título universitario de licenciatura. Es obligatorio tener experiencia en la gestión de bases de datos CRM (preferiblemente DealCloud, aunque están migrando a Salesforce). Se valora positivamente la experiencia en roadshows, y se requieren sólidas habilidades en Excel, ya que esta persona apoyará en proyectos relacionados con dicha herramienta. Esta posición está disponible debido a una promoción interna, ¡y es sin duda un puesto de gran responsabilidad! No es adecuada para alguien junior con pocos años de experiencia, ya que la persona debe comprender cabalmente lo que implica apoyar a ejecutivos de alto nivel, y estar acostumbrado a una gestión intensiva de agendas y coordinación compleja de viajes nacionales e internacionales (experiencia en aviación privada es un plus), en entornos dinámicos y cambiantes. Los candidatos ideales deben ser extremadamente pulcros y profesionales, mantener la calma bajo presión, ser proactivos y poseer excelentes habilidades comunicativas (tanto verbales como escritas), ya que interactuarán con todos los niveles de la organización. ¡Sólo los mejores deben postularse! Salario según experiencia (base de 110.000 a 150.000 dólares), más pago por horas extras y posibilidad de bono discrecional (hasta un 20%). Comprende beneficios completos de salud, dental y visión (¡excelente plan!), aporte de hasta el 6% en plan de jubilación 401k, 300 dólares mensuales para gastos de transporte, 15 días de vacaciones, 7 días de enfermedad, 2 días personales, 11-12 días festivos pagados, la oficina permanece cerrada una semana en agosto y otra en diciembre, entre otros beneficios. Horario de 9:00 a 18:00, con flexibilidad según sea necesario (los ejecutivos están muy ocupados y viajan mucho internacionalmente, por lo que esta persona debe estar dispuesta y preparada para trabajar fuera del horario comercial habitual para atender asuntos urgentes o sujetos a plazos). Trabajo presencial cinco días a la semana. Responsabilidades: Brindar apoyo administrativo ejecutivo principal a dos miembros senior del equipo de Relaciones con Inversionistas, incluyendo a un Socio y un Principal, con posibilidad de ampliar la cobertura según sea necesario. Gestionar proactivamente agendas y tareas (principalmente mediante Microsoft Office); programar y coordinar reuniones y eventos internos y externos, incluyendo el seguimiento de asistentes, registro y recepción de invitados, pedidos, preparación y limpieza de catering en salas de reuniones, etc. Coordinar arreglos complejos y cambiantes de viajes nacionales e internacionales, que incluyan vuelos (comerciales y privados), reservas de hoteles, servicios de transporte, reuniones internas y con clientes, y eventos, entre otros. Esto también incluye hacer el check-in de los ejecutivos en vuelos, hacer seguimiento de vuelos (y condiciones climáticas) y resolver problemas de viaje si surgen, incluso fuera del horario laboral o los fines de semana, según sea necesario. Reservar salas de conferencias, reservas para almuerzos/cenas, planificar eventos del equipo y apoyar en conferencias del equipo. Apoyar en la planificación y ejecución de eventos, reuniones, capacitaciones y conferencias dirigidos a inversionistas y a otros públicos. Gestionar el proceso de invitación a reuniones con inversionistas, incluyendo la creación de listas de invitados, seguimiento de confirmaciones de asistencia (RSVP) y garantizar el seguimiento adecuado. Coordinar la logística de reuniones, incluyendo la preparación del lugar, plataformas de reuniones virtuales y documentación necesaria. Hacer seguimiento y proporcionar cobertura para todas las conferencias globales relevantes, asegurando la participación adecuada de la Oficina Ejecutiva y del equipo de relaciones con inversionistas. Apoyar en la gestión de la asistencia de ejecutivos a eventos clave y en la preparación de materiales relevantes. Revisar, editar y completar informes mensuales de reembolso de gastos (lo que puede incluir conversiones de divisas extranjeras) principalmente utilizando Concur; coordinar con cuentas por pagar para pagos oportunos y hacer seguimiento de reembolsos. Realizar tareas administrativas y de oficina generales, incluyendo, entre otras, preparar correspondencia, organizar archivos, realizar ingreso de datos, mantener listas de contactos, procesar documentos, archivar, preparar e imprimir materiales previos a reuniones para revisión, etc. Brindar apoyo administrativo y de oficina general según se solicite, realizar tareas moderadas de fotocopias, archivo, faxes, etc. Preparar, imprimir y, cuando sea necesario, enviar materiales de presentación para garantizar que estén disponibles para el equipo en el lugar y durante los viajes. Colaborar con el departamento de TI (en una oficina remota) para asegurar que los componentes de audio y video estén configurados y funcionando con anticipación a las reuniones. Pedir suministros para la oficina y recibir invitados/envíos en la recepción. Apoyar en proyectos especiales según sea necesario; anticiparse proactivamente a nuevas tareas siempre que sea posible. Mantener la confidencialidad de todos los asuntos sensibles y confidenciales. Desarrollar relaciones profesionales sólidas con colegas en todas las oficinas de la empresa en todo el mundo. Requisitos/Cualificaciones: Mínimo de 7 a 10+ años de experiencia como asistente ejecutivo de nivel alto o C-level en un entorno profesional y corporativo, preferiblemente en servicios financieros. Título universitario de licenciatura muy valorado. Excelentes habilidades en Microsoft Office (incluyendo Outlook, Word, PowerPoint y Excel). Experiencia en bases de datos CRM es obligatoria (DealCloud o Salesforce son preferidos). Experiencia en roadshows es un plus. Disponibilidad para trabajar cinco días a la semana en la oficina de Nueva York. Alta organización, mentalidad proactiva y disposición para ir más allá. Capacidad para priorizar eficazmente y gestionar múltiples tareas urgentes. Capacidad para trabajar bien bajo presión (con plazos ajustados). Capacidad para trabajar de forma independiente con mínima supervisión y con fuertes habilidades de seguimiento. Excelentes habilidades comunicativas escritas y verbales. Gran atención al detalle. Actitud colaborativa, de trabajo en equipo y positiva, imprescindible.

Somos un hospital veterinario de barrio y muy concurrido ubicado en Brooklyn Heights, que busca contratar a la persona adecuada para unirse a nuestro equipo de recepción. El candidato ideal es amable, detallista, trabajador en equipo, orientado al servicio al cliente y demuestra pasión por la resolución de problemas. Esta persona debe amar ayudar a las personas y a sus animales, manteniendo siempre una actitud positiva y profesional. Por encima de todo, el candidato ideal para recepcionista veterinario debe demostrar lo siguiente: 1) Excelentes habilidades de servicio al cliente 2) Habilidades profesionales y amigables de comunicación en persona, por teléfono y por correo electrónico 3) Dominio de computadoras 4) Capacidad para trabajar en varios proyectos simultáneamente 5) Fuerte ética de trabajo 6) Deseo de ayudar a las personas y capacidad para educar a los clientes 7) Flexibilidad de horario (algunas noches y algunos fines de semana) 8) Puntualidad 9) Aseo y profesionalismo Se considera un gran plus el conocimiento en los siguientes aspectos: 1) Impromed 2) Prácticas de cuidado animal y procedimientos veterinarios 3) Nutrición animal 4) Procedimientos de laboratorio 5) Terminología veterinaria y/o manejo de historiales médicos Las funciones incluyen: 1) Recibir y registrar a los clientes 2) Programar citas y procedimientos de acuerdo con el protocolo del hospital 3) Contestar llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y atender consultas 4) Mantener la información de los pacientes, como datos generales del cliente, historial médico e información de seguros 6) Cobrar a los clientes 7) Brindar apoyo general al hospital veterinario Para personas sin experiencia, el salario comienza en $17 - 18 por hora. Para personas con experiencia, la tarifa será acorde a la misma. Tras completar satisfactoriamente el período de prueba, los candidatos serán elegibles para obtener tiempo libre pagado, seguro médico que incluye cobertura dental y visual, una contribución a su cuenta de jubilación, un programa de alimentación para mascotas del personal y más. Se requiere que los interesados tengan elegibilidad para trabajar en Estados Unidos y deben responder a esta publicación con un archivo PDF de su carta de presentación y un archivo PDF de su currículum.