Salario negociable
PIVOT Agency
Walnut Creek, CA, USA
Acerca de PIVOT Agency: PIVOT es una agencia de deportes y entretenimiento del área de la Bahía que está ganando reconocimiento en una industria rápida y dinámica. Nuestra misión consiste en crear oportunidades innovadoras de negocio a negocio y unir marcas e instalaciones mediante alianzas duraderas que canalicen la energía emocional del deporte hacia una interacción rentable y significativa con los consumidores. Nuestra Misión: Ofrecer experiencia de primera clase, priorizando siempre las necesidades de nuestros clientes para lograr el éxito óptimo. Nuestra Visión: Ser la agencia líder en deportes y entretenimiento ofreciendo una variedad estratégica de servicios diversos y de primer nivel para clientes. Resumen del puesto: El Coordinador de Operaciones Financieras de Viajes desempeña un papel fundamental al proporcionar apoyo contable y administrativo al Vicepresidente de Finanzas de Viajes y Hospitalidad y al equipo de finanzas. El puesto exige una atención excepcional al detalle, precisión administrativa, cumplimiento oportuno de tareas y comunicación efectiva con partes interesadas internas y externas. Funciones y responsabilidades principales: Gestionar Folios Hoteleros para Equipos Deportivos Profesionales: Verificar la exactitud de cargos frente a comodidades contratadas durante estancias hoteleras en partidos fuera de casa. Garantizar un proceso de facturación sin contratiempos para equipos deportivos profesionales. Resolver discrepancias comunicándose con el personal del hotel y asegurar una resolución oportuna. Crear desgloses detallados para los equipos que faciliten el proceso de aprobación. Asistir en la Compilación de Resúmenes de Gastos de Viaje: Proporcionar el apoyo y datos necesarios para garantizar la exactitud en la presentación de informes de gastos de viaje. Comunicación y Apoyo al Cliente: Mantener un diálogo profesional con equipos deportivos y personal hotelero respecto a problemas e inquietudes de facturación. Brindar apoyo dedicado a equipos deportivos profesionales durante sus periodos de viaje, asegurando que sus necesidades de facturación se atiendan rápidamente y de forma eficiente. Mejora de Procesos y Eficiencia: Identificar oportunidades para mejorar los procesos relacionados con la facturación de estancias hoteleras para equipos deportivos profesionales. Trabajar estrechamente con las partes interesadas para implementar mejoras y optimizar eficazmente las operaciones. Otros: Participar en reuniones semanales de toda la empresa. Realizar cualquier otra función asignada por el EVP de Viajes, el VP de Finanzas de Viajes y Hospitalidad, y el CEO dentro del ámbito razonable de este puesto. Criterios de Éxito: Habilidades Comunicativas: Capacidad para comunicarse profesionalmente tanto interna como externamente con clientes de PIVOT, incluyendo franquicias deportivas profesionales y propiedades hoteleras de lujo. Comunicación diaria obligatoria durante el horario laboral. Negociación y Resolución de Conflictos: Utilizar buen criterio en la negociación y resolución de conflictos entre clientes de PIVOT y propiedades hoteleras. Escalar problemas al Gerente de Operaciones Financieras de Viajes de manera oportuna. Servicio al Cliente: Gestionar su propia agenda para brindar un servicio de primera clase a los clientes de Viajes de PIVOT. Representación de la Empresa: Representar a la empresa alineado con sus valores y objetivos fundamentales. Requisitos Conocimientos, Habilidades y Capacidades: Un nivel adecuado de motivación y resistencia para gestionar eficazmente múltiples proyectos exigentes y críticos en un entorno técnico rápido y una industria en rápida evolución Conocimientos intermedios de productos G-Suite y Microsoft. Experiencia con Salesforce es un plus. Extrema atención al detalle. Excelentes habilidades de presentación, tanto escritas como orales. Comprensión de contabilidad básica Beneficios Plan de Atención Médica (Médico, Dental y Visual) Plan de Jubilación (401K, IRA) Seguro de Vida (Básico, Voluntario y AD&D) Tiempo Libre Pagado (Vacaciones, Enfermedad y Días Festivos) Licencia Familiar (Maternidad, Paternidad) Discapacidad a Corto y Largo Plazo Trabajo desde Casa Prácticas de Empleo: En PIVOT Agency valoramos la diversidad y tratamos siempre a todos los empleados y solicitantes de empleo según mérito, calificaciones, competencia y talento. No discriminamos por raza; color, religión, credo religioso, origen nacional, ascendencia, ciudadanía, discapacidad física o mental, condición médica, información genética, estado civil, sexo, género, identidad de género, expresión de género, edad, orientación sexual, condición de veterano y/o militar), condición de víctima de violencia doméstica, afiliación política ni ningún otro estatus protegido por leyes estatales o federales. Entorno de Trabajo: Este puesto opera en un entorno empresarial típico, trabajando de forma remota desde la oficina en casa del empleado. Este puesto utiliza habitualmente una computadora y sus funciones de llamadas de voz o video. Requiere trabajar largas horas sentado y mirando una pantalla de computadora, así como hablar mediante llamadas de voz y video. Requisitos Físicos: Al desempeñar las funciones de este trabajo, el empleado debe usar regularmente una computadora portátil. Las capacidades físicas específicas requeridas incluyen sentarse, pararse, hablar y oír, tanto en persona como por teléfono, y teclear.