Gerente de Eventos en el Campus

El Centro Nacional Western (NWC) es un campus renovado de 250 acres en Denver, Colorado, con una visión de convertirse en el destino global para el descubrimiento de alimentos y agricultura. Es la nueva sede del National Western Stock Show y del campus Spur de la Universidad Estatal de Colorado. Pero el futuro Centro Nacional Western no son solo edificios nuevos. Es un destino en sí mismo. Es un lugar con misión que estará animado y activo durante todo el año, con nuevos eventos y experiencias en cada esquina. La oportunidad: El Centro Nacional Western tiene una excelente oportunidad para un profesional experimentado en eventos en Denver, Colorado. El Gerente de Eventos tendrá la posibilidad de desarrollar el programa junto con el crecimiento del campus. Como persona principal de contacto para clientes y operaciones de eventos en el Centro Nacional Western, será responsable de la ejecución completa de eventos, desde apoyar las ventas hasta la planificación total, gestión del día del evento, aportar información sobre el presupuesto del evento y, lo más importante, crear una experiencia positiva e inolvidable para los invitados. Sus responsabilidades: Gestión de eventos: · Liderar y asistir a reuniones de atención al cliente y recorridos, ayudar con los detalles previos al evento, recopilar todas las necesidades, solicitudes y objetivos del cliente, revisar logística con el cliente como mapas del sitio, diagramas, disposiciones y cronogramas del evento, y ayudar a educar y aconsejar a los clientes sobre lo que mejor funciona en el Centro. Ser el contacto principal para el cliente y los equipos de soporte de operaciones. Recopilación de toda la información del evento, creación de documentos del evento y documentos complementarios, trabajar con operaciones para obtener todas las cotizaciones del evento y producir facturación posterior según estándares y dentro del plazo requerido. · Coordinar reuniones de coordinación con el cliente y personal clave en momentos críticos para el éxito del evento. Crear presentaciones de atención al cliente para transmitir al cliente toda la información recopilada y la facturación. · Mantener actualizada la hoja de seguimiento del evento durante la planificación, reunirse con el personal de operaciones según sea necesario por cualquier información o facturación faltante o por conocimientos especializados sobre necesidades del evento. · Antes de la carga del evento, verificar con todo el personal y el cliente para asegurar que todos los detalles sigan siendo precisos. Antes y durante la carga, el Gerente de Eventos debe recorrer todo el sitio del evento para asegurarse de que todos los elementos ocurran según el cronograma establecido y los conjuntos de detalles. Esto debe hacerse continuamente durante toda la carga, cada día del evento y durante la descarga. Incluir cualquier personal clave de operaciones según sea necesario para apoyo. · Asistir y presentar al equipo operativo antes del evento (dos semanas y una semana antes) para asegurar que todos los detalles críticos sean conocidos sobre el evento, que cualquier coordinación con otros eventos, proyectos de instalaciones o construcciones esté organizada, y que el cliente y el personal operativo estén informados. · Hacer cumplir las reglas y regulaciones de la empresa con los eventos, informar activamente al cliente durante el proceso de planificación, documentar detalles para registros y ser capaz de manejar eficaz y calmadamente crisis y problemas del evento para el cliente y NWCA. · Coordinar reuniones clave con el personal del evento y el personal del campus (por ejemplo, Operaciones, AV, Alimentos y Bebidas, Sostenibilidad, Seguridad), asegurándose de que todos los grupos tengan la información y contactos necesarios. · Durante el evento, recopilar todos los artículos facturables y cotizaciones finales junto con informes de incidentes e informes de daños para la aprobación de facturación posterior con el cliente, antes de que abandonen el lugar. · Crear informes post evento en caso de repetición del evento, además de completar toda la facturación posterior y enviarla para revisión y facturación por Finanzas dos semanas después de la última fecha contractual. · Trabajar con el equipo de Gestión de Eventos para revisar todos los documentos y procesos buscando mejoras continuas y cambios de proceso adecuados, así como la creación de documentos necesarios y uso de sistemas compartidos de archivos corporativos. · Asesorar sobre presupuesto y proyección de ingresos para operaciones de eventos y gestión activa de gastos de eventos. · Estrategizar cómo escalar las operaciones de eventos a corto y largo plazo con el crecimiento del campus. · Otras funciones podrían ser asignadas. Lo que ofrecerá: · 5 o más años de experiencia en operaciones de eventos y/o producción de eventos; experiencia con eventos ganaderos y/o ecuestres, eventos corporativos, ferias, sector público y conciertos en campus con múltiples instalaciones es un plus. · Excelentes habilidades orales y escritas, puntualidad, etiqueta con computadora y teléfono, capacidad para sentarse o estar de pie durante largos periodos, dominio de Microsoft Office. · Capacidad para trabajar con horarios flexibles, incluyendo fines de semana y festivos, así como turnos matutinos, vespertinos y nocturnos. · Conocimientos básicos de contabilidad y presupuestos, comprensión del impacto operativo en gastos de eventos y su gestión, capacidad para identificar responsabilidades legales y mitigarlas, sólidas relaciones con los invitados, habilidades de networking y resolución creativa de problemas, organización y archivo. · Capacidad para levantar, jalar y empujar pesos moderados (alrededor de 50 libras). · Título universitario en hostelería, operaciones, gestión de eventos o equivalente es un plus. · Alta inteligencia emocional y habilidades interpersonales. Este trabajo puede ser ideal si: · Acepta la naturaleza emprendedora de la organización y ningún trabajo está por debajo de usted. · Tiene orientación al detalle y a los resultados. · Es un autodidacta emprendedor. · Es un solucionador de problemas hábil que toma la iniciativa y puede comunicarse claramente con partes interesadas internas y externas. · Actúa con respeto, competencia e integridad. · Trabaja bien en equipo. · Destaca funcionando en situaciones de alta presión manteniendo una actitud tranquila y profesional. · Es colaborador por naturaleza y busca formas de llegar a acuerdos. · Demuestra excelentes habilidades de comunicación e interpersonales. · Tiene grandes habilidades de gestión del tiempo y priorización. · Está orientado a resultados y ejerce buen criterio en su trabajo. · Tiene un historial de fiabilidad. · Está entusiasmado con la oportunidad de crecer junto con la organización. · Está totalmente comprometido con la misión del Centro Nacional Western. Ubicación y horarios de trabajo: Este puesto puede realizarse mediante una combinación de trabajo presencial y remoto en Denver, Colorado. Rango de compensación: El salario inicial es de $70,000 – $75,000 Lo que podemos ofrecerle: Ofrecemos beneficios familiares y horarios de trabajo flexibles a todos nuestros empleados. · Cobertura médica, dental y de visión desde el primer día · Tiempo libre pagado · Licencia parental pagada · Plan 401k con un 4.00% de coincidencia de la empresa · Apoyo para participación comunitaria Conózcanos: El Centro Nacional Western es un campus de 250 acres reinventado, con nuevas salas para eventos interiores y exteriores, y más por venir. El nuevo Centro de Eventos Stockyards es un espacio multifuncional con dos arenas, amplio estacionamiento y vistas a las Montañas Rocosas y al skyline de Denver. Una plaza exterior lo conecta con 20 acres de patios pavimentados para conciertos al aire libre, festivales, ferias comerciales de equipos grandes, eventos deportivos, películas drive-in y mucho más. El centro está a solo dos millas del centro de Denver y adyacente al distrito artístico RiNo, con fácil acceso desde el Aeropuerto Internacional de Denver por la I-70. Hogar de CSU Spur y del National Western Stock Show, el Centro Nacional Western es un centro urbano emergente para el descubrimiento de alimentos y agricultura. En 2018, los socios del campus crearon la Autoridad del Centro Nacional Western, una organización sin fines de lucro responsable de operar, mantener, programar y promover el Centro Nacional Western. La Autoridad es la entidad principal encargada de garantizar que el Centro Nacional Western cumpla su misión. También es responsable de desarrollar un fondo de inversión comunitaria que beneficie a los residentes de los vecindarios Globeville, Elyria y Swansea donde se encuentra el campus. El trabajo de la Autoridad ya está en marcha en preparación para la finalización de edificios y la apertura del campus al público. La Autoridad está guiada por una junta directiva de 13 miembros. La Autoridad opera como (DBA) el Centro Nacional Western. Nuestra misión es reunir al mundo en el Centro Nacional Western para liderar, inspirar, crear, educar y entretener en busca de soluciones globales para la alimentación. ¡Únase a nosotros! Estamos dedicados a construir una comunidad diversa, donde los empleados sientan pertenencia y sean valorados por sus contribuciones y las perspectivas que aportan. Todos los candidatos calificados recibirán consideración para empleo sin importar raza, color, religión, sexo, discapacidad, edad, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, condición de veterano o información genética. Cómo aplicar: Por favor envíe su currículum y carta de presentación en línea en: https://nationalwesterncenter.com/careers/