Asistente Ejecutivo del Decano

Salario: $61,236.26 Anualmente Edison State Community College invita a candidatos calificados a postularse para el puesto de tiempo completo de Asistente Ejecutivo del Decano. La oficina del Asistente Ejecutivo del Decano es responsable de realizar una variedad de funciones administrativas y profesionales para apoyar al Decano y a los Directores de División en la gestión y administración del Colegio, mostrando un alto grado de profesionalismo y confidencialidad. El papel es fundamental para garantizar el funcionamiento diario fluido dentro de la Oficina del Decano y facilitar la comunicación entre departamentos. El puesto actúa como enlace entre el Decano y las partes interesadas internas/externas, gestiona programaciones y correspondencia, coordina eventos y proyectos, y apoya iniciativas que promuevan la misión del colegio. Para ser considerado, los candidatos deben incluir carta de presentación, currículum y lista de educación/experiencia laboral, incluyendo títulos de empleos en orden cronológico al completar su solicitud en línea. Edison State Community College es un empleador EOE/AA. Responsabilidades Funcionales: Apoyar al Decano en las operaciones diarias de la oficina del Decano, incluyendo la coordinación de reuniones y la comunicación entre la oficina y la administración, personal sindicalizado, facultad, profesores adjuntos, divisiones académicas y diversos comités. Actuar como punto principal de contacto para la Oficina del Decano, manejando consultas con profesionalismo y discreción. Gestionar el calendario del Decano, incluyendo programación de reuniones, citas, viajes y eventos. Preparar, revisar y gestionar correspondencia, informes, presentaciones, agendas de reuniones y actas. Coordinar reuniones, incluyendo logística, preparación de materiales, hospitalidad y comunicaciones de seguimiento. Coordinar procesos académicos tales como revisiones de programas, actividades de acreditación, promociones y reconocimientos, y evaluaciones del profesorado. Monitorear fechas límite y hacer seguimiento del progreso de proyectos e iniciativas lideradas por el Decano y la división de Asuntos Académicos y Estudiantiles. Procesar órdenes de compra, gestionar suministros de oficina y supervisar los gastos presupuestarios de la oficina del Decano. Planificar y coordinar todos los viajes del Decano, incluyendo transporte aéreo y terrestre, alojamiento, itinerarios y logística in situ. Supervisar los presupuestos de viaje y procesar todos los reembolsos e informes de gastos conforme a las políticas institucionales. Permanecer accesible para resolver cambios o problemas en tiempo real mientras el Decano esté viajando. Colaborar en la preparación del presupuesto, seguimiento presupuestario y compras para la Oficina del Decano. Trabajar conjuntamente con directores de división, facultad, personal y otros administradores para apoyar prioridades estratégicas. Organizar y coordinar eventos académicos institucionales, incluyendo ceremonias de premiación, sesiones de semana de deberes, y sesiones de desarrollo profesional. Actuar como secretario del Consejo del Decano y del Consejo de Asuntos Académicos y Estudiantiles tomando y transcribiendo actas, distribuyendo materiales y gestionando soporte técnico cuando sea necesario. Asistir a reuniones clave según sea necesario para seguir puntos de discusión, registrar tareas pendientes y gestionar el seguimiento. Elaborar diversos informes según solicite el Decano. Mantener archivos y documentos oficiales actualizados. Representar a la Oficina del Decano en comités y presentaciones según se asigne. Generar, procesar y/o remitir documentación según sea requerido, basándose en políticas y prácticas establecidas, y determinar qué documentos requieren revisión y/o firma del administrador. Brindar apoyo ejecutivo en proyectos puntuales y otras responsabilidades que se alineen con los objetivos institucionales y la agenda estratégica del Decano. Realizar proyectos especiales y otras tareas asignadas por el Decano. Requisitos Conocimientos, Habilidades y Cualidades Personales Requeridos: Alto grado de sensibilidad, integridad personal y discreción en el trabajo que implica acceso a información personal y confidencial. Alto grado de iniciativa y autogestión. Capacidad para manejar una carga de trabajo exigente con diversas áreas de participación. Capacidad para resolver eficazmente problemas; evidencia de habilidades de pensamiento crítico. Demostrada habilidad en relaciones humanas y capacidad para interactuar positivamente con autoridades dentro del sistema de educación superior, la comunidad del Colegio y la comunidad en general. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint); sistema de base de datos Colleague; software de informes Informer; SharePoint. Disposición para trabajar ocasionalmente fuera del horario comercial habitual para apoyar eventos nocturnos o asuntos urgentes. Experiencia Requerida: Cinco o más años de experiencia administrativa progresivamente responsable; se prefiere fuertemente experiencia apoyando a altos cargos ejecutivos o nivel de gabinete en educación superior. Experiencia demostrada apoyando a líderes ejecutivos en entornos dinámicos y confidenciales. Formación Académica Requerida: Se requiere título de asociado. Se prefiere título universitario. Supervisa al siguiente personal: Ninguno Beneficios Los siguientes beneficios están disponibles para empleados Profesionales/Técnicos de tiempo completo. Los empleados que trabajan menos de treinta horas por semana no son elegibles. Seguros de Salud y de Vida: Edison State Community College ofrece excelentes planes médicos y dentales con primas compartidas por costo. El colegio ofrece un programa de reembolso para compartir parte de los gastos de bolsillo del empleado. Cada empleado recibe una póliza de seguro de desmembración y muerte accidental. Beneficios de Jubilación: Edison State Community College participa en el Sistema de Jubilación de Empleados Públicos de Ohio (OPERS). Según el Código Revisado de Ohio, el 10% del salario bruto de un empleado de Edison State se deposita en su cuenta individual OPERS. La institución aporta adicionalmente un 14%, que no se incluye en el salario base del empleado. También está disponible una opción de plan alternativo de jubilación. Las contribuciones del empleado y del empleador serían las mismas que las anteriores. Beneficios que no son compartidos por costo por parte del colegio (disponibles para descuento en nómina): Visión Seguro de vida suplementario Anualidades diferidas de impuestos 403(b) Vacaciones: Los empleados Profesionales/Técnicos reciben 3 semanas de vacaciones cada año, que comienzan a acumularse desde el primer período de pago del empleado. Después de cinco años de empleo en Edison State, el empleado Profesional/Técnico recibirá 3.5 semanas cada año; después de diez años aumentará a 4 semanas; tras quince años, el empleado recibirá 4.5 semanas de vacaciones, y esto aumentará nuevamente a 5 semanas tras veinte años de empleo en el colegio. Licencia por Enfermedad: Los empleados de Edison State reciben 3 semanas de licencia por enfermedad cada año, que comienza a acumularse desde el primer período de pago del empleado. Paga por Días Festivos: Al comenzar su empleo, los empleados tienen derecho a recibir pago por los 11 días festivos en los que el campus permanece cerrado. Exención de Matrícula: Los empleados de Edison State obtienen exención del 100% de sus tarifas instructivas para cualquier curso de Edison State que tomen. Dependientes (cónyuge o hijos) de empleados de tiempo completo de Edison State reciben la misma exención del 100% para las tarifas instructivas de cursos de Edison State, y los dependientes de empleados de medio tiempo reciben una exención parcial. Reembolso de Matrícula: Edison State ofrece reembolso parcial de matrícula para educación continua. Contribución al Club de Salud: Edison State pagará una parte de la cuota anual del empleado para una membresía en un club de salud. Membresías en algunas organizaciones locales de YMCA pueden deducirse de la nómina. El colegio también proporciona un centro de fitness en las instalaciones sin cargo alguno para empleados, estudiantes y la comunidad.