Asistente Ejecutivo - San Francisco (nob hill)

APLICA AQUÍ: https://careers-jsco.icims.com/jobs/6458/executive-assistant---san-francisco/job The John Stewart Company (JSCo) es un proveedor estatal de servicios de vivienda diversificados que incluyen desarrollo de viviendas asequibles (tanto nuevas construcciones como adquisición/rehabilitación), gestión de propiedades multifamiliares, consultoría financiera y servicios de gestión de construcción. Actualmente, JSCo gestiona más de 30.000 unidades de vivienda a través de oficinas en San Francisco (sede central), Sacramento, Scotts Valley, Los Ángeles y San Diego. Desde 1978, la empresa ha desarrollado más de 5.000 unidades de viviendas asequibles y de ingresos mixtos y actualmente participa en proyectos que suman casi 2.000 unidades adicionales de viviendas en alquiler y en venta en varias ubicaciones de California. RESUMEN DEL PUESTO: Este puesto desempeña un papel clave para garantizar la calidad y eficiencia del apoyo administrativo al Presidente de Desarrollo y CREO, a la División de Desarrollo y a otras divisiones y liderazgo ejecutivo de JSCo según sea necesario. Las tareas habituales se describen a continuación, pero podrán variar según sea necesario para alcanzar estos objetivos. FUNCIONES PRINCIPALES DEL PUESTO  Apoyar al Presidente de Desarrollo y CREO, a la División de Desarrollo y a otras divisiones y ejecutivos sénior según sea necesario en sus actividades laborales;  Gestionar la correspondencia proveniente de auditores, financiadores y socios comerciales;  Apoyar en los cierres de proyectos según sea necesario, participando en llamadas de cierre, facilitando la revisión y ejecución de documentos y realizando otras tareas útiles;  Liderar y/o ayudar en la planificación y ejecución de eventos de la división de desarrollo y eventos corporativos tales como visitas a propiedades, ceremonias de inicio de obras, inauguraciones, comidas navideñas y la conferencia corporativa anual;  Ayudar en la gestión de tareas, cronogramas y comunicación asociados con auditorías de proyectos de desarrollo, declaraciones de impuestos y certificaciones de costos;  Brindar apoyo administrativo para informes financieros de la división de desarrollo y procesos de retiro de fondos;  Procesar facturas de proyectos y corporativas para su pago;  Ayudar en la preparación y armado de propuestas de proyectos de desarrollo;  Crear y gestionar activamente calendarios e informes en Excel y otras herramientas de software;  Trabajar con información sensible/confidencial;  Crear y mantener archivos, tanto físicos como electrónicos;  Programar reuniones/llamadas de conferencia;  Reservar viajes según sea necesario;  Realizar mantenimiento de cuentas de tarjetas de crédito;  Preparar informes de gastos según se soliciten;  Proporcionar información y asistencia de manera profesional;  Gestionar tareas de copiado (en las instalaciones o mediante un proveedor de impresión), armar anexos, crear etiquetas y asegurarse de cumplir con los plazos de envíos postales;  Brindar servicios de notaría según sea necesario (JSCo apoyará la obtención de la certificación notarial si es necesario); y  Ayudar con otras tareas administrativas según las solicite el Presidente de Desarrollo y CREO. CUALIFICACIONES MÍNIMAS Para desempeñar este trabajo con éxito, una persona debe ser capaz de realizar cada función principal de manera satisfactoria. Los requisitos que se indican a continuación son representativos del conocimiento, habilidad y/o capacidad requeridos. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. HABILIDADES  Comprensión y expresión escritas: Capacidad para leer, entender y comunicar información e ideas por escrito de forma que los demás comprendan.  Comprensión y expresión oral: Capacidad para escuchar, entender y hablar de forma que los demás comprendan las ideas e información presentadas verbalmente.  Gestión del tiempo/organización: Capacidad para realizar múltiples tareas y gestionar múltiples proyectos simultáneamente.  Capacidad para trabajar en un entorno de equipo.  Se prefiere contar con certificación notarial. EXPERIENCIA  Un mínimo de 5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo u otra experiencia aplicable.  Se valora altamente la experiencia demostrada en la industria de vivienda asequible.  Experiencia demostrada en planificación, programación y finalización de proyectos complejos con mínima supervisión.  Habilidades significativas y demostradas en el uso de programas de Microsoft Office tales como Word, Excel, PowerPoint y Outlook.  Capacidad demostrada para trabajar con tecnología y desarrollo de software. EDUCACIÓN Título de AA/AS o experiencia equivalente; BA/BS es un plus.