Nuestro cliente, una empresa en crecimiento de tamaño mediano dedicada a la administración y consultoría inmobiliaria residencial, busca un asistente administrativo de tiempo completo temporal con posibilidad de permanencia para ayudar a los ejecutivos de gestión en la supervisión de las operaciones diarias de edificios residenciales de lujo en Nueva York (principalmente cooperativas y condominios). El candidato ideal gestionará eficazmente todas las tareas administrativas, de comunicación, organizativas y operativas, trabajando en colaboración con otros departamentos (es decir, finanzas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas y alquileres, gestión de proyectos, etc.), brindando apoyo al gerente, miembros de la junta y residentes. Responsabilidades y funciones: • Ayudar al gerente con asuntos relacionados con el edificio. • Preparar y modificar documentos, incluyendo correspondencia, borradores, memorandos, listas de acciones y correos electrónicos. • Asistir a las reuniones mensuales virtuales de la junta directiva y tomar actas (según sea necesario). Las reuniones se llevan a cabo por la noche o temprano en la mañana antes del horario comercial habitual. Se le pagará horas extras por estas reuniones. • Brindar apoyo administrativo y clerical general, incluyendo correo, escaneo, copias y mantenimiento de todos los registros internos. • Mantener el sistema de archivos electrónico y físico. • Preparar formularios de ajuste y solicitudes de cheques. • Gestionar el calendario de eventos del edificio. Programar y coordinar reuniones y citas. • Contactar a proveedores para programar reuniones y solicitar propuestas. • Pedir y mantener suministros para los edificios (según sea necesario). • Revisar facturas abiertas para detectar problemas o errores. • Solicitar comprobantes de seguro a los proveedores. • Comunicarse con el personal del edificio. • Revisar informes de cobros/morosos y contactar a quienes estén atrasados. • Distribuir los paquetes mensuales de la junta directiva. Requisitos y habilidades: • Capacidad para realizar múltiples tareas simultáneamente • Excelentes habilidades de comunicación y organización • Capacidad para tomar la iniciativa y anticiparse a tareas futuras • Debe ser capaz de trabajar de forma independiente • Capacidad para priorizar la carga de trabajo • Orientado al detalle, autónomo y rápido aprendizaje • Dominio de Word y Excel • Capacidad para asistir a las reuniones mensuales de la junta directiva que se realizan por la noche. • Título universitario o experiencia equivalente (preferido) Experiencia: • Asistente administrativo: 3 años (preferido) Funciones administrativas: • Programación • Realización de gestiones • Abastecimiento de materiales • Clasificación y envío de correo • Responder y derivar llamadas telefónicas • Recibir visitantes Funciones financieras: • Informes de gastos • Compras • Procesamiento de pagos • Facturación