Especialista en Relaciones con Donantes

El Especialista en Relaciones con Donantes informa al Oficial Principal de Desarrollo (CAO) en la Oficina de Desarrollo y Programas Patrocinados (OASP). Este puesto mantiene la base de datos de donantes (Raiser’s Edge) para APU, incluyendo la entrada diaria de donaciones, mantenimiento de registros de contribuyentes y procesamiento de agradecimientos y recibos; brinda apoyo administrativo y programático para eventos, campañas de recaudación y solicitudes de donaciones en especie; apoya al CAO y a la Oficina de Desarrollo en las relaciones con donantes; coordina becas dirigidas por donantes, incluyendo la coordinación de reuniones del comité de becas y comunicaciones con donantes; además, ayuda con la programación de reuniones, procesamiento de facturas, mantenimiento de suministros de oficina y supervisión de listas de correo y envíos. Procesamiento de Donaciones y Reconocimientos • Coordina diariamente el procesamiento de donaciones en efectivo, promesas de donación y donaciones en especie para garantizar la entrada oportuna de donaciones en la base de datos de donantes Raiser’s Edge. Registra y escanea documentación de respaldo y mantiene la confidencialidad y seguridad de todas las donaciones y la información de tarjetas de crédito según los procedimientos establecidos. • Mantiene registros de donantes y donaciones mediante un seguimiento preciso de todos los depósitos, investigando discrepancias y asegurando que las donaciones se registren correctamente en coordinación con el Departamento de Contabilidad. • Coordina el reconocimiento oportuno de todas las donaciones generando informes semanales de Raiser’s Edge para crear y enviar recibos de donaciones y cartas de agradecimiento a donantes. • Crea y mantiene plantillas de cartas para agradecimientos y envíos postales. • Crea informes resumidos y extrae listas según sea necesario. • Coordina la configuración de campañas, fondos, solicitudes, eventos y otra información relacionada con donaciones y donantes en Raiser’s Edge. • Crea y mantiene registros de contribuyentes en Raiser’s Edge (por ejemplo, números de teléfono, direcciones, correos electrónicos, detalles biográficos y profesionales de donantes, egresados, miembros de la junta directiva, etc.). Relaciones con Donantes • Actúa como primer punto de contacto para las llamadas entrantes de Desarrollo e interactúa con donantes respondiendo consultas y procesando solicitudes de información sobre donantes y donaciones. • Realiza seguimiento de preguntas sobre fondos recibidos, asegurando que cada problema relacionado con una donación se resuelva, registre con precisión y se reconozca adecuadamente. • Actualiza y mantiene notas, acciones, solicitudes y propuestas de donantes en Raiser’s Edge. • Organiza el proceso de correo directo (solicitud de fin de año y otros envíos especiales), incluyendo gestión de listas, segmentación y preparación de envíos. • Ayuda a coordinar informes y presentaciones visuales. • Apoya las relaciones con donantes coordinando reuniones presenciales, fuera del sitio y virtuales, incluyendo reservación de salas, coordinación del montaje, pedidos y disposición de refrigerios si es necesario, y preparación de materiales de reunión y configuración de presentaciones. Coordinación de Becas • Ayuda a coordinar las reuniones del Comité de Becas y toda la preparación necesaria para dichas reuniones, incluyendo el desarrollo de paquetes con Desarrollo y Ayuda Financiera. • Ayuda a preparar agendas de reuniones y redactar actas. • Mantiene actualizados los registros del Fondo de Oportunidades Educativas (EOF) y archiva documentos de beneficiarios de becas. • Ayuda a recopilar los datos necesarios sobre becas para informar a los donantes y colabora en la creación de documentos de agradecimiento para estudiantes en Raiser’s Edge. • Colabora en la coordinación de eventos y comunicaciones entre donantes y beneficiarios de becas. Eventos • Apoya y ayuda a coordinar eventos de Desarrollo, incluyendo recaudaciones de fondos, eventos de agradecimiento a donantes y eventos para egresados. Actúa como miembro de los comités organizadores y ayuda en la preparación, montaje, recepción y desmontaje. • Supervisa directamente la gestión de invitados coordinando listas de asistentes, envío de invitaciones, confirmaciones (RSVP), etiquetas de nombre y reconocimiento de invitados y patrocinadores. • Ayuda a coordinar la preparación de materiales de mercadeo y comunicación. Soporte Administrativo • Ordena y mantiene suministros de oficina, franqueo postal, cuentas postales, inventario general y suministros relacionados. Coordina la compra y recepción de suministros de oficina mediante tarjeta de crédito universitaria. • Ayuda a procesar acuerdos con proveedores para eventos coordinando la aprobación de documentos, recepción de cotizaciones y facturas, y procesamiento de solicitudes de cheques o pagos con tarjeta de crédito. • Coordina arreglos de viaje e informes de gastos para el CAO. • Mantiene sistemas de archivo departamental, realizando clasificación general y recuperación de archivos. • Ayuda a preparar publicaciones departamentales, materiales promocionales e informes coordinando revisiones internas y aprobaciones antes de gestionar la impresión a través del departamento de Mercadeo o directamente con empresas externas de impresión. • Promueve una imagen positiva de APU y de la Oficina de Desarrollo y Programas Patrocinados, y sigue estándares profesionales en comunicaciones orales y escritas. • Actúa como enlace entre OASP y otros departamentos u organizaciones externas. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES • Experiencia en gestión de bases de datos. • Conocimiento práctico de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Microsoft Teams. • Atención al detalle con sólidas habilidades organizativas. • Excelente capacidad para priorizar y gestionar múltiples tareas y diversas demandas. • Iniciativa e independencia al cumplir responsabilidades. • Compromiso de mantener la confidencialidad y un alto grado de precisión en los registros de donantes. • Deseo de colaborar con otros y capacidad para trabajar en equipo. • Capacidad para trabajar eficazmente con personas de diversos orígenes y fomentar un ambiente laboral positivo. • Capacidad para comunicarse eficazmente y relacionarse bien con estudiantes, facultad, personal y otros, manteniendo la confidencialidad adecuada. • Poseer una actitud profesional con el personal, miembros de la junta, contribuyentes y donantes. • Habilidad para establecer y mantener relaciones de trabajo cooperativas con otras personas. • Conocimiento de leyes y regulaciones sobre privacidad. • Habilidad para interactuar con otros a nivel profesional. • Conocimiento de los procesos básicos de compras. REQUISITO MÍNIMO DE EDUCACIÓN Dos años de estudios universitarios y tres años de experiencia progresivamente responsable relacionada con la especialidad del programa, o una combinación equivalente de capacitación y experiencia. REQUISITO MÍNIMO DE EXPERIENCIA No directivo: Dos (2) años de experiencia administrativa relacionada en un entorno académico o profesional. REQUISITOS ADICIONALES Capacidad para obtener una licencia de conducir de Alaska y mantener un historial de conducción seguro. SOLICITE EN LÍNEA: https://www.alaskapacific.edu/career/donor-relations-specialist/