Workable
Representante de Servicio al Cliente
El Representante de Servicio al Cliente/Representante de Relaciones con Clientes es el primer punto de contacto para muchos clientes y desempeña un papel fundamental para ofrecer una experiencia profesional, acogedora y eficiente. Este puesto requiere equilibrar responsabilidades frente al cliente, apoyo administrativo y operaciones de oficina. El candidato ideal es proactivo, altamente organizado y comprometido con fomentar relaciones sólidas con los clientes, manteniendo al mismo tiempo un entorno de trabajo ordenado y funcional.
Este puesto es clave para apoyar a los abogados, asistentes legales y personal de oficina mediante la coordinación de asignaciones de casos, programación de interacciones con clientes, gestión de comunicaciones y garantizar que el entorno de oficina permanezca limpio, organizado y listo para atender clientes.
Relaciones con Clientes y Comunicación
Actuar como punto de contacto principal para los clientes, gestionando consultas con profesionalismo y cortesía.
Responder llamadas entrantes, filtrarlas y derivarlas al miembro del equipo correspondiente, y proporcionar información general según sea necesario.
Devolver las llamadas de los clientes de forma oportuna y profesional para asegurar un seguimiento constante y la satisfacción del cliente.
Responder rápidamente y con precisión a los correos electrónicos de los clientes para mantener una comunicación efectiva y la confianza del cliente.
Programar consultas, reuniones y seguimientos entre clientes y abogados, asegurando una correcta coordinación de calendarios.
Asistir a los clientes durante sus visitas presenciales, brindando hospitalidad y garantizando un ambiente acogedor.
Actuar como testigo en la firma de documentos por parte de los clientes, asegurando profesionalismo y cumplimiento de los procedimientos de la oficina.
Mantener la confidencialidad en todas las comunicaciones y documentación con los clientes.
Responder y gestionar tickets de clientes o solicitudes de servicio enviadas a través de HubSpot.
Apoyo en la Gestión de Casos
Ingresar nuevos casos en Clio y actualizar la hoja de cálculo de asignación de casos.
Actualizar la unidad asignada a los abogados transfiriendo la carpeta del cliente al disco compartido del equipo.
Actualizar la información del cliente en Hubspot con el equipo legal asignado.
Operaciones de Oficina y Apoyo en Instalaciones
Supervisar la limpieza y la higiene de los espacios destinados a los clientes, incluidas las salas de conferencias y las áreas de recepción.
Asegurarse de que todas las salas de descanso y salas de conferencias estén completamente abastecidas con suministros, refrescos y materiales necesarios.
Distribuir y hacer seguimiento de los suministros de oficina al personal, asegurando que se mantenga un inventario adecuado.
Mantener un entorno organizado y profesional que refleje los valores de la empresa y su compromiso de atender a los clientes con excelencia.
Apoyo Administrativo y de Liderazgo
Brindar asistencia administrativa general a los líderes de la oficina, incluyendo tareas personales y empresariales, según se indique.
Apoyar la coordinación de reuniones, capacitaciones y eventos.
Ayudar en la preparación de documentos, correspondencia e informes según sea necesario.
Actuar como enlace entre la dirección de la oficina, el personal y los clientes para facilitar una comunicación y flujo de trabajo eficientes.
Otras funciones según sea necesario:
Las funciones pueden incluir trabajos imprevistos y situacionales fuera del alcance estándar, para los cuales el empleado debe estar preparado para intervenir y brindar apoyo cuando surjan nuevas prioridades o necesidades urgentes.
Requisitos
Título de escuela secundaria o equivalente.
2 o más años de experiencia en relaciones con clientes, apoyo administrativo o coordinación de oficina.
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
Fuertes capacidades de organización y gestión del tiempo, con atención al detalle.
Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Outlook, Excel) y sistemas de comunicación por correo electrónico.
Capacidad para manejar múltiples prioridades y adaptarse rápidamente a necesidades cambiantes.
Actitud profesional con mentalidad orientada al cliente.
Confiable y responsable, con un fuerte sentido de responsabilidad.
Compromiso de mantener la confidencialidad y manejar adecuadamente información sensible.
Calificaciones Preferidas
Título de asociado o licenciatura en Administración de Empresas, Comunicaciones o campo relacionado.
Experiencia previa en un despacho de abogados, servicios legales o entorno de servicios profesionales.
Conocimiento de HubSpot u otros sistemas de CRM o gestión de tickets.
Habilidades bilingües (español/inglés) o multilingües.
Experiencia en la gestión de suministros de oficina, instalaciones o servicios de hospitalidad.
Demostrada capacidad para apoyar al liderazgo con tareas administrativas o personales.
Formación o certificación en servicio al cliente.
Entorno de Trabajo
Este puesto es presencial y requiere presencia diaria para gestionar las interacciones con los clientes y las operaciones de oficina.
El trabajo implica frecuentes interacciones con clientes, abogados y personal en un entorno dinámico.
Debe ser capaz de levantar y reabastecer suministros de oficina (hasta 25 libras).
Beneficios
401(k)
Seguro dental
Seguro médico
Seguro de vida
Seguro de visión
Horario:
Turno de 8 horas
Semana laboral de 40 horas
Fines de semana según sea necesario
Declaración de Igualdad de Oportunidades:
Reconocemos que experiencias, perspectivas y antecedentes diversos nos permiten ser una empresa y lugar de trabajo aún más fuerte. No solo será bienvenido aquí, sino que se fomentarán, celebrarán y valorarán profundamente sus pensamientos y opiniones únicas.

Houston, TX, USA
Salario negociable