Asistente Ejecutivo Senior 304442

Delaware Nation Industries busca un Asistente Ejecutivo Senior altamente calificado para apoyar a ejecutivos de alto nivel, asegurando que las operaciones diarias se gestionen de manera fluida y eficiente. Este puesto requiere una persona con habilidades excepcionales de organización, gran atención al detalle y la capacidad de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico. Requisitos Trabajar directamente con el ejecutivo para apoyar todos los aspectos de su rutina diaria de trabajo. Gestionar el calendario del ejecutivo, incluyendo la programación de reuniones, citas, compromisos de oratoria y viajes (que pueden incluir desplazamientos nacionales e internacionales). Ejercer discreción al comprometer tiempo y evaluar necesidades. Actuar como enlace entre el ejecutivo, su personal y otras personas dentro de la FAA. Esto incluye recibir y filtrar llamadas telefónicas y visitantes del ejecutivo, responder diversas preguntas con tacto y diplomacia, tomar mensajes y derivar llamadas adecuadamente para su resolución. Coordinar tareas con otros miembros del personal según sea necesario; desempeñar un papel clave en la coordinación de los esfuerzos del equipo tanto dentro como fuera del departamento. Proporcionar coordinación, supervisión y comunicación de proyectos y programas gestionados por el personal del ejecutivo. Apoyar actividades y procesos, incluyendo la planificación de proyectos, recepción, priorización, inicio, ejecución y formación; así como fomentar la colaboración entre usuarios finales y partes interesadas clave. Actuar como punto principal de contacto entre los grupos de gobierno del ejecutivo, ayudando a coordinar el trabajo de los diferentes grupos y proporcionando apoyo administrativo para las reuniones de gobierno. Ayudar al ejecutivo en la elaboración de presentaciones y documentos técnicos para audiencias internas y externas. Determinar la prioridad de los asuntos que requieren atención del ejecutivo; derivar asuntos al personal para su gestión o encargarse personalmente según corresponda. Mantener al ejecutivo informado sobre asuntos urgentes y prioritarios, asegurando un seguimiento adecuado. Realizar rutinariamente una amplia variedad de tareas de apoyo. Gestionar impresiones, correo/envíos urgentes, copias, archivos y correos electrónicos/mensajes. Clasificar y triar correo; mantener directorios de correo electrónico y otras direcciones. Redactar y preparar cartas relacionadas con correspondencia rutinaria para la firma del ejecutivo. Programar reuniones departamentales; ayudar en la preparación y distribución de agendas y materiales para reuniones. Transcribir material fuente, preparar documentos, informes, tablas y gráficos; distribuir según corresponda. Preparar, conciliar y presentar informes de gastos. Mantener sistemas de archivos físicos y electrónicos. Proteger información confidencial y sensible. Asistir a reuniones y tomar notas de las discusiones; preparar el borrador inicial de actas y resúmenes. Completar una variedad de proyectos especiales, incluyendo la creación de presentaciones en PowerPoint, hojas de cálculo financieras, informes especiales y materiales para agendas. Otras tareas adicionales o alternativas asignadas ocasionalmente, incluyendo el apoyo a otros departamentos o ejecutivos según sea necesario. Cualificaciones y Conocimientos Específicos Requeridos Título universitario y quince (15) años de experiencia relevante. El título universitario debe estar en administración, negocios, contabilidad, finanzas, economía o disciplina técnica relacionada. Persona proactiva y detallista con experiencia previa en la industria de servicios de TI o con un equipo tecnológico. Conocimientos, Habilidades y Capacidades Excelente dominio de herramientas informáticas y capacidad para operar en aplicaciones de software multifuncionales de la FAA, incluyendo Microsoft Office Suite, Adobe y SharePoint. Experiencia federal en un entorno técnico o gerencial relacionado con responsabilidades funcionales. Excelentes habilidades de servicio al cliente y resolución de problemas. Excelentes habilidades organizativas, gran atención al detalle y profesionalismo demostrado. Sobresalientes habilidades interpersonales y de servicio al cliente. Fuertes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita. Alta capacidad de respuesta ante necesidades solicitadas. Capacidad para priorizar tareas y realizar múltiples actividades simultáneamente. Capacidad para trabajar en un entorno rápido y orientado al trabajo en equipo. Capacidad para trabajar de forma independiente sin supervisión. Capacidad para manejar información confidencial y privilegiada con la máxima discreción. Demostrar buen juicio, con capacidad para priorizar y tomar decisiones. Energía y disposición para afrontar nuevos proyectos e ideas. Comodidad al interactuar con ejecutivos de alto nivel. Espíritu de colaboración, capaz de cultivar relaciones de trabajo productivas en toda la organización. Actitud ingeniosa y proactiva. Desempeño destacado en entornos acelerados. Beneficios Cubre el 100 % de las primas de beneficios del empleado, incluyendo Médico (opción PPO o HDHP), Visión, Dental. Plan 401K con aporte coincidente. Seguro de discapacidad a corto y largo plazo. Seguro para mascotas. Reembolso por desarrollo profesional y educación. Beneficios de estacionamiento y transporte para las áreas metropolitanas de NY, NJ, ATL y DC. Otras responsabilidades: Tenga en cuenta que esta descripción del puesto no está diseñada para ser una lista completa o exhaustiva de actividades, deberes o responsabilidades requeridas del empleado. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento, con o sin previo aviso.