Coordinador de Operaciones

Coordinador de Operaciones Rango salarial inicial: $47,618 - $57,141 anuales GGRC actualmente está contratando un Coordinador de Operaciones que reportará al Gerente/Supervisor de Operaciones. Este puesto se encargará de procesos operativos y de instalaciones de nivel avanzado relacionados con el apoyo a nuestras oficinas en San Francisco, San Mateo y Marin, asegurando que las instalaciones se mantengan y que las oficinas funcionen sin problemas. También brindará apoyo al Gerente/Supervisor de Operaciones en tareas y proyectos puntuales. Este puesto requiere que viaje dentro de los condados de San Francisco, San Mateo y Marin según sea necesario, y puede requerir viajes periódicos a otras ubicaciones. Deberá tener acceso a un medio de transporte confiable que le permita desplazarse entre diferentes ubicaciones durante el día para cumplir con las responsabilidades descritas. Lo que hará General - Ser el principal sustituto del Gerente/Supervisor de Operaciones y del Asistente de Instalaciones. - Anticiparse y responder a problemas generales relacionados con las instalaciones, oficinas y edificios. - Supervisar las visitas o servicios de proveedores en todas las ubicaciones de oficinas: mantenimiento, ingeniería, limpieza, suministros especiales, destrucción de documentos y cualquier problema inusual. - Revisar y procesar rápidamente solicitudes de órdenes de compra. Adquisiciones - Procesar solicitudes de compra: mantener cotizaciones y aprobaciones, generar órdenes de compra, enviar pedidos a proveedores, supervisar la finalización de pedidos y el seguimiento de envíos. - Ayudar en la investigación de solicitudes de compra no estándar de los departamentos, según sea necesario. - Cumplir con todas las directrices y regulaciones de adquisiciones establecidas por DGS, incluyendo licitaciones competitivas de conformidad con las secciones aplicables del Código de Contratos Públicos y el Manual Administrativo Estatal (SAM). Instalaciones de la oficina - Ser el segundo contacto con la administración del edificio para problemas elevados y aprobaciones de proveedores. - Apoyar en la construcción, mejoras de espacios existentes y mudanzas dentro y entre las ubicaciones de oficinas. - Supervisar y mantener todos los planos de distribución de oficinas y asignaciones de puestos de trabajo. - Revisar y procesar solicitudes especiales de uso de las instalaciones fuera del horario laboral o los fines de semana por parte del personal. - Coordinar la resolución de cualquier problema importante relacionado con las instalaciones (climatización, seguridad, etc.). - Gestión de tarjetas de acceso en Brivo y BluSky. - Procesar solicitudes de acceso al estacionamiento de bicicletas en Market Street. Inventario y mantenimiento de suministros - Mantener un sistema de control de inventario (identificación, seguimiento, disposición) para todos los activos físicos de GGRC; evaluar y utilizar nuevas tecnologías para mejorar la precisión y eficiencia del proceso. - Mantener registros de seguimiento de OSOE. - Presentar solicitudes de disposición a DGS. - Apoyar en los requisitos de documentación y auditorías de DDS. Muebles de oficina - Coordinar el inventario, traslado e instalación de muebles de oficina en todas las ubicaciones. - Supervisar a trabajadores contratados en movimientos de muebles y equipos. Otros - Trabajar con TI/RRHH/supervisores en la asignación de puestos de trabajo y necesidades de equipos. - Colaborar con RRHH y TI para atender las necesidades de adaptación del personal. - Mantener y coordinar el horario de sustitución del mostrador/recepción. - Cuando sea necesario, mantener toda la información de los clientes de forma confidencial, cumpliendo con la Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) y la Ley Lanterman de California. - Participar en proyectos especiales y ayudar con tareas o funciones adicionales según se asignen. Requisitos Educación - Certificado de escuela secundaria Experiencia - 3 a 5 años de experiencia relacionada en administración de oficina, con enfoque en operaciones empresariales y gestión de instalaciones. Habilidades - Debe estar disponible para trabajar presencialmente de lunes a viernes. - Capacidad para redactar comunicaciones comerciales estándar con gramática, ortografía y puntuación correctas. - Capacidad para transmitir información e ideas complejas de forma clara, concisa y profesional. - Capacidad para operar equipos de oficina básicos, incluyendo escáneres, fotocopiadoras, faxes y teléfonos. - Dominio de MS Word®, MS Excel®, MS PowerPoint®, MS Outlook® y aplicaciones de software similares como Adobe. - Comprensión técnica de instalaciones y equipos. - Fuerza y destreza manual suficientes para realizar tareas del departamento de correo y operativas. - Uso de discreción y capacidad para mantener la confidencialidad. - Ser confiable, dependiente y recursivo. - Alta atención al detalle. - Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo. - Capacidad para realizar múltiples tareas y establecer prioridades. - Capacidad para organizar eficientemente. - Debe tener acceso a un medio de transporte confiable. Características de competencia - Iniciativa - Responsabilidad - Orientación al servicio al cliente - Atención al detalle - Pensamiento analítico - Capacidad de organización - Gestión del tiempo - Colaboración/trabajo en equipo - Adaptabilidad Cualificaciones deseadas - Experiencia en entornos multiculturales y/o capacidad multilingüe Beneficios ¿Cuáles son los beneficios de trabajar con GGRC? Ofrecemos un paquete integral de beneficios que incluye cobertura médica y dental con una generosa contribución del empleador, además de cobertura adicional gratuita de vida, discapacidad y visión. ¡¡¡10 % de contribución del empleador a una cuenta de jubilación 403(b) para ayudarle a ahorrar para el futuro!!! ¡¡¡BENEFICIOS GENEROSOS DE TIEMPO LIBRE!!! En serio, decimos generosos: 13 días de vacaciones, 15 días de enfermedad, 11 días festivos pagados, 6 días personales pagados y hasta 5 días pagados para educación continua. ¿Qué hace tan especial a GGRC? GGRC valora la diversidad; creemos en crear un entorno donde personas de todos los orígenes puedan colaborar para encontrar soluciones a problemas complejos. Tenemos conciencia comunitaria y somos apasionados. GGRC valora a cada persona como un individuo completo, sólido y único, interactuando con cada uno de forma respetuosa y sensible. Nos esforzamos por colocar a cada persona en el centro de su propia vida. Tratamos a cada persona como experta en su propia vida e identidad, con una indagación clara y atenta sobre lo que es importante para ella, así como lo que es importante por ella, ya sea un compañero de trabajo, la persona atendida, un familiar u otro interesado. Cómo postularse: GGRC valora la diversidad; se anima a personas de todos los orígenes a postularse. Complete la solicitud y envíe su currículum más reciente. Si considera que las preguntas no reflejan con precisión lo que puede aportar al Centro Regional Golden Gate, también puede adjuntar una carta de presentación. Las solicitudes se revisan de forma continua, por lo que le animamos a enviar la suya pronto. Esperamos con interés leer su solicitud. El Centro Regional Golden Gate es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.