Asistente de Gestión de Propiedades

Tarifa de pago Entre $18 - $20 por hora Resumen y objetivos  Como Asistente de Gestión de Propiedades en Coastline Equity, desempeñará un papel fundamental para brindar un servicio y atención de alta calidad a nuestros inquilinos y apoyar al equipo de gestión de propiedades en las operaciones diarias. Trabajará estrechamente con un Gerente Senior de Propiedades para garantizar que nuestras propiedades cumplan con las normativas, se mantengan adecuadamente y funcionen de manera eficiente. Con un enfoque en la satisfacción del inquilino, la coordinación de proveedores y la excelencia operativa, su trabajo impactará directamente en el rendimiento de las propiedades y en la experiencia de nuestros residentes. Estamos buscando a alguien con mentalidad de crecimiento, orientado a la mejora de procesos y con pasión por convertir desafíos en oportunidades. Este puesto es ideal para un profesional detallista, orientado a la acción, que busque aprender, crecer y marcar la diferencia en un entorno dinámico y solidario dentro del sector inmobiliario. Principales responsabilidades y funciones   1. Comunicación con inquilinos y proveedores Actuar como punto de contacto para las necesidades de inquilinos y proveedores, asegurando que todas las interacciones reflejen una actitud centrada en el cliente. Responder llamadas telefónicas, mensajes de voz y correos electrónicos de forma rápida y profesional. Realizar turnos fuera del horario laboral y estar disponible para emergencias, brindando servicio oportuno en momentos de alta presión. 2. Coordinación de mantenimiento Colaborar con el Gerente Senior de Propiedades para garantizar servicios de mantenimiento oportunos y de alta calidad. Cotizar, programar y realizar seguimiento a todos los trabajos de reparación, manteniendo documentación en AppFolio. Realizar inspecciones de entrada, salida y rutinarias para garantizar habitabilidad y seguridad. Apoyar en la coordinación de documentación de seguros de proveedores y asegurar que los proveedores estén autorizados para trabajar. 3. Gestión de inquilinos y rentas Apoyar los procesos de cobro de renta, incluyendo seguimiento de morosos y cumplimiento de contratos de arrendamiento. Preparar y gestionar documentación relacionada con procedimientos cuando sea necesario. Ayudar a gestionar y verificar los registros de rentas y asegurar que toda la documentación relacionada con inquilinos sea precisa. 4. Operaciones administrativas Enviar facturas para procesamiento de cuentas por pagar, rastrear pagos a proveedores y gestionar documentación relacionada con facturas. Mantener archivos completos y precisos de inquilinos, proveedores y mantenimiento en AppFolio. Supervisar sistemas de control de llaves y asegurar que la organización física y digital se mantenga. Apoyar en la programación de citas con posibles inquilinos, proveedores y equipos internos. 5. Mejoras tecnológicas y de eficiencia Utilizar herramientas de gestión de propiedades como AppFolio para el seguimiento de órdenes de trabajo, documentación y gestión de calendarios/tareas. Identificar áreas de mejora de procesos mediante tecnología y automatización de flujos de trabajo, incluyendo inteligencia artificial. Mantenerse actualizado sobre sistemas y actualizaciones de software relacionados con la industria. 6. Colaboración y cumplimiento Mantener una relación colaborativa con el Gerente Senior de Propiedades y otros departamentos. Ayudar a garantizar el cumplimiento normativo, mantener áreas de trabajo limpias y seguras, y apoyar las prácticas de seguridad de las propiedades. Participar en iniciativas internas para mejorar operaciones, documentación y flujos de trabajo interdepartamentales. Requisitos Habilidades y competencias Solución de problemas: Aborda los desafíos con creatividad e ingenio. Orientado a la acción: Afronta las operaciones diarias con energía y mentalidad de logro. Comunicación: Clara, respetuosa y consistente tanto en interacciones escritas como verbales. Gestión de calendario y tareas: Mantiene horarios y listas de pendientes organizados con gran atención al detalle. Conciencia de riesgos: Reconoce posibles problemas y toma medidas proactivas para mitigarlos. Enfoque en servicio al cliente: Entiende la importancia de retener inquilinos y mantener relaciones positivas con proveedores. Preparación tecnológica e IA: Cómodo utilizando herramientas digitales y explorando nuevas plataformas para aumentar la eficiencia.   Cualificaciones requeridas 1+ año de experiencia en servicio al cliente en entornos rápidos o con alto volumen. Fuertes habilidades organizativas y de comunicación verbal/escrita. Demostrada capacidad para multitarea y gestionar una lista completa de tareas con priorización. Interés en bienes raíces y obtener una licencia inmobiliaria de California dentro de los próximos dos años. Capacidad para manejar situaciones emergentes y de alta presión, incluyendo respuestas a emergencias. Dominio del paquete Microsoft Office. Cualificaciones preferidas Experiencia previa en gestión de propiedades, arrendamiento, coordinación de mantenimiento o inspecciones. Familiaridad con software de gestión de propiedades, preferiblemente AppFolio. Comprensión de los procesos de cobro de renta, cumplimiento de contratos y documentación de alquileres. Experiencia enviando facturas de cuentas por pagar y gestionando reportes básicos a nivel de propiedad. Conocimientos básicos sobre documentación de seguros, seguimiento de mano de obra en órdenes de trabajo o procedimientos de alquiler. Lo que estamos buscando: Queremos un jugador de equipo motivado, adaptable y curioso con pasión por apoyar a los inquilinos, resolver problemas y cumplir objetivos. Se desempeñará bien en este puesto si: Le gusta trabajar en un entorno rápido y cambiante constantemente. Está entusiasmado por explorar nuevas herramientas, incluyendo plataformas impulsadas por IA. Cree en tomar la iniciativa y llevar las tareas a cabo con excelencia. Desea construir una carrera a largo plazo en bienes raíces mediante aprendizaje práctico. Valora ser parte de un equipo colaborativo y solidario.   ¿Por qué unirse al equipo de Coastline Equity? Coastline Equity es una empresa centrada en las personas dedicada a ofrecer servicios excepcionales de gestión de propiedades mediante equidad, compromiso con el cliente e innovación constante. Cuando se une a nuestro equipo, usted: Recibirá mentoría directa y coaching en tiempo real. Tendrá acceso a sistemas modernos que facilitan un trabajo más inteligente. Formará parte de una cultura que valora el crecimiento y el aprendizaje continuo. Contribuirá a una empresa donde “Equidad para Todos”, “El Cliente Primero” y “Crecimiento e Innovación” no son solo eslóganes, sino la forma en que operamos cada día. Beneficios Tiempo libre remunerado Seguro médico, dental y de visión  Plan 401(k) Capacitación y desarrollo