Asistente de Programa-503680

El Asistente de Programa será responsable de las operaciones y funciones administrativas eficientes de la oficina, así como de la comunicación entre otras oficinas. El candidato calificado actuará como enlace entre oficinas y será responsable de coordinar solicitudes de datos, mantenimiento de registros/informes, horarios de viaje, horarios de salas de conferencias y ejecución de operaciones diarias de la oficina. Funciones del trabajo: Tareas administrativas: Brindar apoyo administrativo y de gestión a la alta dirección; Revisar, editar, redactar y preparar documentación ejecutiva, cartas, memorandos, comunicaciones internas, informes confidenciales y otra correspondencia según sea necesario; Revisar comunicaciones internas y externas para garantizar coherencia y distribuir la documentación aprobada al personal correspondiente según indicaciones; Preparar y publicar agendas de reuniones, gestionar arreglos de viaje, organizar reuniones/citas internas/externas, realizar seguimiento de asistencia y elaborar informes, gestionar y asegurar documentos clasificados/SBU; Procesar listas de verificación de personal entrante/saliente, organizar la programación de salas de conferencias, realizar tareas de gestión de suministros de oficina; Coordinar eventos especiales, acompañar a visitantes, tramitar el acceso de visitantes al edificio, responder y derivar llamadas telefónicas entrantes/salientes; Procesar y hacer seguimiento de solicitudes de permisos de personal, monitorear y registrar el kilometraje mensual de uso de la flota de vehículos y los gastos de combustible; Coordinar y responder a solicitudes de datos, y ayudar al personal de la oficina en proyectos especiales; Recopilar, compilar y coordinar el procesamiento de los Informes Semanales de Actividades (WARs); Apoyar actividades de gestión de programas dentro de la dirección de la oficina; Realizar coordinación de viajes preparando autorizaciones y realizando reservas para empleados gubernamentales utilizando la aplicación E2 Travel Solutions, según sea necesario; Redactar, preparar y archivar actas de reuniones, según sea necesario; Mantener, actualizar y hacer seguimiento de múltiples calendarios y horarios en Outlook; Hacer seguimiento de los informes y documentos de evaluación de desempeño anual de empleados; Configurar el sistema clasificado/no clasificado de Conferencia de Video Digital (DVC) y coordinar diferentes zonas horarias con oficinas regionales (Directores RIMC) u misiones en el extranjero; Mantener competencia en MS Office Suite, Visio, Outlook y Project; Mantener experiencia en la gestión de bases de datos SharePoint. Apoyo al programa: Hacer seguimiento de tareas asignadas y monitorear el progreso y/o acciones vencidas; Preparar diversos informes analíticos y redactar documentación administrativa y de políticas; Crear y actualizar presentaciones de PowerPoint para proyectos en curso y breves informativos; Mantener varios informes en hojas de cálculo para ayudar en el análisis de datos para la alta dirección; Redactar y procesar solicitudes electrónicas de autorización de país (eCC) para viajeros, tanto personal contratista como gubernamental; Ayudar en la preparación de documentación de políticas y difundirla al personal correspondiente de la Oficina Principal; Diseñar y mantener un enfoque sistemático para el repositorio de documentos compartidos de la organización y actualizar la información publicada en sitios de SharePoint, según sea necesario; Realizar actividades de enlace con la Oficina Principal y facilitar la comunicación entre organizaciones; Revisar y analizar la historia del programa para identificar problemas o tendencias que puedan influir en la determinación de la dirección futura del programa para su discusión; Colaborar en la identificación, desarrollo y seguimiento de políticas y procedimientos internos y orientados al cliente para temas transversales; Hacer seguimiento de asignaciones de personal, informando a los gerentes sobre el progreso y/o acciones vencidas; Preparar una variedad de informes analíticos, memorandos y materiales escritos sobre diversos temas administrativos y de políticas; Elaborar diversos informes, hacer seguimiento de acciones pendientes, producir gráficos, crear bases de datos especializadas o preparar materiales de presentación a partir de programas de software. Requisitos Educación y/o Experiencia: Diploma de escuela secundaria y al menos cinco (3) años de experiencia en oficina y apoyando a funcionarios de alto nivel. O 4 años de experiencia administrativa y técnica directamente relacionada. Se requiere habilitación activa de Secreto Máximo. Conocimientos, habilidades y capacidades: Experiencia con los sistemas de viajes EZ y E2 Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para multitarea y priorizar trabajos en un entorno de oficina acelerado Excelentes habilidades de servicio al cliente Atención al detalle y habilidades para resolver problemas Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal Fuertes habilidades organizativas y de planificación Competencia en MS Office, Teams, ZOOM y plataformas WebEx